تحليل مخططات باريتو – كيفية استخدامها لتحسين أداء العمليات

مخططات باريتو دي بتساعدنا نحلل العمليات ونحسن أدائها. بطريقة سهلة ومفهومة، بنقدر نستخدم المخططات دي عشان نفهم ايه اللي بيحصل بالظبط في أي عملية بنقوم بيها وبتخلينا نعرف نشتغل علي العمليات بطريقة أفضل. بتساعدنا نتعرف على المشاكل والتحسينات اللي ممكن نعملها، كمان بنقدر نحدد الأسباب اللي بتسبب المشاكل ونشوف ازاي نقدر نعدل منها ونحسنها.

المخططات باريتو هي أداة فعالة لتحليل الأسباب وتحسين العمليات.

إيه هو مخطط باريتو؟

مخطط باريتو هو رسم بياني بيعرض الأخطاء أو المشاكل الرئيسية في موقف معين، وبيبين عدد حدوث كل مشكلة بالتفصيل. بعد كدا، بيحسب تأثير كل مشكلة على الموقف. التأثير الجماعي لكل الأخطاء بيتم عرضه كنسبة تراكمية في المخطط. الرسم البياني ده بيتسمى أحيانًا برسم بياني مرتب أو في بعض الأحيان بيتسمى بالرسم البياني باريتو.

المخطط بيتكون من رسم بياني شريطي ورسم بياني خطي:

الجمع بينهم بيكّون المخطط. كل شريط في الرسم البياني ييمثل عيب أو مشكلة أو خطأ والارتفاع بيعبر عن تكرار العيب. بترتب الأعمدة في الرسم بحيث تكون الأعلى فيها عدد الحوادث أكتر من الأقل. وعشان هي بتترتب من الأعلى للأقل، بيكون سهل علينا تحديد المشاكل الأكتر تكرارًا ومحتاجه لتركيز أكتر من غير ما نفتح الرسم البياني بالتفصيل.

الرسم البياني الخطي بيعرض تأثير كل العيوب على الموقف:

إجمالي النسب المرتبطة بالعيوب الموجودة في الرسم الشريطي. الخط فيها بيكون مؤشر، لو حلينا المشاكل دي هنقدر نقلل لأي درجة من نسبة العيوب دي بتأثر. لو نزلنا العيوب من الرسم البياني، ده معناه إن التأثير الجماعي للعيوب دي هيقل برضو كمان الخط بيبينلك إيه العيوب اللي لازم تتحل الأول وفي أي ترتيب عشان تاخد أكبر تحسين عام.

*نصيحة مهمة: في أي رسم بياني باريتو بخصوص أي مجال، لو الخط في الرسم متعامد أو بيبقى حاد بسرعة، ده معناه إن المشاكل دي في الموقف هتكون ليها عواقب تأثيرها أكبر.

برضو، العيوب دي لو ما اتكشفتش، هتبقى عبء على الموقف. ولما تتكشف وتظهر في الرسم، لازم تتحل، ولو متحلتش، التأثير السلبي بيزيد. والتأثير السلبي التراكمي للعيوب ده ممكن يسبب مشاكل في أي مجال بترسم الخط ده فيه.

لازم تحط في اعتبارك إن مخطط باريتو بس بيقّيم الجودة والعوامل الرئيسية المؤذية في الموقف. هدفه الرئيسي هو مساعدتك في تحليل المشاكل وتحديد أي مشكلة لازم تحلها الأول. متتوقعش من مخطط باريتو إنه يحل المشاكل ويقدم حلول ليها. هدفه الرئيسي هو العرض مش الحل.

فيلفريدو فيديريكو داماسو باريتو:

المفروض يقولوا فيلفريدو باريتو اللي هو مهندس واقتصادي وعالم اجتماع إيطالي، هو اللي اكتشف مبدأ 80/20 اللي بناءًا عليه بيتم رسم المخطط. المبدأ معناه إن 80% من النتايج بيٌنتجوا من 20% من الأسباب، يعني بشكل عام في حياتنا اليومية، إن 20% من الجهود بتعمل 80% من النتايج اللي عايزينها.

مبدأ 80/20:

فكرة قاعدة 80/20 (أو مبدأ باريتو) نشأت لما لاحظ فيلفريدو باريتو فرق توزيع مهم بخصوص الأراضي. في نهاية القرن الـ 19، جمع باريتو البيانات وحللها عشان يكتشف إن 80% من الممتلكات والأراضي في إيطاليا كانت مملوكة لـ 20% من السكان. وبعدين استخدم الاكتشاف ده برضو في كل حاجة خاصة بالفجوة الدخلية والضرائب والثروة.

بس مهما كان المجال اللي بيتم استخدام القاعدة فيه، النسبة بين الـ80% والـ20% مبتتغيرش، ودايمًا العدد الصغير بيكون ليه تأثير أكبر في أي موقف. والفرق ده بين الـ80% والـ20% ده اللي خلَّى باريتو يسمِّي القاعدة “80/20”. وبعدين لما جوزيف جوران، الاستشاري الإداري، فكر يوسع المفهوم ويعتبره مبدأ، اقترح إنهم يسموا القاعدة باسم باريتو.

مبادئ باريتو

تحليل مخططات باريتو - كيفية استخدامها لتحسين أداء العمليات — مبادئ باريتو

هنتكلم عن المبادئ الخاصة بمخطط باريتو واللي بتشمل المبدأ والكفاءة.

المبدأ الباريتو:

الموضوع بيتكلم عن قاعدة 80/20 أو مبدأ باريتو، والفكرة إن أقل عدد من المشاكل الكبيرة (20%) بيشكلوا الجزء الأكبر من المشكلة الإجمالية (80%). بمعنى تاني، المشاكل القليلة بس اللي مهمة هي اللي بتأثر أكتر على الحالة الكلية. والمبدأ ده ممكن يتطبق في كتير من المجالات زي الصناعة والإدارة والموارد البشرية، ومش بس في المجال التجاري، وكمان بينفع نطبقه على المشاكل الشخصية وعلى المستوى الشخصي.

بس الـ80/20 دي مش قانون ولا حاجة إلزامية، هي مجرد ملاحظة عن حالة معينة، وعلي الرغم من إنها مقبولة ومشهورة وبيتم تطبيقها في مجالات كتير، إلا إنها مش بتنطبق على كل المشاكل والمواقف. ولو افتكرت الاسم ونسيت معناه، فببساطة الحياة مش عادلة، والحاجات فيها مش موزعة بشكل متساوي.

الكفاءة باريتو:

مبدأ الكفاءة باريتو أو الأمثلية باريتو بيقول إنه في أي موقف، مش ممكن تحسّن وضع طرف وتسوء وضع التاني. يعني مش كل المواقف لازم تكون عادلة ولا متساوية، وكمان مش بتقدر تكون كده.

مثلا، لو كنت وصاحبك جعانين وعندكوا تفاحة واحدة بس، وأنت مش بتحب التفاح ومبتاكلهوش، بس صاحبك بيحب التفاح وأكلها وسد جوعه. النتيجة إنه أنت ما أكلتش حاجة ولسه جاعان، أما صاحبك أكل التفاح ومش بيحس بالجوع دلوقتي. صاحبك بيبقى حاسس بتحسّن وأنت بتحس بتسوء… ده ببساطة هو مبدأ الكفاءة باريتو.

الأمثلة على مبدأ باريتو:

المبدأ ده مستخدم في كل حاجة حتى لو ملاحظتش! بدأنا بأكتر الحاجات وضوحًا، الإقتصاد.

الإقتصاد:

في الأصل، باريتو هو اللي جاب الفكرة دي في مجال الإقتصاد. مثال 80% من الأراضي بتعود لـ 20% من السكان هو خاص بالثروة. باريتو لاحظ الفكرة في الجامعة في سنة 1896. وبعدين بمرور تقريبا 100 سنة، لو شوفنا تقرير برنامج الأمم المتحدة للتنمية لعام 1992، هنلاقي بالظبط اللي باريتو اقترحه من 100 سنة!

التقرير بيبين إن توزيع الدخل العالمي مش متساوي، البيانات بتوضح إن أغني 20% من السكان بيتحكموا في 82.70% من الدخل في العالم كله. وده بيثبت المبدأ باريتو. المبدأ ده بيطبق كمان في مجال الضرائب. في الولايات المتحدة، أغني 20% من السكان دفعوا 80% من ضريبة الدخل الفيدرالية.

علوم الحاسوب:

في مجال الحاسوب، بنشوف تطبيق لمبدأ 80/20 بشكل متكرر. مثلا، في شركة مايكروسوفت، بيحاولوا يحلوا 80% من مشاكل البرمجيات بتصليح 20% من الأخطاء الشائعة اللي بتتبلغ. وفي البرمجة نفسها، بنلاقي ان 20% الأصعب من الشفرة بتاخد 80% من الوقت للكتابة.

الرياضة:

المبدأ ده ممكن نلاقي استخدامه في المجال الرياضي. في التدريب الرياضي، 20% من التمارين والعادات البدنية للاعب بتأثر على أدائه بنسبة 80%. بس لازم نلاحظ إنه لسه مفيش دراسات علمية بتثبت المبدأ ده بالتحديد في مجال التدريب الرياضي.

الصحة والسلامة:

في المجال ده الخبراء بيستخدموا مبدأ 80/20 عشان يوضحوا أهمية تحديد الأخطار الأكتر خطورة الاول. يعني 20% من الأخطار بتسبب 80% من الإصابات اللي بتحصل.

التسويق:

وفي مجال التسويق وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي، واضح إن 20% من المنشورات بتولد 80% من الزيارات لأي صفحة أو حساب.

إحصائيات الجريمة:

المبدأ ده ممكن ينطبق على إحصائيات الجريمة كمان، الأعداد بتختلف من بلد لبلد ومن منطقة لمنطقة. بس المتوسط بيقول إن 80% من الجرايم اللي بتحصل في بلد معينة بتُرتكب من خلال 20% من المجرمين.

تطبيق قاعدة 80/20 على كل حاجة!

زي ما شوفنا الامثلة اللي ذكرناها، القاعدة اللي بتقول إنه 80% من النتايج بتيجي من 20% من الجهد، دي ممكن تنطبق على أي مجال في الدنيا، مش مهم إيه هو المجال. بس عشان تطبق القاعدة دي في حياتك، لازم تراعي إن القاعدة دي بس ملاحظة على الوضع اللي حواليك، مش شرط إنها تطلع صح.

الخطوة الاولي: حدد أهدافك

أول حاجة لازم تعملها هي إنك تحدد أهدافك، يعني تفكر في حاجات تخليك تكون سعيد بنسبة 80% بس بتحقق 20% من أهدافك. الفكرة ممكن تكون صعبة شوية في البداية، بس مش صعبة جدًا. تقدر تعمل ليستة بكل حاجة انت عايزها في حياتك، وبعدين تختار الأهم بنسبة 20% بس.

الفكرة دي ممكن ترهقك، لإنك هتحب تكتب كل حاجة انت عايزها في الدنيا وتخلي نفسك تختار. بس كل حلم لازم ياخد وقت وجهد عشان يتحقق، فالأفضل تركز على من 2 لـ 3 أهداف بس، يعني تخلي 20% بس من كل الحاجات اللي بتمناها.

الخطوة التانية: تحقيق أهدافك

فكر في الحاجات اللي لازم تعملها علشان توصل لأهدافك، وحلل كمان مجهودك مقابل المكافأة اللي هتاخدها. في العادة كل هدف بيكون فيه 4 مسارات ممكنة بالنسبة لنسبة المجهود والمكافأة اللي بتاخدها، ودول هما:

مجهود قليل -> ومكافأة قليلة.
مجهود كبير -> ومكافأة قليلة.
مجهود كبير -> ومكافأة كبيرة.
مجهود قليل -> ومكافأة كبيرة.

فلو عايز تطبق قانون الـ80/20 في حياتك، هتختار دايمًا المسار الرابع اللي هو مجهود قليل ومكافأة كبيرة. دايمًا أبسط طريقة لتحقيق النتيجة القصوى هي المسار اللي بيطلب مجهود قليل وبيديك مكافأة كبيرة، ده بيقدملك أفضل عوائد للاستثمار.

استفاد من تجربة الناس اللي حواليك وأخطائك اللي قبل كده، وشوف الناس اللي أهدافك شبه أهدافهم عملوا ايه عشان يحصصوا أهدافهم. لو ممكن توصل ليهم وتتكلم معاهم، بس متنساش إن كل واحد بيختلف عن التاني، وفي النهاية هتبقى بترسم مسار الـ80/20 الخاص بيك.

الخطوة التالتة: حدد أفعالك

متستعجلش نفسك على إتخاذ الإجراءات، خلي أول حاجة إنك تحدد إيه هي الإجراءات دي. ادرس كل الإجراءات اللي ممكن تعملها وتمش علي الطريق اللي هيوديك عليه. تقدر تسأل نفسك: ايه الإجراءات الرئيسية اللي لازم أعملها واللي هتأثر بشكل كبير على الصورة الكبيرة؟ لما تلاقي الإجراءات اللي لازم تعملها عشان بتحقق نسبة 80% من السعادة، هتكون جاهز لعمل اللازم.

الخطوة الرابعة: اتحرك

بعد ما حددت الإجراءات اللي هتعملها، خد دور الفاعل وطبقها. بس في نفس الوقت، خليك على دراية بالنتايج اللي بتجيلك. لو المحاولات اللي عملتها مكانتش كويسة بالشكل اللي تتمناه، دايمًا ممكن تجرب إستراتيجيات وأفكار جديدة. تقدر تفتح عقلك وتستشير ناس تانية وتستفيد من تجاربهم. هتتعلم من تجاربك الخاصة وهيفيدك إنك تتعلم من الأخطاء اللي بتعملها.

مزايا وعيوب مخطط باريتو

زي كل حاجة في الدنيا، عمل مخطط باريتو بيكون فيه فوائد وعيوب. بس عشان تعرف الحاجات الأكتر أهمية، ممكن تعمل مخطط باريتو في برنامج إكسل. المخطط بيتكون زي نوع من الهيستوجرام اللي فيه أعمدة رأسية وخط أفقي، وبيساعدك في تحديد العوامل الأكتر أهمية.

فوائد مخطط باريتو إنه بيساعدك في:

المخطط بيحسن من عملية اتخاذ القرار في أي موقف تستخدمه فيه.
بيظهر أهم العيوب في أي عملية.
بيزيد كفاءة التشغيل والتنظيم في المؤسسات.
بيستند على مبدأ معروف، فبيستخدم بشكل منتظم في كل المجالات.
بيساعد على تحديد المشاكل الهامة، وبيساعد برضو في حلها.
بيحسن من مهارات حل المشكلات.
يساعد على فرز العناصر المهمة في أي موقف.
بالاعتماد على قاعدة 80/20، بيساعد في التركيز على العوامل الحاسمة في العملية.

أما عيوب المخطط باريتو فهي:

مش بيوفر السبب الرئيسي للمشاكل.
هو مجرد مراقبة مش بيوفر حلول لأي عيوب أو مشاكل.
مش بيتعمق في جذور المواقف.
ممكن يحتاج لمعلومات وبيانات إضافية لاستخدامه في حساب الانحراف المعياري.
مش ممكن التنبؤ بأي نتائج لأي إجراء ممكن.
مش تقدر تحسب العناصر والعوامل الخارجية اللي ممكن تسبب أو تغير المشاكل الموجودة في المخطط باريتو.
المبدأ 80/20 مش قابل للتطبيق دايمًا،وبالتالي المخطط مش لازم يديك نتيجة 100%.

ازاي تعمل مخطط باريتو الخاص بيك في برنامج الإكسل؟

زي ما اتكلمنا فوق، علشان تعمل مخطط باريتو، الأفضل إنك تستخدم برنامج إكسل لأنه بيضم نوع مخصص للمخطط باريتو. كل اللي هتحتاجه هو قايمة بالعناصر اللي عايز تشوف أهميتها، وكمية وجودها. العناصر دي ممكن تكون مرتبطة بمشاكل أو عوامل أو فئات أو عيوب. وهتحط العناصر دي في عمود واحد، وفي عمود تاني هتحط عدد المرات اللي العناصر دي ظهرت فيها. يلا بينا بقي نتعرف على خطوات عمل المخطط باريتو في إكسل.

الخطوة الأولى: جمع البيانات الأولية

أول حاجة لازم تعملها هي إنك تجمع المعلومات اللي هتحتاجها. دي ممكن تكون بيانات بتجيبها من البحث أو التجربة أو من خلال الكلام مع الناس. مثلا، لو كنت بتدير مطعم وعايز تعمل مخطط باريتو عن أخطاء موظفينك أو سلوكهم السيئ، هتعمل عمودين زي اللي شايفهم تحت:

الشكوي	العدد
لعب على الموبايل في العمل	54
طلب خاطئ	41
سوء معاملة الزبون	24
عدم القيام بأي عمل جانبي	8

الخطوة التانية: حطّ الرسم البياني

لما تدّخل المعلومات، اختار العمودين دول. فوق في الـ Insert هتلاقي مجموعة اسمها Charts، اضغط على رمز الـ Histogram.

الخطوة التالتة: مخطط باريتو

لما تخلص الخطوتين اللي فاتوا، هتلاقي رسمتين، رسمة الـ Histogram والـ Box and Whisker.
اختار الـ Pareto chart اللي في قسم الـ Histogram.
هيتم عمل رسمة الـ Pareto chart الخاصة بيك.

خطوات إضافية: تقدر تضيف عنوان لرسمة الـ chart الخاصة بيك. كمان، تقدر تضغط على رمز + اللي في الشمال وتختار العناصر اللي عايز تضيفها واللي عايز تشيلها من رسمة الـ Pareto chart.

خطوة بديلة: تقدر تستخدم تاب الـ All Charts اللي في قسم الـ Recommended Charts عشان تعمل رسمة الـ Pareto chart الخاصة بيك.

لما تدّخل البيانات، اضغط على زرار اسمه Insert واختار الـ Recommended Charts.
لما تظهر الـ Recommended Charts، افتح تاب الـ All Charts.
هتلاقي اختيار الـ Pareto chart قدامك.

قوالب Excel هتساعدك في عمل مخطط باريتو الخاص بيك

طبعا جمع البيانات وتجميعها ومعالجتها بياخد وقت ومجهود كبير منك، بس مش لازم يبقى كده! لو استخدمت قوالب اكسل، واللي هتوفر وقت كتير وهتسهل عليك الشغل جدًا.

موّلد مخطط باريتو:

فيه مواقع بتقدملك قوالب جاهزة عشان تعمل مخطط باريتو (Pareto Chart) بسرعة في ثواني. كل اللي عليك إنك تدخل البيانات اللي عندك وتشوف المخطط بيتولد تلقائيًا. تقدر تحمل القوالب على شكل ملف إكسل أو جوجل شيت عشان تستخدمها بسهولة وتعمل مخطط باريتو بسرعة.

ايه هو توزيع باريتو؟ دليل لافت للنظر على مخططات باريتو

مهم: إزاي تخطط لمشاريع أفضل باستخدام مخطط بيرت؟

الخلاصة

لو عملت شارت باريتو أو شارتات تانية هيفيدك في فهم المفهوم اللي بتعمل الشارت عليه. القاعدة اللي بتقول إن 80% من النتايج بتيجي من 20% من الأسباب بتأثر جدًا على حياة رجال الأعمال الناجحين والشركات الكبيرة. مهما كان مجال شغلك، باريتو هيبقى مهم دايمًا عشان تحسن من أدائك. لما تفهم قاعدة الـ 80/20 وتجمع وتعالج البيانات وتعمل شارت باريتو، ده هيفيدك جدًا في إنك توصل للنجاح.