ازاي استخدم إكسل كقاعدة بيانات؟
أنت ممكن تسأل هو فعلًا ممكن استخدام إكسل زي قاعدة بيانات؟ الجواب ببساطة “ايوة”… بس استخدام إكسل كقاعدة بيانات رئيسي ممكن يجي معاه مزايا وعيوب في نفس الوقت، هنوضح ليك ازاي تستخدم برنامج إكسل كقاعدة بيانات، وكمان هنعرفك علي العيوب والمزايا بالتفصيل، لكن في البداية خلينا نتكلم عن تعريف الـ spreadsheets جداول البيانات والـ databases قواعد البيانات.
لو عايز تتحكم في بياناتك بطريقة سريعة وسهلة، استخدم إكسل كقاعدة بيانات وانسى التعقيدات.
إقرأ المزيد: إزاي تقدر تعمل أرقام عشوائية في إكسل؟
الـ Spreadsheets: إدارة البيانات
الـ spreadsheet ببساطة هو دفتر الكتروني، بيتم إدخال البيانات فيه بالطريقة اليدوية، وده بيُستخدم لتخزين البيانات ومن خلاله بيقدر يتم إدارة البيانات بإنشاء مخططات ورسوم بيانية توضحها.
أما الـ database فهي مجموعة من البيانات المخزنة بشكل رقمي. بيكون معقد أكتر في تخزين البيانات من الـ spreadsheets. والبيانات اللي بيتم الحفاظ عليها في الـ database هي بيانات نقية بس ولسه مش تم معالجتها.
برنامج إكسل هو في الأساس برنامج spreadsheet موجود ضمن مجموعة مايكروسوفت أوفيس. وكل برامج الـ spreadsheets التانية بتستند (أو بتنسخ أو بتكون نسخة مستنسخة) من إكسل. بس في المقابل، ممكن تستتخدم أداة الـ spreadsheet زي إكسل كـ database.
الجداول البسيطة وجداول إكسل والجداول المحورية
عشان تستخدم إكسل كـ database، مايكروسوفت حطت فيه 3 ميزات: الجداول البسيطة، جداول إكسل، وجداول Pivot.
- الـ Simple Tables بيستخدموها من زمان، من سنة 1987، وهي عبارة عن database بسيط جدًا، وممكن تستخدمها بصيغة أفقية أو رأسية.
- أما الـ Excel Tables، فجت مع تحديث 2007 لإكسل. الخاصية دي بتسمح لإكسل إنه يعمل أعمدة وصفوف جديدة تلقائي بناءًا على المعلومات اللي بتدخلها.
- أما جداول Pivot فهي خاصية تحليل البيانات في إكسل. بتمكنك من تحويل البيانات الخام لجداول مرتبة ومفيدة، دي أداة قوية في إكسل بتقدر ترتب وتختصر وترشح بياناتك بشكل سهل. بيظهرلك بعد كدة البيانات الكبيرة بصورة مختصرة في شكل شاشة بيانات.
في تحديث 2010، جداول Pivot تم اعتباراها أداة مهمة ومفيدة جدا في إنتاج التقارير وعمل تحليلات على بياناتك بشكل منسق.
بعد ما شرحنا كل الطرق اللي بتقدر تستخدمها في إكسل عشان تستخدمه كـ database، دلوقتي هنتكلم عن المزايا والعيوب لما تستخدم إكسل كـ database.
المزايا في استخدام قواعد البيانات على الجداول الإلكترونية:
- إكسل بيبقى أسهل في الاستخدام بكتير من أي برنامج جداول بيانات تاني، وده اللي بيخليه عملي أكتر من البرامج القوية اللي بتتعلم بطريقة صعبة ومش بتساعد في الأغلب في العمليات اليومية. كمان برنامج Excel بياخد وقت قليل جدًا في التثبيت بالمقارنة مع البرامج التانية.
- Excel كمان بيبقى خيار رخيص جدًا مقارنة بالبرامج التانية في سوق برامج جداول البيانات وبرامج قواعد البيانات.
- كمان هو بيساعد بشكل أسرع وأسهل في تحليل البيانات الأساسية وتجهيزها وده بالنظر لمجموعة واسعة من الوظايف التلقائية اللي بيحتويها، فهو الخيار الأفضل للناس اللي مش بيكونوا خبراء وما بيمتلكوش خبرة تقنية كافية.
المخاطر الخفية لاستخدام إكسل كقاعدة بيانات:
- لو بتشتغل في مجال المحاسبة أو المالية أو تقنية المعلومات، حجم البيانات بيكون أمر مهم جدًا، لكن إكسل بيحدد حجم البيانات المسموح به وعدد الورقات والجداول اللي ممكن تضيفها.
- بالإضافة للحدود اللي بيحددها إكسل للبيانات اللي تقدر تحملها، إكسل ممكن يسبب مشاكل في الأداء، زي التهنيج والبطء وعدم القدرة على الحفظ.
- لو كان مجرى العمل الخاص بيك أو تدفق البيانات اللي بتتعامل معاها مش خطي، فإكسل ممكن ميوكنش أفضل خيار لعمل قاعدة بيانات، البرنامج بيشتغل بشكل أفضل مع معالجة البيانات البسيطة وغير المعقدة.
- ممكن أكبر عيب في إكسل هو عدم التعاون مع الآخرين بشكل فعال. بتاخد أكتر من نسخة، كل واحدة منهم نسخة مختلفة من نفس الملف، وممكن يكون من الصعب تتبع الملفات والتحديثات عليها.
- إكسل فقير في أدوات التعاون وتتبع التحديثات الحية للشيت الواحد اللي كل الناس بيشتغلوا عليه مع بعض.
- بالعكس، في أدوات جدول البيانات الأونلاين زي جوجل شيت، أكتر من شخص بيقدر يفتح ويعدل على نفس المستند وكل الناس بتشوف التغييرات في الوقت الحقيقي.
- على الرغم من إمكانية وضع كلمة سر لملف إكسل، إلا إنها مش بالضرورة أمان قوي. في أدوات على الإنترنت بتقدر تخترق كلمة السر بسهولة بدون ما تعرف الكلمة نفسها.
- الملفات في إكسل بتكون موجودة بس في درايف واحد في جهاز واحد وتاريخ الملف ونسخه اللي قبل كده بتقدر تلاقيها بس في نفس الجهاز أو بالمستندات الخاصة بالملف نفسه، لكن لو بتضيف معلومات حساسة ومهمة، فإكسل مش الخيار الأفضل عشان مديري المشاريع والمشرفين مش بيقدروا يتبعوا النسخ المحتملة للملفات دي بمعلومات سرية وحساسة.
مثلًا لو أنت مدير المشروع وانت اللي بتدي المهام للحسابات، حتى لو هما وافقوا إنهم يحافظوا على البيانات اللي في الملفات دي سرية ووقعوا ورق معين إنها سرية، بيبقى في ناس بتنسخ الملفات ومحدش بيلاحظ حاجة في الشركة كلها.
دي الأسباب اللي بتخليك في بعض الحالات متستخدمش برنامج Excel كأساس لبياناتك. لإنه بيقدر يفسد البيانات، وبيبقي في احتمالية سرقتها أو إرسالها لأي حد، وكمان بيبقى في احتمالية إنك تخسر فلوس ببب ده، والأهم إن ده ممكن يأثر كتير على شركتك وشغلك.
امتي لازم تستبدل جدول البيانات الخاص بيك بقاعدة بيانات على الإنترنت؟
هنتكلم عن أكتر 5 مواقف أو عمليات ممكن ساعتها تستبدل جدول البيانات بـ database اونلاين.
لما تكون بتتعامل مع كميات كبيرة من البيانات
إكسل مش برنامج بتاع تخزين بيانات قوي. مش عملي إنك تخلي كل المعلومات والبيانات المصنعة والخام الخاصة في شركتك متخزنة في ملف واحد بس في إكسل. أفضل حاجة لمصلحة الإدارة المالية والمحاسبة في شركتك وبالنسبة لأعمالك العامة إنك تستخدم ملف واحد بس لتجهيز بياناتك.
لإن بعض الشركات، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، بتختار تضيف ورقات وصفوف وأعمدة جديدة في نفس ملف إكسل لما يتم جمع بيانات جديدة. الملف الضخم ده بيبقى تقيل وبياخد وقت كبير عشان تفتحه، ده بالاضافة لبطء العمل عليه. وفي حالة وجود أي خطأ ممكن يحصل وأنت بتدخل بيانات غلط في قاعدة البيانات، وساعتها ممكن يتحول لكابوس في ثانية.
Excel بيتعامل بسهولة مع كميات بيانات قليلة، بس لو الشغل بيزيد فمن غير المنطقي إنك تعتمد على ملف واحد في إكسل لكل بيانات المحاسبة والمالية الخاصة بشغلك. أو حتى لو اخترت إنك تفصل بين بيانات كل فصل في ملفات Excel منفصلة.
ده كله مقبول عادي، لكن بعد فترة كل البيانات اللي جمعتها وكل الملفات اللي عملتها هتبقى فوضوية ومعقدة، وده اللي بيخلي استخدام قاعدة بيانات اونلاين أفضل لو كان عندك كميات بيانات كبيرة.
لو عايز تتعاون مع فريقك
زي ما قولنا في الفصل اللي فات عن عيوب برنامج Excel، إنه مش بيدعم تعديل نفس الجدول من أكتر من شخص ولا متابعة التعديلات اللحظية. إكسل برنامج مش مصمم للعمل مع فريق، ده برنامج فردي بتستخدمه لوحدك وتبين البيانات اللي أنت كاتبها وعملتها للناس.
لو عايز تعرف الناس بتعمل ايه في جدول البيانات الواحد وكمان تشوف النسخ اللي قبل كده للبيانات وتعرف الناس اللي بتعدل على الملف، فانت محتاج تستخدم قاعدة بيانات اونلاين بدل من برنامج جدول البيانات المحلي.
لو عايز تعمل تأمين للبيانات
الشركات الكبيرة والعلامات التجارية الكبيرة والشركات المتعددة الجنسيات كل دول بيهتموا بموضوع الأمان. ده بيأخد منهم وقت كبير وفلوس كتير عشان يحافظوا على بياناتهم وعلى بيانات عملائهم بكل أمان.
ده اللي بيخلى الشركات دي مش بيستخدموا برنامج Excel كأداة لقواعدهم البياناتية، لإن حماية Excel بكلمة سر سهلة، فده مش الأمان اللي بيدوروا عليه. لإن المعلومات والبيانات اللي عندهم مايقدروش يشاركوها أو يبعتوها لأي حد، فبيختاروا استخدام قواعد بيانات آمنة أكتر بدل استخدام جداول برنامج Excel.
لو عايز تخصيص البرنامج بتفاصيل أكتر
طبعًا، برنامج Excel فيه أكتر من 400 حاجة بيقدر يعملها. ده بيُستخدم كتير في مجال المحاسبة والمالية لأكتر من 30 سنة من خلال الخبراء والمحاسبين والمستشارين الماليين.
بس البرنامج بيعمل اللي هو معني بيه: بيعالج البيانات البسيطة وبيعمل رسوم بيانية بناءًا على البيانات. لو شركتك بتحتاج مهام معقدة ومحددة لمعالجة البيانات الخام أو المعالجة، فانت محتاج تستخدم قاعدة بيانات على الإنترنت بدل من جداول برنامج Excel.
لو عايز تتأكد من صحة بياناتك
لما تدخل بياناتك في إكسل بيكون سهل جدا، لكن دخول بيانات خاطئة في إكسل أسهل بكتير. الإكسل بيكون فقير في وظيفة مراقبة الجودة الموجودة في أدوات قواعد البيانات الأونلاين زي اللي موجودة في جوجل شيتس (وبرضو جوجل دوكس).
في مقال بعنوان “ما نعرفه عن أخطاء جداول البيانات” من تأليف ريموند ر. بانكو، أفاد بإن 94% من جداول الإكسل فيها أخطاء.
المشكلة إنه في Excel مفيش طريقة تلقائية عشان تقدر تتحقق من البيانات اللي بتدخلها. بيبقي لازم تتأكد يدويًا من كل بياناتك اللي بتدخلها، وده بيبقى مستحيل في حالة الضغط والوقت المحدود.
لو استخدمت قاعدة بيانات اونلاين بدل من برنامج الجداول، هتقدر توصل لأدوات فحص الجودة بشكل سهل وسيب بعدها البرنامج يعمل اللازم.
استخدام برامج Microsoft Access أو SQL لإدارة البيانات
لو عايز تحفظ بيانات كتير، ممكن تستخدم برنامج أكسس أو SQL.
- أكسس برنامج إدارة قواعد بيانات من شركة مايكروسوفت وبيجي في حزمة مايكروسوفت 365. من خلاله بتقدر تحفظ البيانات بصيغتها وملحقاتها الخاصة أو لو اخترت بتقدر تستورد أو تربط مجموعات بيانات مختلفة في أنظمة قواعد بيانات تانية.
- SQL هي لغة برمجة بيستخدمها خبراء أو محترفي المجال وهي جزء من نظام إدارة قواعد بيانات مايكروسوفت أو اللي اسمه DBMS. البرنامج ده عنده واجهة زي إكسل، بس هو محرك قاعدة بيانات قوي جدًا بيحفظ كميات كبيرة من البيانات الخام.
Microsoft Excel و Microsoft Access و SQL:
على فكرة، مش بينفع تقارن بين Excel و Access و SQL على إنهم نفس الحاجة. كلهم بيختلف في نوع الشغل اللي بيعملوه وفي المستوى اللي بيشتغلوا عليه. خلينا نشوف مع بعض الإيجابيات والسلبيات بتاعتهم:
Microsoft Excel
+ مايكروسوفت إكسل برنامج مهم جدًا لأي شركة، ومن وقت اختراعه في سنة 1985 للماكنتوش ودمجه في ويندوز في سنة 1987، أصبح من أكتر برامج جداول البيانات استخداما في الأعمال التجارية.
+ الكل بيستخدم إكسل في قسم المحاسبة والمالية في الشركات، وبيعرفوا يعملوا بيانات أساسية بالبرنامج ده بطريقة سريعة وسهلة.
+ كمان بفضل فيجوال بيسك للتطبيقات (VBA)، وظيفة الصيغ سهلة جدًا وحلوة. وكمان الـ “macros” اللي بيستخدمها البرنامج ده بتشتغل على تسهيل عملية إدخال ومعالجة البيانات.
+ البرنامج ده عنده مجموعة ضخمة من الرسومات، الجداول والجرافات، وكمان بيقدم تخصيص مفصل للرسومات والجرافات دي من حيث الألوان وأنواع الخطوط والأشكال والأحجام.
– برنامج الإكسل بيشتغل على صفحة واحدة بس، يعني ممكن يبقى عندك مجموعة صفحات شغالة بشكل منفصل ومبتتربطش مع بعضها. ده اللي بيسمى “Flat File Database“.
– الإكسيل بيشتغل كويس مع مجموعات بيانات صغيرة، بس لو بيكون فيها كمية بيانات كبيرة جداً بتسبب مشاكل. دي بتتنوع بين بطء في عملية التنفيذ وتعطل البرنامج وضياع المعلومات المعلومات.
– ده معناه إنه بيشتغل بشكل جيد بس لمجموعات بيانات صغيرة. لو عدد الصفوف والخلايا بيزيد عن 100,000 البرنامج بيبدأ يتباطئ.
– حتى لو كانت المجموعة بيانات صغيرة، محتاج تدخل كل البيانات بنفسك، ومعالجتها يدويًا.
إكسل بيخليك تشوف البيانات بعين تانية، بتحولها من أرقام مبهمة لمعلومات قيمة.
Microsoft Access
+ أكسيس بيهتم بربط البيانات والمعلومات بشكل أكبر من إكسل، يعني بيسهل حفظ البيانات في قاعدة بيانات وفي المستقبل لو عايز ترجع تقدر تربط البيانات دي ببيانات تانية من غير ما تحتاج تعمل شغل كتير، كمان بتقدر تستورد البيانات والجداول بسهولة، وده اللي بيسموه قاعدة بيانات ذات صلة.
+ لو حطيت معلومة من داتابيز تانية في ورقة العمل بتاعتك، البيانات بتتحدث بتلقائية بدون ما تعمل حاجة. ودي بتفرق بين Access و Excel في التعامل مع الداتابيز.
+ Access بيتعامل بكفاءة مع كميات كبيرة من البيانات بدون ما يبطئ أو يعلق، وعلشان كده ممكن تضيف أي كمية من البيانات بدون ما تحتاج تدفع فلوس.
+ لإنه برنامج من شركة مايكروسوفت، Access بيدعم في برمجته VBA و Macros اللي بتقدر تستخدمهم في Excel كمان. ده بيحسّن وظايف الأتوميشن بتاعته.
+ لو حطيت معلومات جديدة في النظام، مش لازم تعمل تجريب وتجرب تاني للماكروز والصيغ اللي حطيتها. المنظومة بتتكيف مع المعلومات الجديدة وبتديك نتايج صحيحة.
+ لما تحط معلومات جديدة في النظام، هتقدر تاخد تقارير دقيقة ومفيدة. التقارير دي بتتولد تلقائي كل شهر أو سنة أو حتى يوميًا، وبترجع تلقائي على أساس البيانات اللي في قاعدة البيانات بتاعتك.
– من العيوب اللي المرتبطة بـ Access، إنه بيكون جزء من حزمة برامج اسمها Microsoft Suite. وممكن نقول إنه أصعب حاجة في الحزمة دي. بالمقارنة مع Excel، مستوى التعلم في Access بيكون صعب جدًا والمنحنى التعليمي فيه شديد الانحدار. يعني إذا ما عندكش أي معرفة بأي من أدوات البرمجة أو المهارات، تعلم Access وفهمها بيكون صعب جدًا.
– بيكون صعب تصميم قاعدة بيانات بدون ما تكون صممت واحدة قبل كدا. لازم تتعلم الاول وتمارس على طريقة إنشاء قواعد البيانات، اختبار الاستعلامات، وتعديل التقارير اللي بتخططها. برنامج Access مختلف جدًا عن كيفية التشغيل والعمل على برامج Microsoft التانية زي Word أو Excel.
أكبر فرق بين Excel و Access إن Excel بيقدم مئات الخيارات الملونة والمثيرة للاهتمام عشان تقدر تعرض البيانات الرقمية العادية بشكل جذاب، أما Access مش بيقدم الخيارات دي، وفي الحقيقة مفيش تصور لأي بيانات في Access.
SQL
+ زي برنامج Access، برنامج SQL بيتعامل مع كميات كبيرة من البيانات. لغة برمجة SQL مصممة عشان تشتغل مع أكتر من مليون صف من البيانات، ومش بتتأثر بحجم البيانات الكبير، وبتشتغل بكفاءة.
+ برنامج SQL بيتميز بتنظيم متسق، جداوله محددة عشان يكون في داتا صحيحة ونتايج دقيقة.
+ مختلف عن Excel عشان بيهتم بالعمل الجماعي، وبيركز على وظايف العمل الجماعي في البرنامج.
+ برنامج SQL بيفصل تقارير التحليل والبيانات نفسها. كل واحدة منهم بتشتغل بشكل مستقل عن التانية، بس في نفس الوقت ممكن يتصلوا ويشتغلوا سوا لو حبيت.
لو كل واحد في الفريق بيشتغل بنفس البيانات، ممكن تبعتلهم ملف txt فيه التعليمات، عشان تطلعلهم نفس النتايج. وبالتالي، بتقلل من خطر فساد الملفات اللي ممكن يأثر على الملف الرئيسي للبيانات، وبيبقى حجم الملف الرئيسي صغير.
+ SQL بيسمحلك إنك تحفظ الاستعلامات اللي بتعملها، عشان لما يدّخل بيانات جديدة للنظام، تقدر تستخدم نفس الاستعلام بس تضيف عليه البيانات الجديدة بسهولة.
+ وكمان بيقدم تقارير مستقرة وحسابات دقيقة بالنسبة للبيانات الموجودة.
– لكن مش كل الناس بتعرف تتعامل معاه، لأنه لغة برمجة مش برنامج عادي. يعني لازم تتعلم اللغة دي عشان تقدر تتعامل معاه.
– زي ما قولنا فهو مخصص للاستخدام بشكل رئيسي للمبرمجين والخبراء في التعامل مع البيانات. ممكن ياخد شوية وقت وتدريب عشان تتعلم طريقة استخدامه.
– وبما أنه بيتعامل مع كميات كبيرة من البيانات، فهو محتاج لمساحة كبيرة في الذاكرة، فممكن تحتاج لمساحة تخزين إضافية للبيانات الخاصة بيك.
في النهاية
استخدام إكسل كقاعدة بيانات هو فكرة حلوة ومفيدة جدًا. لإنه هيساعدك تنظم وتدير البيانات بسهولة من غير ما تتعب نفسك. هو مش بس برنامج جداول بيانات عادي، ده برنامج قوي وبيقدر يساعدك تعمل حسابات وتحليلات مختلفة. ده غير إ،ه بيسهل عليك ترتيب البيانات وتصنيفها وتصفيتها، وممكن تشوف المعلومات اللي محتاجها بسهولة. كمان بتقدر تستخلص معلومات مهمة من البيانات باستخدام الصيغ والوظائف المدمجة في البرنامج.
وأكيد مش بس كده، إكسل بيديك فرصة تعمل رسوم بيانية للبيانات عشان تشوفها وتفهمها أحسن. ده بيساعدك تكشف عن الأنماط والاتجاهات اللي في البيانات وتاخد قرارات مستنيرة بناءًا على البيانات.
مهم: إزاي أستخدم Excel باعتباره CRM؟
إكسل كقاعدة بيانات هو خيار ممتاز لأي حد عايز ينظم ويدير البيانات بطريقة سهلة ومفيدة. هو بيساعدك توفر وقت وجهد، وبيديك قدرة تحليلية عالية على البيانات. فاستخدام إكسل كقاعدة بيانات هو الخيار الصح اللي هيساعدك تنظم وتدير البيانات بشكل مميز وبسيط.