20 سؤال عن Excel مهمين للمديرين لأي Interview 

الإكسيل برنامج مهم لأي مدير عايز يدير بيانات الشغل بطريقة سريعة وسهلة، وعشان تعمل انطباع وتعليق كويس عنك في الانترفيو، لازم تكون عارف تتعامل مع الإكسيل وتعرف تستخدم الأدوات الموجودة فيه، وعشان تتجنب إحراج نفسك وتعدي الاختبار ده بنجاح، لازم تكون مستعد للأسئلة اللي بتتسأل عن الإكسيل، وهو ده موضوعنا النهارده، فكمل معايا للأخر عشان أقولك علي 20 سؤال عن Excel مهمين للمديرين لأي Interview وازاي تجاوب عليها.

الإكسيل هو صاحب المدير في شغله، هو اللي بيديه القدرة على تحليل البيانات بشكل شامل وإعداد تقارير موجزة واضحة، واللي في النهاية بيدعمه في اتخاذ القرارات الاستراتيجية وتحقيق أهداف المنظمة.

إقرأ المزيد: أهم الأسئلة الشائعة في Excel للمحللين الماليين للانترفيو

السؤال 1: ايه هي تنسيقات البيانات الأكتر استخدام في Excel؟

صيغ البيانات المختلفة من الأسئلة اللي لازم تكون عارف إجابتها، سواء كانوا بيسألوك في الانترفيو أو لأ، لأنه هتتعامل مع صيغ البيانات دي كل يوم في شغلك كمدير.

ممكن الاجابة تكون على سبيل المثال:

رغم إن في أكتر من 10 صيغ للبيانات في برنامج إكسيل، إلا إن الصيغ الأكتر استخدام هي النصوص، والأرقام، والتواريخ، والعملات، والنسب المئوية، دي هي الصيغ الأكتر استخدام مني ومن فريقي.

السؤال 2: ايه هو التنسيق الشرطي؟

تنسيق الشروط هو ميزة لازم تكون موجودة في استخدام برنامج إكسيل، البرنامج ده بيعتمد على التخصيص، فتنسيق الشروط هو وظيفة كويسة للاستفادة من بعض الخيارات التخصيصية اللي في إكسيل.

اجابة السؤال ده هتكون كده:

تنسيق الشروط هي ميزة في برنامج إكسيل بتساعد في تنسيق وتخصيص خلية البيانات، بتقدر تنسق البيانات في الخلية وتغير الألوان وأنواع الخطوط والأحجام.

السؤال 3: ايه هي مراجع الخلية؟

لو بتقدم على وظيفة مدير، يعني إنك بتقدم على إدارة فريق في الشركة دي، إدارة عدد من الموظفين في فريق بتشمل مهام كتير، بس واحدة من أهم المهام دي هي “التدقيق”، واللي معناه اكتشاف الأخطاء اللي عملها موظفينك، لإن المسؤولية بتكون عليك، ده معناه إنك لازم تكون عندك معرفة أكبر من موظفينك، وكمان تجربة أكتر في استخدام برامج زي إكسيل، ده هو السبب في أهمية النوع ده من الأسئلة للانترفيو، عشان يشوفوا هل انت فعلا عندك خبرة كافية لإدارة فريق ولا لأ.

ممكن الاجابة تكون:

مراجعة الخلايا (Cell references) بتتكون من 3 أنواع: الحالة الثابتة (Absolute)، النسبية (Relative)، والمختلطة (Mixed cell references)، وبتُستخدم للإشارة للبيانات الموجودة في نفس ورقة العمل بس في خلية مختلفة، يخلي الحالة ثابتة والبيانات في الخلية تبقى في مكانها، حتى لو تم نقل الصيغة المستخدمة على البيانات، يعني الإشارة النسبية إنه لما تنقل الصيغة لخلية تانية، بيتم تغيير الإشارة على البيانات حسب موقع الصيغة الجديدة، والإشارة المختلطة هي إما تغيير صف أو عمود الخلية، وكل التغييرات وحركة البيانات بتمثل بالرمز الدولار ($).

السؤال 4: ايه هو ترتيب العمليات الحسابية في Excel؟

تتبع الدوال في برنامج إكسيل ترتيب PEMDAS.

ممكن نقول بأنّه بيتم إتباع الأقواس الاول، وبعد كده بيتم العمل بالترتيب ده: الأسس، وبعدين الضرب والقسمة، وبعد كده الجمع والطرح.

السؤال 5: ايه هي أهم معادلات Excel بالنسبة ليك كمدير؟

السؤال ده مش لإختبار معلوماتك في معادلات إكسيل، بس عشان نعرف إزاي بتتصرف كمدير. لإن المعادلات اللي هتحطها كإجابة على السؤال هي اللي هتبين لينا إزاي بتركّز على إكسيل في الشغل، يعني هي دي المعادلات اللي هتشجع فريقك على استخدامها بشكل أكتر كفاءة.

في الحالة دي، هو مهم إنك تعرض على الأقل 5 معادلات، مش محتاج تبين إنك عارف معادلات معقدة جدًا، بس اسأل نفسك: إيه هي المعادلات اللي بستخدمها بشكل أساسي، وإيه هي المعادلات اللي بيستخدمها فريقك بشكل أساسي؟

مثال على إجابة السؤال:

أنا بستخدم معادلات LOOKUP وCOUNT وINDEX MATCH وSUM كتير، دول من أهم المعادلات في إكسيل، وكمدير، دول المعادلات اللي بستخدمها بشكل أكتر مع فريقي.

السؤال 6: ايه الوظيفة اللي ممكن عن طريقها حساب عدد الخلايا اللي تحتوي على بيانات؟

دلوقتي، بدل ما يسألوك عن وظيفة معيّنة ويطلبوا منك شرحها، ممكن يعكسوا السؤال ويدوك استخدام وظيفة معيّنة أو صيغة، ويسألوك عن اسم الوظيفة اللي بتستخدمها، مهم إنك تعرف وتتعود على وظايف إكسيل، والمقابلة الشخصية والفريق اللي هتتعامل معاهم بعد كدا، ممكن يسألوا كمان عن الفرق بين صيغ ووظايف مختلفة.

مثال للاجابة ممكن تكون:

عدّ الخلايا اللي فيها بيانات بيتم عمله عن طريق دالة COUNTA في إكسيل، الوظيفة بتفحص كل الصفوف والأعمدة عن أي بيانات، وبتتجاهل الخلايا الفارغة.

السؤال 7: ايه الفرق بين وظائف COUNT و COUNTA؟

هدف السؤال ده هو إختبار معرفتك بإكسيل، بس كمان هما بيجهزوك لشغلك في المستقبل، ممكن تحتاج تدرّب موظفين جدد وتعلّمهم عن إكسيل ووظايف الـ 400+.

مثال على إجابة عن فرق الدالتين:

دالة COUNT بتعدّ بس الخلايا اللي فيها أرقام أو بيانات، أما دالة COUNTA بتعدّ الخلايا اللي فيها أرقام، تواريخ، حروف، نصوص، وأي نوع من البيانات.

السؤال 8: ايه الغرض من استخدام Pivot tables؟

جداول الدوران Pivot tables بتاعة إكسيل هي أحسن صاحب لأي حد متخصص في المالية، وبيتم استخدامها كتير وليها أهمية كبيرة في معالجة البيانات الأساسية، كمدير هتستخدم أداة جداول الدوران دي كتير.

جداول الدوران Pivot tables بتيح ليك تجميع وإختصار جداول بيانات كبيرة، وكمان بتعمل تقارير مبنية على البيانات اللي هي معالجاها.

السؤال 9: ايه نوع التقارير اللي يوفرها Pivot tables؟

من المهم جدًا مش تعرف بس إيه هي جداول الدوران، لكن تعرف كمان كام وظيفة مختلفة هيقدمهالك وهتساعدك انت وفريقك.

جداول الدوران “Pivot tables” بتقدم 3 أنواع من التقارير: Compact و Outline و Tabular.

السؤال 10: ايه أنواع البيانات اللي بينسقها Excel تلقائي بنفسه؟

كمدير، لازم تعرف إيه اللي بيقدر Excel يعمله وإيه اللي ميقدرش يعمله لوحده، ده هيوفر عليك وقت وجهد، وكمان فريقك هيقدر يركز على مهام تانية بدل ما يضيع وقت في تنسيق البيانات اللي بيدخلوها في Excel.

Excel بينسق 6 أنواع مختلفة من البيانات تلقائي، دوال الوقت، التاريخ، العملة، النسبة المئوية، الكسر، والبيانات العلمية.

السؤال 11: يعني ايه مثلث أحمر صغير في خلية؟

الإشارات البصرية في Excel بتُستخدم عشان توفر الوقت وتمنع أي إحتمالية للخلط بين أعضاء الفريق، ده ليه دور كبير لو انت مدير، عشان ده بيساعدك على تنظيم العمل وتوجيه الفريق.

المثلث الأحمر اللي بيظهر في الزاوية اليمين فوق للخلية بيدل على إن فيه تعليقات أو ملاحظات موجودة في الخلية دي.

السؤال 12: ايه هو الفرق بين التعليق والملاحظة؟

ممكن ترد على تعليقات موجودة مع كل خلية، بس مش ممكن ترد على ملاحظة في إكسيل، الملاحظات بتشتغل زي حاجة بسيطة بتوضح ايه الموجود.

السؤال 13: إزاي ممكن حماية بياناتك في Excel؟

لو انت مدير فريق أو قسم في الشركة، لازم تحافظ على بيانات الشركة ومعلوماتها بطريقة آمنة، وعشان كدا مهم جدًا إنك تعرف إزاي تقدر تحمي ملفات الإكسيل بتاعتك.

لو رحت على تبويب “Review” في الإكسيل، هتلاقي إن في خاصية اسمها “Protect Sheet”، من خلالها، بتقدر تحمي الملف بباسورد، وكدة هيبقى محمي ومحدش هيقدر يفتحه أو ينسخ منه.

السؤال 14: هل تفتكر إن مستوى الحماية كافي لتخزين بياناتك الحساسة في جدول بيانات Excel؟

السؤال ده بيبين إزاي المدير بيتعامل مع موضوع الأمان، اختيار السؤال ده مخصوص عشان بيسألوك السؤال ده في انتفيو لوظيفة مدير، والهدف من السؤال ده إنهم يشوفوا لو كانوا هيقدروا يثقوا فيك وفي قدرتك على حماية المعلومات الحساسة للشركة ولا لأ.

مثال على الإجابة على سؤال لو كانت حماية Excel كافية:

أنا هستخدم حماية بباسورد لملفات الإكسيل اللي بتخص شغلي، بس لو كانت المعلومات اللي بشتغل عليها محتاجه لمتابعة دورية، مش هستخدم Excel كأداة تخزين، عشان إكسيل مش بيقدم معلومات عن مين اللي بيقدر يوصل للملف ده، ومين اللي عمل نسخ منه ولو كان بيقدر يتعدل أو لأ.

السؤال 15: ايه هي طرق تقليل حجم ملف Excel؟

فيه طرق كتيرة تقدر تستخدمها عشان تقلل حجم الملف، وأنا بشجع فريقي إنه يحفظ الملف بصيغة، xlsb (Excel Binary Workbook)، ولو مش عايزين نحول لصيغة تانية، في طريقة تانية وهي حذف كل الخلايا الفارغة، ونمسح كل التنسيقات اللي مش لازمة، ونمسح كل البيانات اللي مش بنستخدمها.

السؤال 16: ليه تقليل حجم ملف Excel مهم بالنسبة ليك كمدير؟

لو كنت بتتعامل مع مجموعة كبيرة من ملفات البيانات، فتقليل حجم الملف هيكون حاجة مهمة، ده هيخليك وفريقك توفروا مساحة على الهارد ديسك وتقدروا تبعتوا الملفات عن طريق الإيميل والدرايف بطريقة أسهل.

مثال عن الإجابة:

بتقليل حجم الملف هبعت الفايلات بسرعة أكبر عن طريق الإيميل، وهنتخلص من المساحة الغير مستخدمة في الهارد ديسك بتاعي وهاردات الأجهزة في القسم، كمان هيبقى فتح وحفظ وغلق الملف سريع أكتر.

السؤال 17: ايه هي الأدوات اللي تستخدمها لتحسين أرقام مبيعاتك كمدير مبيعات؟

لو قدمت على وظيفة مدير مبيعات، هتحتاج تعرف أدوات وبرامج إضافية عشان تساعد في زيادة مبيعات الشركة، دول ممكن يكونوا قوالب جاهزة من مواقع تحميل الجداول على الإنترنت.

هستخدم برامج لتتبع أداء الموظفين وزيادة عدد الفواتير اللي بنرسلها للمشترين، وهقدر أعمل ده عن طريق استخدام قوالب جاهزة في برنامج إكسيل.

السؤال 18: ايه هي أهمية المخططات بالنسبة ليك كمدير؟

كل رقم هو بيانات، وكل بيانات بيتم معالجتها في برنامج إكسيل، للعروض التقديمية، العروض التجارية والاجتماعات، ممكن تستخدم مخططات ورسومات بيانية ملونة وجذابة عشان تثير انتباه الطرف التاني.

المخططات والرسوم البيانية بتخلي البيانات اللي بتتكون من أرقام مفهومة أكتر، البيانات فتبقى أسهل فهمها لو كانت متقدمة بطريقة بصرية، ده ليه دور كبير في إنشاء مخططات ورسومات بيانية في إكسيل عشان تحقق ربح.

السؤال 19: ليه تستخدم برنامج Excel كمدير؟

ممكن تقول للمحاور اللي بيعمل معاك الانترفيو عن سبب أهمية استخدام إكسيل بالنسبة ليك كمدير ورئيس لفريق من الموظفين في قطاع المالية، فكر في كل المزايا اللي بيقدمها إكسيل ليك، لكن مش تنسى بعض العيوب اللي تتمنى إنها تتحسن.

كل شركة بتعتمد على إكسيل، مفيش منحنى تعلم حتى للأفراد الجدد اللي ممكن يكونوا مش عارفين عن البرنامج، كل الناس اللي بتشتغل في الصناعة دي استخدموا ولسه بيستخدموا البرنامج ده.

السؤال 20: في أي المجالات يمكن لبرنامج Excel تحسين تجربة المستخدم؟

من ضمن 20 سؤال عن Excel مهمين للمديرين لأي Interview السؤال ده، ممكن ساعتها تقول للمحاور إنك لازم تلاحظ كل التفاصيل اللي بتعجبك ومش بتعجبك في إكسيل، وممكن يطلب منك تغيير بعض الطرق اللي بتستخدمها مع فريقك، عشان كدا لازم تفكر دايمًا في الخيارات اللي بيقدمها إكسيل واللي ممكن يحسّنها.

إكسيل ممكن يطور طرق جديدة لحماية الملفات بشكل أفضل وأكتر أمان، وممكن كمان مايكروسوفت تضيف أدوات تعاونية للشركات والفرق زي جوجل شيت.

ايه الغرض من الأسئلة في الانترفيو؟

مش بس مهاراتك التقنية ومعرفتك في إكسيل اللي بيتم تحليلهم، ده كمان بيدوروا عن مهارات إدارية عشان يشوفوا إنك قادر تدير فريق في شركة كبيرة وتشتغل بإكسيل في نفس الوقت، والمقابلة مش امتحان كتابي، حتى لو في بعض التفاصيل المكتوبة عن إكسيل ووظايفه ممكن يطلبوها، اللي بيحبوا يشوفوه في الانترفيو هو شخص يقدر يدير ويتحمل، وعايزين يشوفوا حد عنده ثقة وقادر يظهر الثقة دي عشان يتوظف.

ايه نوع المهارات اللي محتاجها كمدير؟

لما تقدم على فرص عمل إدارية، ده معناه إنك متقدم في مسار حياتك المهنية، وجمعت خبرة كفاية وقادر تظهر مهاراتك التقنية والشخصية في الشغل كمدير، وبيتوقع منك تحمل مسؤولية فريقك والمشاريع اللي بتطورها، بعد كده هتكون انت اللي بتاخد القرارات المهمة بخصوص الاستثمارات والمبيعات.

انت عنصر حيوي للشركة عشان تبني وتشّغل قسم ناجح، رأيك هيتقدر والشركة نفسها هتاخد إجراءات على أساس تقييماتك وتقاريرك، فاهم ليه لازم تكون عندك المهارات اللي مطلوبة في وظيفة المدير وبعد كده تقدر تتقدم في الشركة.

المهارات التقنية

• مدير المبيعات لازم يقدر يحسب المتوسط المرجح لمبيعات الشركة، ده مش معناه إنه لازم يعرف SUMPRODUCT في Excel، ده معناه إنه لازم يكون عنده المهارات التقنية المطلوبة عشان يعمل الحسابات دي بطريقة صحيحة.
• مدير المبيعات كمان لازم يقدر يحسب الربحية بطريقة دقيقة للشركة، ده تاني حاجة مش بتقتصر على دالة في Excel، المدير لازم يعرف يستخدم الـ Pivot بناءًا على أرقام المبيعات ويحسب الـ Gross Margin للشركة.
• المحلل المالي لازم يستخدم أوراق عمل مختلفة وجداول بيانات مختلفة، ولو من غير وظايف كتير، ويجمع بياناته مع بعضها في ورقة بيانات واحدة.
• الحسابات لازم تكون باستخدام روابط الخلايا المختلفة، مش بالقيم الثابتة، ولازم يعرف يستخدم الدولار في Excel.
• وكل مدير أو خبير مالي لازم يكون عنده خبرة في استخدام الماكرو، حتى لو مش بيعرف كل الوظايف والصيغ، يقدر يسجل ماكرو بسيط ويستخدمه لتسّهيل المهام لو لازم عليه.

مهارات القيادة

• المدير هو الشخص اللي بيقود الفريق أو القسم، وده معناه إن لازم يكون عنده شوية مهارات عشان يقدر يتعامل مع المهام اللي بتيجي مع الوظيفة دي، المدير كقائد للفريق لازم يكون حاسم وموثوق بيه، وبيقدر يدي نقد بناء لأعضاء فريقه ويكون سريع في أخد القرارات في حالات النزاع.
• كمان المدير لازم يكون ليه احساس بالتعاطف مع زمايله في الفريق، ولازم يكون ليه قدرة على توجيه وتحفيز الموظفين اللي انضموا جديد لفريقه أو قسمه، ولو كان بعض الموظفين اللي انضموا بشكل مؤخر مش قدروا يطوروا من المهارات المطلوبة في الوقت المحدد، لازم المدير يظهر الصبر لأعضاء فريقه.
• كمان، لازم المدير يكون عنده مهارات في الاتصال والتنظيم والاستراتيجية.

الإكسيل هو الأداة اللي بتربط بين الأرقام والقرارات الناجحة، فلو عايز تكون مدير ناجح ومبدع وتقود بشكل استراتيجي، لازم تكون محترف في استخدام برنامج Excel، وده مش اختيار بالعكس دي ضرورة لأي مدير.

دوال ووظائف Excel اللي محتاج تعرفها كمدير

الدوال

زي ما اتكلمنا قبل كدا، المدير محتاج يكون عارف كل الصيغ والدوال اللي في إكسيل، بس كمان محتاج يقدر يتعامل معاهم، فريق الشغل بتاعه هو اللي هيستخدم الأغلبية من الصيغ والدوال دي في العمل اليومي، لو حصل مشكلة أو خطأ في المعلومات، المدير (يعني انت) ممكن تلاحظ الغلط وتصلحه بمعرفتك.

هتلاقي هنا أهم الصيغ والدوال الأساسية اللي لازم تتعلمها وتعرف تستخدمها كمدير:

1. العمليات الحسابية الأساسية (جمع، طرح، ضرب، قسمة).
2. SUM.
3. COUNT.
4. AVERAGE.
5. MAX و MIN.
6. DATE.
7. LEN.
8. COUNTA.
9. ROUND.
10. SUMPRODUCT.
11. VLOOKUP.
12. IF.
13. COUNTIF.
14. SUMIF.
15. دوال الفحص (ISTEXT، ISNUMBER، ISBLANK).
16. CONCATENATE.
17. HLOOKUP.
18. دوال RIGHT و LEFT.
19. RAND.
20. IFERROR.

الجداول المحورية “Pivot Tables”

الجداول دي هي الحاجة اللي بتوفر عليك وقت أكتر في شغلك علي الإكسيل، عشان بتلخص كمية كبيرة من البيانات بضغطة زرار، يعني بتقدر تفهم وتحلل مليون صف بيانات في ثواني قليلة، دي بسبب وظيفة الجداول.

بفضل خصائص الجداول المحورية في التلخيص والترتيب والفرز، بتبقى ضعيف جدًا لو مش بتقدر تتعامل مع الجداول دي في الإكسيل، وده ممكن تكون أكتر وظيفة في الاستخدام، عشان كدا بتبقى أهم أداة مُستخدمة في قطاع المالية.

الرسوم البيانية “Charts”

كمدير، لازم تساعد فريقك على استخدام علامة التبويب Recommended Charts في الإكسيل، الخاصية دي مُصممة عشان توفر عليك وقت وجهد، وكمان بتقدم أنواع مختلفة من الرسوم البيانية، خلينا نشوف كام نوع من الرسوم البيانية ممكن إنشائها في الإكسيل منهم رسم بياني:

(للأعمدة، خطي، دائري، دونات، للأعمدة الأفقية، للمساحة، الإحداثيات (Scatter)، فقاعي، الأسهم، سطحي، الرادار، مجمع).

يعني ان بتقدر تعمل 12 نوع مختلف من الرسوم البيانية متعددة الألوان والتفاصيل اللي بتقدر تعرضها في العروض التقديمية للمبيعات، ده بيبقى واحد من أكتر الوظايف المفيدة والإبداعية في الإكسيل لإدارتك ولفريقك.

التنسيق المشروط

دي ميزة فيها تقدر تطبق تنسيق معين على خلية معينة بخلاف اختيارك، التنسيق ده ممكن يكون تحديد باللون، التأكيد بطريقة معينة، أو تغيير لون الخلية، الهدف الأساسي من استخدام الميزة دي هو تمييز البيانات في الخلية عن بيانات الخلايا التانية.

المديرين لازم يكون عندهم فهم أساسي لطريقة عمل الميزة دي والغرض من استخدامها لإنها مهمة جدًا في التمييز بين البيانات في الخلايا.

نصيحة أخيرة

لو أنت بتتقدم لوظيفة “عالية المستوى” وعندك خبرة في المجال، متقلقش من الموضوع ومتخافش من مشاكلك، لازم تكون قادر تتأقلم وتتعلم حاجات جديدة في أي وقت، مش هتلاقي حد في الدنيا كلها بيعرف كل حاجة، فالمهم إنك تكون قادر تتعلم وتنمي نفسك، لو عندك خلفية تقنية قوية، ممكن تتطورها أكتر وتحسّنها في المجالات اللي محتاج ليها.

زي مثلا لو المهارات الاجتماعية مش قوية عندك، ممكن تشتغل على تنميتها بالتواصل مع الناس وتطوير قدراتك في القيادة والتعاون، ساعتها بتقدر تجمع شخصيتك القوية مع المعرفة التقنية اللي عندك، وكدة هتكون ليك مزايا قوية في الانترفيو.

مهم: أهم 20 سؤال Interview لمحلل الأعمال على Excel

المهم في الموضوع ده إنك تظهر شخصيتك الحقيقية وتكون صريح مع نفسك ومع المحاور، متخافش من الاخفاقات اللي ممكن تتعرضلها، لإنها جزء من تجربتك ونموك المستمر، خليك واثق في نفسك وباللي عندك، واعرف إنك قادر تدير الشغل بكفاءة وتواجه التحديات بإيجابية، ولازم تكون مخلص وملتزم وتشتغل وتبذل كل جهدك في الوظيفة الجديدة، أكيد هتتقبل في الوظيفة بناءًا على صدقك وولائك وقدرتك كمدير. فالدراسة والممارسة مهمة، بس الشخصية القوية والقدرة على التطوير والتعلم أهم من كل حاجة.