مصفوفة إيزنهاور: إزاي تحدد أولوياتك وتزود الإنتاجية؟
بصراحة في عصرنا الحالي كلنا مشغولين، كل واحد مشغول بشغله، سواء في البيت، أو بمهام تانية بره البيت، ولكل واحد فينا فيه حاجات كتير لازم يعملها، فالشخص اللي عايز يتابع كل مهامه وأعماله هيحتاج يعمل جدول زمني وخطة، والشخص اللي عايز يكون إنتاجي ومبدع في شغله، هيستخدم أكيد فوائد ووظائف لـ “قايمة المهام” وهو ده دور مصفوفة إيزنهاور.
لما تشتغل بناءًا على مصفوفة إيزنهاور، هتزود في الحاجات الأهم وتخفف من الحاجات اللي بتضيع وقتك ومش مهمة.
ستيفن كوفي، مؤلف كتاب “العادات السبع للناس الأكتر فاعلية”
قوايم المهام دي مهمة جدًا وبتساعدك في تنظيم حياتك اليومية، وكمان بتساعدك تتفادي خسارة أي حدث مهم في حياتك، ولما بتوفر وقت وكمان مساحة في دماغك، هتقدر تتابع كل حاجة انت محتاج تعملها كل يوم أو أسبوع أو شهر، بس مجرد كتابة المهام اللي لازم تعملها في قايمة واحدة بمجرد إنك تنفذها، ممكن ميكونش كفاية. ممكن تكتب المهام بترتيبها علي حسب الوقت اللي هتعملها فيه، أو بشكل أكتر فعالية، تختار ترتيبها حسب الأولويات، وده اللي هتعمله ليك مصفوفة إيزنهاور وهتكون أحسن أداة ليك للاستخدام.
إقرأ المزيد: إزاي تبدأ مشروعك بنجاح في 2023؟
ايه هي مصفوفة إيزنهاور؟
الـ Matrix دي بتساعدك تنظم وترتب مهامك بطريقة تزود إنتاجيتك، وبتقسم المهام اللي محتاج إنك تعملها حسب أهميتها وضرورتها وتأثيرها، والماتريكس دي بتفيد كتير في حياة الناس اللي بتسابق الوقت وعايزه تنظم حياتها، بتقدملك فوائد كتير زي إدارة الوقت وتقييم نفسك بإنك تعمل قايمة بمسؤولياتك بحسب ضرورتها وأهميتها، تقدر تنظم وتدير وقتك بشكل مرتب وتعرف تعمل جدول متناسب معاه، وبكدا تقدر تستغل الوقت والطاقة اللي ليك في المهام اللي ضروري تعملها وتهمل المهام اللي مش مستعجلة ومش مهمة.
ايه هي المهمة اللي ضروري تعملها في حياتك؟
التقييم الذاتي بيجي منك وانت بتشوف وترتب جدولك بناءً على تأثيره على حياتك، إنك تكون منظم ومخطط بشكل مسبق بيخليك أكتر وعي بمهامك وكمان قدراتك على إنجاز المهام، كمان لو حصل حاجة طارئة، تتعلم إزاي ترتب الحاجة دي في جدولك بدون أي مشاكل، إنك تدرك وتكتب تفاصيل مهامك العاجلة وغير العاجلة وتعمل مصفوفة إيزنهاور لنفسك بيخليك أكتر إنتاجية وكفاءة.
تقدر تعمل اتنين من القوايم: واحدة لمهامك الشخصية والتانية لأعمالك التجارية. فصل القوايم دي هيساعدك تركز بالتساوي على عيلتك، أصحابك والحياة الاجتماعية بشكل عام وكمان على شغلك، وكده مش هتضحي بحاجة عشان تعمل التانية، تقدر ترتبهم وتسجلهم بناءً على أهميتهم وتستمر في إنجازهم بنفس الوقت.
مصفوفة إيزنهاور بتتكون من 4 أقسام لأنواع مختلفة من المهام اللي هتحصل، وفيها وصف تفصيلي لكل قسم، الفئات دي أو المربعات هي:
- المهام العاجلة والمهمة (اللي هتعملها الاول)
- المهام المهمة ولكن مش عاجلة (قرر امتى تعملها أو جدولها)
- المهام العاجلة ولكن مش مهمة (قايمة الاختصاص)
- المهام اللي مش تُعتبر عاجلة وفي نفس الوقت مش مهمة (احذف، أو اقضِ النهار من غيرها، أو متعملهاش)
المهام اللي ليها أولوية كبيرة (قايمة المهام)
المهام اللي لازم تعملها الأول، هي المهام اللي مستعجلة ومهمة ولازم تخلصها في أسرع وقت، وممكن تكون مهام مهمة عشان تكمل المهام اللي بعدها، بتحتاج تركز فيها وتعملها علي طول بشكل فوري، ومش تأجلها لبكرة، عشان لازم تتعمل في نفس اليوم اللي بتحطها في مصفوفة إيزنهاور.
المهام دي هتشمل بشكل كبير الواجبات اللي عليك تسليمها في مواعيد محددة، وكمان الحالات اللي لازم تتعامل معاها فورًا، والمهام اللي مش تقدر تأجلها، ودي بعض الأمثلة الخاصة بالأسرة والشغل والحياة الشخصية اللي ممكن تندرج تحت القايمة دي:
- الواجبات اللي موعدها جاي بكرة ومش عملتها.
- الاجتماعات المهمة.
- حالات الطوارئ في الأسرة زي حادثة أو مرض حد قريب منك.
- الضيوف المفاجئين اللي جايين على البيت.
- الواجبات اللي لازم تتعامل معاها بسرعة في حالات الكوارث الطبيعية زي الفيضانات أو الزلازل.
دي أمثلة لمهام وأحداث عاجلة ومهمة جدًا، لو مش اتعملت معاهم في الوقت المناسب ممكن يكون ليهم تأثير على مستقبلك وصحتك.
مهام مش عاجلة بس مهمة (القايمة المحددة)
المهام اللي في القسم ده هي المهام اللي مهمة، بس مش لازم تتعمل فورًا، ممكن تكتبها في جدول الأسبوع أو الشهر أو السنة، وده لأنهم معظمهم مهام طويلة الأجل وأهداف وإنجازات للمستقبلن، معظم المهام دي بتكون عبارة عن العلاقات الاجتماعية مع الأصدقاء وغيرهم، والعناية بالنفس وتحسين الذات، ودلوقتي هقولك علي أمثلة على المهام اللي في القايمة دي:
- التواصل الشخصي.
- التمارين وممارسة الرياضة.
- خسارة الوزن.
- الأهداف الترويجية في حياتك المهنية.
- الأهداف الصحية والمهنية طويلة الأجل.
- الأحداث مع العيلة أو الأصدقاء (الاحتفالات، الذكريات، إلخ..).
المهام دي بتنتمي للقايمة المحددة، ولازم تحدد معادها وتحدد امتى هتعملها وتحققها، ممكن متكونش طارئة، بس مهمة لحياتك ومستقبلك.
مهام عاجلة بس غير مهمة (قايمة المندوبين)
هي المهام اللي فيها حاجات أقل أهمية من اللي جاية قبلها، بس فيها ضرورة، دي مهام مهمة بس مش ضرورية عشان تحقق أهدافك أو تساعد في تطورك الشخصي أو المهني، والمهام دي بتشمل حجز مواعيد لمقابلات أو اجتماعات وحل بعض المشاكل البسيطة في البيت أو الشغل. مثال لكدا:
- حجز مواعيد لمقابلات أو اجتماعات.
- العيادات والمواعيد الطبية.
- التسوق.
- دفع الفواتير.
- التنظيف.
- الإصلاحات.
المهام دي مهمة ولكن مش عاجلة، فممكن تحجزها لحد تاني يعملها، في الشغل ممكن يتم اسناد المهام دي لأي حد في فريق العمل، وفي البيت لشريك حياتك أو أسرتك.
مهام غير عاجلة وغير مهمة (القايمة المحذوفة)
المهام اللي في أخر الأولويات بتكون في القايمة دي، المهام دي اللي بتكون أهميتها قليلة جدًا، لدرجة إنها أحسن لو مسحتها من الجدول، المهام دي مش بتساهم في شغلك أو علاقاتك أو أهدافك أو أحلامك، هتضيع وقتك، وهتأثر على إنتاجيتك، وهتاخذ من وقتك المهام الأهم والعاجلة اللي لازم تعملها.
دي المهام اللي هتشتت انتباهك عن الأمور المهمة في حياتك، أكيد كلنا بنحتاج نستريح ونرتاح من الشغل وأنشطة البيت، بس خلي في بالك إن المهام دي لازم تكون في آخر الأولويات، ولو بتقدر تعيش من غيرها، أو مفعولها في حياتك مش هيكون سلبي يبقى مش تعملها، دايمًا احذفها من مصفوفة إيزنهاور اللي عملتها.
ليه اتسمت مصفوفة إيزنهاور؟
الـ Matrix دي اسمها على اسم الرئيس الأمريكي رقم 34، دوايت دي إيزنهاور، اللي كان جنرال في الجيش الأمريكي، وخدم في الجيش خلال الحرب العالمية التانية، دايمًا كان من الأذكياء اللي عملوا وأشرفوا على الغزو النورماندي في الحرب العالمية التانية، وبعد الحرب حاول يترشح للرئاسة في 1948 بس مش حصل على ترشيح الحزب الجمهوري.
بعد كده، بقى رئيس لجامعة كولومبيا، وبعدها بقى قائد لحلف الناتو في 1952، حاول يترشح تاني للرئاسة وفاز بالرئاسة بفرق كبير، خدم فترتين رئاسة، من 1953 لغاية 1961، ومن السياسة الخارجية للسباق الفضائي، كان دايمًا مسؤول عن إدارة وتنفيذ المهام الصعبة، وابتكر المنهج ده إيزنهاور عشان يقدر يركز على المهام بشكل فعال، ومبادئه في ترتيب الأولويات والتخطيط وتوزيع المهام وحذف المهام غير الضرورية بتُستخدم لحد دلوقتي، كل وظيفة كان بيشغلها، كان دايمًا بيحاول يحقق أهدافه ويكون منتج في حياته كل يوم.
مزايا وعيوب إنشاء مصفوفة إيزنهاور
زي أي أداة بتستخدمها في حياتك، فيه فوايد وعيوب لمصفوفة إيزنهاور، من المزايا اللي هتفيدك:
- هتبقى محترف في إدارة وقتك.
- هتعرف تفكر إذا كان بعض المهام تستحق وقتك ولا لأ.
- هتبقى قادر تحلل نفسك ومهامك.
- كمان إدارة الوقت، هتوفر وقت كبير.
أما بالنسبة للعيوب فمنها:
- بيركز على درجة الأهمية والعاجلية بس، ومش عارف يوضح مدى التعقيد والسهولة للمهام.
- في بعض الحالات، بعض الأمور العاجلة والطارئة ممكن متبقاش ليها مكان في القايمة.
- كتابة وتنظيم ومراجعة القايمة يوميًا ممكن تكون متعبة.
- ممكن يكون فيها عدد كبير من المهام المحتاجة إنجاز، وده بيتسبب في الإحباط والضغط، وممكن كمان تاخد وقت ومجهود كبير عشان تحدث القايمة.
إزاي تنشئ مصفوفة إيزنهاورالخاصة بيك في Excel؟
إكسيل برنامج سهل ومعروف كلنا بنستخدمه، وبالتالي مفيش حاجة تعليمية تقريبًا تقدر تستخدمها عشان تعمل مصفوفة إيزنهاور، إكسيل بيقدم أكتر من 400 وظيفة عشان تقدر تعمل المصفوفة أكتر احترافية ومفيدة، كمان إكسيل هو البرنامج الأشهر والأكتر استخدام لجداول البيانات في العالم، ومن أكبر المزايا اللي بيوفرها إنه بيتوافق بشكل سهل مع قوالب وملفات تانية متاحة على الإنترنت.
مهم: عمل دراسة جدوى للبيزنس الأونلاين: خطوات ونصائح للنجاح
في النهاية
في حاجات ممكن تفيدك لما تعمل مصفوفة إيزنهاور، أولها إنك تعمل قايمة بالمهام اللي لازم تعملها كل يوم، لو بتخاف تعمل مصفوفة إيزنهاور مُفصلة، قبل ما تعملها، جرب تعمل قايمة بالمهام اللي لازم تعملها كل يوم، وبكده هتساعد ذاكرتك ترتاح وتقدر تحدد الأولويات بتاعة المهام اللي عاوز تضيفها في القايمة، وحاول تخطط لليوم اللي جاي قد ما تقدر، يعني تقدر تضيف أو تشيل مهام من مصفوفة إيزنهاور قبل ما تنام، وبكده تقدر تراجع المهام وتعيد تقييمها بعد ما تصحى الصبح.
أهم حاجة إنك تحدد أولويات المهام بنفسك ومتسمحش لحد تاني يدير وينظم المهام مكانك، انت بس اللي بتحدد الأولويات بتاعتك وترتب المهام في مصفوفة إيزنهاور.