طريقة Six Sigma لتحليل البيانات

الكل بيحاول يتحسّن في شغله ويقلل من الأخطاء اللي بيعملها ويظبطوا الوقت اللي بيستخدموه في الشغل. فيه كتير من المناهج والتقنيات اللي تم ابتكارها عشان توصلنا للتحسين ده، زي منهجية الـ Kaizen اللي بتركز على التغيير، بشكل خاص التغيير الإيجابي، وفيه منهجية اللين اللي بتحسّن استخدام الموارد والجهد والوقت في نفس الوقت اللي بتحسن فيه رضا العملاء. وفيه كمان منهجية Six Sigma.

Six Sigma هو السلاح السري للشركات الناجحة.

بيتر برتشيل

إقرأ المزيد: مرشد الوظائف – محلل البيانات

ايه هي Six Sigma؟

زي ما بتشوف، وهتلاقي لو بحثت عن كل المناهج دي، إنها شبه بعض بشكل كبير. Six Sigma هي عملية تحسين بتركز على تقليل الأخطاء وزيادة رضا العملاء لمنظمة أو عمل تجاري. بتعتمد الطريقة دي على البيانات والتحليل عشان تتخلص من الأخطاء اللي تقدر تتجنبها وتحسين التقنيات المختلفة من التصنيع للإدارة والتوظيف.

الهدف من منهجية Six Sigma

الهدف من Six Sigma هو تحسين كفاءة العمليات المختلفة في كل أنحاء الشركة، وده بيأدي لتحسين جودة الإنتاج وتقليل الأخطاء. وكمان، هيكون الموظفين أكتر رضا وحماس لتحسين أدائهم في الشغل، وجودة المنتج النهائي هتكون أفضل.

تخيل إن تطوير نظام إدارة الجودة المحسّن مش بيكون بسهوله. فعملية تحليل Six Sigma لازم تعتمد على البيانات. سواء كان موظفين نفس الشركة اللي يقوموا بعملية تحليل Six Sigma أو لا، لازم يكون أعضاء فريق البحث على دراية بالأسلوب. لو متمش عمل عملية Six Sigma بشكل احترافي، مش هينتج نتائج بدقة. وعلشان كدا، لازم يتم تنفيذ خطوات محددة من العملية دي من خلال ناس بيعرفوا يعملوا ايه علشان يحققوا نتيجة مثالية للمؤسسة.

المنهجية دي مش بس بتساعد الشركات تعرف إزاي يحسّنوا من نتائج شغلهم، لكن بتعرفهم كمان على إمكانيات جديدة واللي ممكن ينفذوها عشان يحسّنوا الشغل بتاعهم. النظام ده بيتطبق في كل مجالات الصناعة، لإنه بيساعد الشركة تعمل الشغل بشكل أفضل، وده بيكون واضح من أصل المنهجية وتاريخها.

تاريخ منهجية Six Sigma

المنهج ده كان موجود وفيه أدوات إحصائية وأساليب للتحليل الإحصائي من الأساسيات من القرن العشرين، بس الشركة اللي استخدمته أول مرة كانت شركة موتورولا في 1984. وفي البداية استخدمت الميثودولوجي دي والأدوات اللي بتتبعها علشان تقلل عدد الأجزاء المعيبة اللي بيتم انتاجها، بس لما شافوا ازاي الميثودولوجي ده نفسه بيحسّن العملية، بدأوا يستخدموه في حاجات تانية في الشركة.

بعد ما انتشرت من شركة موتورولا، الشركات الكبيرة والصغيرة بدأت تستخدم منهجية الـ Six Sigma في مختلف الصناعات. وفي أواخر التسعينات، كانت المنهجية دي معروفة بس بين الناس اللي كانوا “جوا الصناعة”. وفي الوقت ده، زادت شهرة منهجية الـ Six Sigma بسبب جاك ويلش، الرئيس التنفيذي اللي قاد إحدى أكبر الشركات في التاريخ، جنرال إلكتريك.

جاك ويلش زود قيمة شركة جنرال الكتريك بنسبة 4000% خلال فترة توليه منصب الرئيس التنفيذي للشركة من سنة 1981 لغاية 2011. كتير من المسؤولين في الشركة، وزمايله، وحتى الويلش نفسه بينسبوا منهجية الـ Six Sigma للسبب الرئيسي وراء زيادة قيمة الشركة. الكتريك حققت الزيادة دي مش بس بزيادة الأرباح والإيرادات، كمان بتوفير كمية كبيرة من الفلوس.

امتى لازم تستخدم منهجية Six Sigma؟

قبل ما تستخدم المنهجية، لازم توضح أهداف شغلك أو مشاريعك. من خلال تحديد المجالات اللي عايز تستفيد منها بطريقة Six Sigma والمجالات اللي عايز تخفض فيها الهدر، هتكون عملت الخطوة الأولى.

إدارة مشروع

التقنية دي بنفسها نظام لإدارة المشاريع، وبيقدر يثبت كمان نظم إدارة مشاريع تانية لو تم تطبيقها. مش مهم انت شغال في مجال إيه ومهما كان حجم المشروع، ممكن تستفيد عادي من طريقة Six Sigma.

العمليات التشغيلية

ممكن تستخدم المنهجية إذا كنت مركز على العمليات التشغيلية. دي بتشمل التصنيع وإدارة الفترات اللي قبل التصنيع وخلاله وبعده. في المرحلة اللي قبل الإنتاج في المشروع، وكمان خلال الإنتاج، لازم تاخد إجراءات كتير. لازم تدير الخطط وتنفذ كل العمليات. علشان كدا، بيتم استخدام منهجية Six Sigma لإدارة وتعديل جوانب مختلفة في المشروع.

تقليل المخلفات

بتقدر تستخدم المنهجية كمان لو كنت بتدور على طريقة لتقليل كمية الهدر اللي بتنتجها شركتك. الهدر ده ممكن يكون وقت، ومواد خام أو مصنعة، وجهد أو طاقة، ومصادر مختلفة تانية.

القضاء على الاخطاء والعيوب

واحدة من الطرق التانية اللي ممكن تستخدم فيها منهجية Six Sigma هي استخدامها لتقليل الأخطاء، الأخطاء أو المنتجات المعيبة. لكن عشان تحقق ده، لازم تحدد المشكلات نفسها الاول. لازم تعمل بحث، وتحليل للبيانات الحالية، وتحدد بدقة اللي كان بيسبب لشركتك الأخطاء، أو إنتاج منتجات معيبة.

زيادة الكفاءة

من أكتر الأسباب اللي تستخدم فيها المنهجية دي هو إنها بتزود كفاءة شغل مؤسستك. بتطور إنتاجية الموظفين وكمان الشغل نفسه.

إرضاء الموظفين والعملاء

الهدف الأساسي من المنهجية دي هو تحقيق رضا عالي للعملاء. في الوقت نفسه، لازم المؤسسة تحافظ على رضا وسعادة موظفيها كمان. وعلشان كدا، المنهجية بتفيد في الحفاظ على مستوى رضا مستقر.

تصميم جديد

المنهجية دي ممكن تُستخدم عشان تحلل العمليات والتصميمات اللي مش بتشتغل وتستبدلها بتانية فعالة. والاستبدال ده ممكن يتم في كل المراحل: مرحلة ما قبل الإنتاج، الإنتاج، التسويق، خدمة العملاء، وغيرها.

أساليب Six Sigma

كلامنا دلوقتي عن “الأساليب الفرعية” اللي بيتم اتباعها في Six Sigma، والأساليب دي بتختلف في بعض الخصائص بس الهدف النهائي للكل هو تحسين الكفاءة. وفيه اتنين أساليب رئيسية: DMAIC و DMADV.

DMAIC (تحديد ، قياس ، تحليل ، تحسين ، تحكم)

DMAIC بيتم التركيز فيها على تطوير الحاجات اللي بتتم في المصنع أو الشركة، وده اللي بيجي في البال لما حد بيتكلم عن Six Sigma. وهنشرح كل حرف من DMAIC ونعرف كل التفاصيل عنه.

• D: فيها بتحدد احتياجات العملاء ومتطلباتهم لتلبية اهداف المشروع.
• M: بيتم قياس الصفات الرئيسية للعملية الموجودة وجمع المعلومات عنها.
• A: بتحلل البيانات المجمعة من العملية وتستهدف الأهداف الرئيسية اللي بتحقق أكبر تأثير على العملية.
• I: بتحسّن العمليات وبتركز على اختبار عمل كل موظف وبتتحقق من نجاح التحسينات.
• C: فيها بيتم التحكم في المنهجية في المستقبل عشان تحافظ على مستوى منخفض من الأخطاء في المنظمة واستمرار العمليات الجيدة.

DMADV (تعريف ، قياس ، تحليل ، تصميم ، تحقق)

DMADV بيركز على إضافة عمليات جديدة لمنهجية Six Sigma. بينتج منتجات جديدة تتعامل مع التقنية دي زي ما بيحصل في DMAIC. خلينا بقي نحلل الاختصار نفسه:

• D: لازم نحدد أهداف الزبائن والشركة.
• M: لازم نقيس جودة الشركة اللي هي حرجة للجودة (CTQ). دول بيشملوا قدرات كل منتجات الشركة وخدماتها أو مشروعاتها، والمخاطر اللي الشركة بتتحملها بشكل عام.
• A: لازم نحلل المعلومات اللي جمعناها من عملية القياس.
• D: لازم نصمم عمليات جديدة ونحسّن الخدمات بناءًا على التحليل اللي عملناه في الخطوة اللي فاتت. ده هو الجزء اللي بيعرّف وبيحدد المرحلة دي من الطريقة الفرعية.
• V: لازم نتأكد من التصميمات الجديدة بشغل تجريبي. منهجية Six Sigma بتتطبق بنجاح على التصميمات والعمليات والمنتجات والخدمات الجديدة، وبعد كده بيتم تقديمها للشركة. والمنتجات دي بتتقدم للزبائن والعملاء والمشترين بشكل عام.

ايه هي فوائد طريقة Six Sigma؟

المنهجية دي بتحسّن الشركة والإدارة بتاعتها، وفي نفس الوقت بتحسّن الناس اللي بيستخدموا الطريقة دي كمان. فخلينا نشوف مع بعض شوية من مزايا منهجية Six Sigma:

القضاء على قرارات “الشعور الغريزي”

لو مش عارف معلومات الشركة اللي بتشتغل فيها، هتبني قراراتك على مشاعرك ومش هتبقى دي طريقة سليمة لإدارة أي شغل، مهما كان حجمه. استخدام طريقة Six Sigma لتحليل البيانات بيحميك إنك مش تعتمد على حدسك في اتخاذ القرارات، البيانات اللي بتجمعها والتحليل هما اللي بيضمنوا إنك تعمل قرارات سليمة. ده الطريق الوحيد إنك تقدر تتخذ قرارات موضوعية وتحل المشاكل وتبقى أحسن في شغلك.

تكوين فريق مؤهل

نجاح الطريقة دي بيقف على تعاون الفريق كله، مجرد جهد فردي مش هيوصل لحاجة. لازم تبني فريق يقدر يعبر عن أفكاره ويشتغل بشكل كويس مع الأقسام التانية وأعضاء الفريق التانيين. كده هتبقى الطريقة دي بتحسّن التعاون والتواصل بين الأقسام داخل الشركة بشكل عام.

تحسين الجودة

بصراحة، أكتر فايدة حلوة في طريقة Six Sigma هي تحسين كل العمليات. استخدام الطريقة دي بيقدر يحسّن الفترات من جمع المواد الخام لحد خدمة العملاء بعد ما يتم توصيل المنتج.

رضا العملاء

جودة المنتج أو الخدمة النهائية اللي بتقدمها هي اللي بتحدد رضا العملاء. تفكر في كل دولاب زي مجموعة دومينو. لو استخدمت طريقة ال Six Sigma علي واحد من الدومينو دول، هتلاقي إنهم هيوصلوا للأخر بطريقة إيجابية. وتجربة العملاء مع المنتج أو الخدمة اللي بتقدمها هي الدومينو الأخير والأهم.

إزالة النفايات

إدارة الجودة الأفضل مع إدارة الوقت المحسّنة هي اللي هتساعدك على تقليل النفايات اللي بتنتجها. النفايات دي، ممكن تكون أخطاء أو عيوب، وده ممكن يترجم لوقت ضايع، جهد أو طاقة ضايعة، فريق عمل ضايع، أو حتى إمكانيات المنتج أو الخدمة اللي ضايعة.

زيادة الانتاجية

لو هتشوف المعلومات المهمة بتاعة شركتك بالتفصيل، هتقدر تخطّط للمنتجات أو الخدمات اللي جاية بطريقة أفضل. الخطّة اللي بتعتمدها بإستراتيجيات متقنة هيزود انتاجية الشركة وبكدا تحسين مستوى الإنتاج. ممكن تساعد في تحسين إنتاجية الموظفين وزيادة حجم الإنتاج كمان.

أحزمة طريقة Six Sigma

انت عارف الكاراتيه؟ وعارف إنّ فيه أحزمة بتدل على مستوى خبرة المتدربين؟ نفس الفكرة بالنسبة لأحزمة منهجية Six Sigma، هنبدأ بتدريج الخبرة والتدريب بالشكل ده:

المديرين

القيادة فوق هي اللي مسؤولة عن إدارة العملية كلها، يعني المدير التنفيذي وأعضاء مجلس الإدارة وفريق الإدارة العليا هم اللي يبدأوا تنفيذ منهجية Six Sigma، وبعدها هم اللي بيشرفوا على كل العملية في تطبيق المنهجية دي.

الابطال

الأبطال هما اللي بيتأكدوا إن العملية بتمشي كويس، مثال: لو المديرين التنفيذيين هما أصحاب مطعم، الأبطال هم المديرين التنفيذيين المسؤولين عن الإدارة اليومية للمطعم. هما اللي بيتفاعلوا مع كل الموظفين ويعلموهم في التدريب. الأبطال بيتم اختيارهم بعناية من المديرين التنفيذيين.

أحزمة Master Black

الأبطال بيختاروا المدربين الأسود الرئيسيين كويس وبيعلّموهم منهجية Six Sigma. والمدربين الأسود الرئيسيين هم اللي بيعلّموا ويدرّبوا الموظفين اللي خبرتهم أقل، وبيكونوا مسؤولين عن اختيار المشاريع المناسبة لتطبيق منهجية Six Sigma.

الأحزمة الخضراء

الأحزمة الخضراء بيتولوا قيادة المشاريع اللي يختارها المدربين الأسود الرئيسيين لتطبيق منهجية Six Sigma. وعادة هما اللي بيقودوا المشاريع دي، بس دايمًا بيكون ليهم تقرير للمدربين الأسود الرئيسيين.

الأحزمة الصفراء

الأحزمة الصفراء مش بتملك معرفة كويسة بالمنهجية زي اللي عند المدربين الأسود الرئيسيين والأبطال. بالرغم من إنهم ما بيعرفوش كل التفاصيل، بس بيشاركوا في المشاريع.

الأحزمة البيضاء

الأحزمة البيضاء هما اللي بيبدأوا يتعرفوا على منهجية Six Sigma. ممكن يكونوا عارفين معنى المفهوم، بس مش هيحتاجوا يعملوا أي تدريب أو امتحان عشان ياخدوا اللون ده من الحزام. الاعتماد عليها ممكن ياخد ساعات قليلة بس، وده هو أول حزام في السلسلة.

شهادات لأحزمة Six Sigma

أي شخص يقدر يقدم طلب عشان ياخد شهادة واحدة من الأحزمة الستة سيغما، بس مفيش منظمة واحدة بس بتقدم الشهادات دي. فيه كتير من المؤسسات المختلفة بإجراءات تقديم مختلفة. المدارس التانية والشركات الخاصة بتقدم خطوات مختلفة عشان تاخد الشهادات اللازمة.

على الرغم من إنه مفيش طريقة واحدة للاستحواذ عليها، أكيد بتحتاج مجموعة معينة من المهارات والمعرفة الأساسية بمنهجية Six Sigma. ممكن تقدم طلب عشان تاخدد الشهادة من خلال الإنترنت أو عن طريق مدرسة تجارية. التدريب ليها ممكن يتم في أماكن مختلفة ومن خلال مراحل مختلفة.

التدريب على منهجية Six Sigma ممكن تتعلمه في مكتب مع خبراء؛ وممكن تتعلمه من نفس المحترفين على الموقع؛ ممكن تتعلمه بنفسك عن طريق الإنترنت أو تستخدم دمج منهم كلهم. الشهادات بتاخدها بعد ما ينجح المرشح في الاختبار التحريري.

ايه اللي ممكن تقدمه ليك شهادة Six Sigma؟

مش بكتر الشهادات لو عندك شهادات وانت بتقدم على وظيفة، عشان كدا لو فرضنا انت بتقدم على وظيفة Business Analyst في شركة متوسطة الحجم، ممكن تاخد معاك شهادات كتير من أحداث وجمعيات غير حكومية، بس دول مش هيساعدوك تأمّن علي الوظيفة. بس شهادة Six Sigma مختلفة شوية عنهم.

الشهادة دي بتبين إنك قادر تحسّن أدائك، وأداء زمايلك، وجودة الشركة اللي بتشتغل فيها. مش مجرد ورقة، فهي بتقول عنك “أنا مؤهل إني أحسّن الشغل اللي بعمله”. الشهادة كمان بتساعدك تكون بارز بين المرشحين التانيين، وحتى لو انت مبسوط بوظيفتك، ممكن تجيب راتب أعلى وتتعامل معاك على إنك مؤهل لوظائف أعلى وترقيات عامة.

مش شرط إنها طريقة ضرورية عشان تتقدم في الحياة الوظيفية، بس بتكلف مبالغ كبيرة إنك تتبع خطوات Six Sigma. كل مرحلة في الـ Belt معناها تدريبات وشغل أكتر، واللي بيكلفك وقت وفلوس. ممكن تعملها وممكن تقرر إنك مش عايز، بس لو عملتها، اطمن إنها هتفيدك جدًا.

مصطلحات Six Sigma

هتحتاج تفهم شوية مفاهيم رئيسية ومصطلحات مفيدة ومستخدمة في المنهجية، ودي شوية منها:

• 7 أنواع من الإهدار: ده مفهوم ياباني بيدور على الموارد اللي بتضيع في مجالات النقل، المخزون، الحركة، الانتظار، الإنتاج الزائد، والعيوب في الشركة.
• مستوى الجودة المقبول: ده مستوى الجودة اللي مُحدد بشكل رسمي. المنتجات والخدمات لازم يتكون وافية بمعايير مستوى الجودة المقبول.
• Checksheet: ده جدول بيجمع بيانات على مدار الوقت، وهي أداة “لازم تكون موجودة” في كل عملية Six Sigma عشان تراقب المشاكل اللي بتحصل.
• DPMO: بيشير اختصار DPMO لعدد العيوب لكل مليون فرصة.
• DMAIC ، DMADV ، الحرجة للجودة (CTQ): اتكلمنا عنهم فوق.
• منهجية كايزن: هي فكرة يابانية بتركز على التغيير والتحسين المستمر زي منهجية Six Sigma.
• Tollgates: هي فترات انتظار ومراجعة بين كل خطوة في تطبيق منهجية Six Sigma.
• Value Target: هدف مالي مُحدد للمشروع واللي هتستخدم فيه منهجية Six Sigma.
• SIPOC: ده اختصار لـ Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers، وبتحاول من خلاله ترسم خريطة العملية لعمل تحليل شامل للأعمال.

أدوات مفيدة لتطبيق تقنية Six Sigma

دي مجموعة من الأدوات اللي هتساعدك في تطبيق المنهجية دي.

Kanban Board

الـ Kanban system بيسّهل شغل المشروع من غير ما يوقف ويضمن إنه مستمر من الأول للآخر. ده بيقلل الكم الفاضي في العملية وبيساعد على تيسير العملية بشكل مرئي. ممكن تحمل وتستخدم برنامج الـ Excel اللي بيضم قالب الـ Kanban Board وتعدل عليه على حسب احتياجاتك. ولو كنت بتفضل الشغل أونلاين، ممكن تحمل قالب Kanban Board لـ Google Sheets.

الاسباب الخمسة

التقنية دي مش حاجة تقدر تحملها من النت، ولا تعملها باستخدام أي أدوات. بس ممكن تعملها باستخدام ورقة وقلم، أو حتى تعملها في دماغك! لو كنت بتواجه مشكلة ومش عارف توصل لسببها الحقيقي، ممكن تستخدم التقنية دي. ببساطة، اسأل 5 أسئلة “ليه أو لماذا” بالترتيب. مثلا:

1. ليه الناس مش عجبها منتجنا؟
   جواب: عشان التعديلات اللي عملناها في التصميم ماعجبتش الزباين.
2. ليه ماعجبتش الزباين التعديلات اللي عملناها في التصميم؟
   جواب: عشان احنا غيّرنا التصميم على المنتج بناءًا على انقطاع في الميزانية.
3. ليه قطعنا في الميزانية وغيّرنا التصميم بناءًا عليها؟
   جواب: عشان الشركة مكسبتش كفاية في السنة اللي فاتت.
4. ليه الشركة مكسبتش كفاية في السنة اللي فاتت؟
   جواب: عشان كان عندنا كتير هدر في عملية الإنتاج ومنتجاتنا مكنتش عالية الجودة.

وهكذا، التحليل بـ “لماذا” هيعرفك سبب مشكلتك. ولو كنت تفتكر إنك مش هتوصل للسبب الحقيقي لمشكلتك، ممكن تستخدم “خمسة لماذا” إضافية. ولو عايز أداة عن طريق الإنترنت، ممكن تنزل قالب خمسة لماذا على برنامج جوجل شيت، ممكن تشتغل من أي جهاز مع زمايلك في الشغل في نفس الوقت.

مهم: تحليل مخططات باريتو – كيفية استخدامها لتحسين أداء العمليات

Pareto Chart

مبدأ باريتو بيركز على نسبة 80/20. الفكرة إنه عدد قليل من الأفعال، الناس، أو القرارات، (20%) بتكون مهمة جدًا وبتأثر بشكل كبير على المجموع (80%). بتستخدم الـ Pareto chart علشان توضح النتائج بشكل بصري، وده بيتكون من شارت بارز وخط. لو عايز تستخدمها أونلاين مع زمايلك، ممكن تحمل Pareto Chart Google Sheets Template.