تحسين إدارة المخزون – التقنيات المتقدمة والتحديات المستقبلية

إدارة المخزون عملية مهمة في متابعة أي مخزون، التقنيات الحديثة بتساعد الشركات تكسب فلوس أكتر، وعشان مبدأها الأساسي إنها بتحاول توفر فلوس، في التدوينة دي هنتكلم عن أهداف إدارة المخزون، والأدوات التقنية اللي ممكن تستخدمها عشان تدير المخزون، كمان هنعرف ليه تحسين إدارة المخزون حاجة مهمة.

المخزون المنظم بيأدي لاستدامة الأعمال التجارية وتلبية توقعات العملاء.

جيمس كلير

إقرأ المزيد: مصفوفة إيزنهاور: إزاي تحدد أولوياتك وتزود الإنتاجية؟

ايه هي أهداف نظام إدارة المخزون؟

أهداف إدارة المخزون بيبقى فيها جزء مادي وجزء مالي:

• المادي، الحاجات اللي في المخزون لازم تكون متوفرة بكميات كافية.
• المالي، لازم نحاول نقلل قدر الإمكان من رأس المال اللي بيُستخدم في المخزون.

ودي بعض أهم أهداف إدارة المخزون:

تنفيذ الطلبيات

يعني أول حاجة، متقدرش تنفذ طلب استلام لو مش عارف بالظبط كام عدد المنتجات اللي عندك في المخزن، ولازم تكون عندك المنتجات المناسبة متاحة في الوقت المناسب، وإلا هيحصل مشاكل. عشان نوضح أكتر، هنفرض إنك بتبيع ألعاب، استلمت طلب 100 صندوق بس لما جردت المخزن، اكتشفت إنه في الحقيقة اللي موجود 50 صندوق في المخزن، المندوب بياخد طلب الألعاب من غير ما يعرف الوضع في المخزن وده اللي بيسبب المشاكل.

وجود دعم كويس للمخزن

من المواد الخام للمنتج النهائي، لازم يكون في مخزون متوفر قبل كدا، ولازم تزود المواد المطلوبة بكمية كويسة عشان المنتجات مش تنقص في وقت احتياج العميل. متابعة المخزون هو طريقة بتتأكد بيها من إن المخزون مستعد ينفذ احتياجات العميل، وتقدر تحدد أهداف محددة لاحتياجات العملاء بس لازم يكون عندك إمداد كويس عشان تعمل كده.

التحكم في المخزون

لازم يكون عندك سجل نظامي للمخزون عشان تتحكم فيه بشكل أحسن، وجود النظام ده بيساعدك في السيطرة على المخزون وبيمنعك من الوقوع في الأخطاء زي تكرار الطلبيات و الحفاظ على المخزون، ولازم تشوف الزيادة في المخزون أو النقص.

معروف إن النقص في المخزون ممكن يفسد أي طلب من العملاء، بس المنتجات الزيادة في المخزون مش أقل خطورة من كدا كمان، لو افترضنا إنك بتشتغل في مجال فيه مواد بتتلف لو مش استخدمتها في مدة محددة، وده هيسبب ليك مشاكل كتير، وكده هتبقى عندك تكاليف زيادة ومجهود أكتر عشان تتخلص منهم.

تقليل التكاليف

الهدف الرئيسي من إدارة المخزون هو تقليل التكاليف، لازم تحاول تقلل من رأس المال الغير ضروري عشان تكون ماشي كويس، ولازم تحاول تحافظ على الاستثمار في المخزون على أقل مستوى، وتحاول تسيطر على تكلفة المواد عشان تقلل من تكلفة الإنتاج. لو المنتجات بيتم بيعها بشكل بطئ، ممكن يتحول رأس مالك فجأة لمصاريف.

فالهدف الأساسي لإدارة المخزون هو إنك تتأكد إنك مش تخسر فلوس بسبب المخزون اللي عندك، ولازم تستخدم المنتجات قبل ما تفقد قيمتها الأصلية. لازم تقلل رأس المال العامل على قد ما تقدر، عشان مطلوب لأنشطة تانية زي العمليات والمبيعات، ولما تدير المخزون بشكل صح، بتقلل من تكاليف الشراء وتكاليف التخزين.

تجنب الخسائر أو التالف

إدارة المخزون بتكون مسؤولة في التعامل مع الخسائر والتالف، ضياع أو تلف أي منتج بيحصل كتير لو مفيش نظام مظبوط. كمان، السرقة دايمًا مخاطرة لازم تهتم بيها، مهما كان نوع الشغل اللي بتعمله. لازم تحافظ على سجل منظم للمنتجات عشان تقلل احتمال الخسارة، حتى لو مش بيتم القضاء على الخطر بالكامل.

الحفاظ على سجل بيمنع أي إهدار محتمل وكمان بيحمي الشركة من السرقة، وفي حالة وجود كميات كبيرة من المنتجات، الخطر وقتها بيبقى أكبر.

تحسين الإنتاج الكلي

إدارة المخزون بتحسّن الإنتاج على كذا مستوى، لما تحب تغير حاجة في الإنتاج، النظام بيساعدك تعملها بسرعة. كمان لو حابب تزود أو تقلل من الإنتاج، أول حاجة تشوفها هي نظام المخزون وتحدد منه إزاي هتشغل الإنتاج.

تحسين مبيعات المنتجات

المبيعات مرحلة صعبة ومهمة في العملية كلها، بتساعد في فهم الوضع الحالي وعمل افتراضات مستقبلية بناءًا على التحليل، تقدر تكتشف السلع بطيئة الحركة مثلا وتتخلص منها.

تخيل إنك بتبيع مستلزمات تجميلية، بعض المنتجات عندك مش ماشية مع السوق بشكل كبير، المبيعات مش زي ما توقعت والمنتجات دي كلها بتفضل على الرفوف، الحفاظ على المنتجات دي اللي مش متماشية مع السوق وبتتباع ببطئ مش هيبقى حل صح. في الحالة دي، تقدر تخفض الأسعار عشان تتخلص منهم، أو حتى تلاقي طريقة تانية عشان تتخلص منهم.

تقنيات إدارة المخزون

هنتكلم عن التقنيات اللي ممكن تستخدمها عشان تدير المخزون.

كمية الطلب الاقتصادي “Economic Order Quantity”

فيه معادلة بيتم استخدامها عشان تحسب الكمية الأحسن للطلب والهدف منها تخفيض التكاليف العامة وتقليل المخزون. اسم التقنية EOQ، معناها الكمية الأقل من المخزون اللي لازم تطلبه عشان تنفذ الطلب بأقل تكلفة.

الإيجابيات:

• تخفيض تكاليف الحفظ والطلب.
• تقليل التخزين.

السلبيات:

• بتحتاج متابعة مستمرة.
• محتاجه بيانات مُفصّلة للحسابات.
• بتتعمل بالافتراضيات.

أقل كمية ممكن للطلب “Minimum Order Quantity”

MOQ هو الحد الأقل المحدد من المورد اللي لازم على التاجر يشتريه عشان ياخد المنتج المطلوب.

الإيجابيات:

• بيوفر أفضل سعر ممكن للوحدة المتاحة.
• بيسمح للموردين بزيادة أرباحهم.
• بيحافظ على تدفق نقدي كويس.

السلبيات:

• ممكن تكون التكاليف الأولية كبيرة.

تحليل ABC

دي تقنية بتقسّم المخزون لـ 3 فئات بناءًا على قيمتها من ناحية المبيعات.

1. الفئة A: بتمثل المنتجات الأكتر قيمة.
2. الفئة B: بتمثل المنتجات اللي قيمتها متوسطة.
3. والفئة C: بتمثل المنتجات اللي قيمتها أقل.

الإيجابيات:

• بتوفر دقة في المخزون.
• بتساعد في توقع الطلب.

السلبيات:

• بتتعارض مع أنظمة المخزون التانية.
• بتحتاج لموارد كتير من الأنظمة التانية.

الوقت المناسب لإدارة المخزون

الهدف منها تخفيض تكاليف المخزون، بدل من طلب كمية كبيرة من المنتج، ممكن الشركات تطلب الكمية المطلوبة بس.

الإيجابيات:

• تقليل تكاليف المخزون.
• التخلص من مخاطر المنتجات اللي مش بتتباع.
• تحسين التدفق النقدي.

السلبيات:

• خطر قلة المخزون.
• ممكن يكون تنفيذه صعب.

جرد المخزون الآمن “Safety Stock Inventory”

الـ Safety Stock هو مخزون إحتياطي عشان نضمن إنه لو في طلب غير متوقع هيكون عندنا مخزون كافي، ومهم أوي تحديد قيمة الـ safety stock بالطريقة الصحيحة.

الإيجابيات:

• بيحمي من التغيرات السريعة في الطلب.
• بيمنع نفاد المخزون.
• بيساعد في التحضير للتوقعات الغير مؤكدة.

السلبيات:

• زيادة في التكاليف.

إستخدام FIFO و LIFO في إدارة المخزون

FIFO معناه ” اللي جه الأول يتعامل بيه الأول” يعني الحاجات الأولى اللي دخلت المخزن هي اللي تطلع الأول. LIFO معناه ” اللي جه الآخر يتعامل بيه الأول” يعني الحاجات اللي دخلت المخزن في الأخر هي اللي لازم تبيعها الأول.

الإيجابيات بالنسبة لـ FIFO:

• بيحافظ على الجرد.
• بيحفاظ على الحد الأقصى من المخزون والأرباح العالية.

السلبيات بالنسبة لـ FIFO:

• ممكن يظهر السعر بشكل مش دقيق لما تزيد أسعار المواد بسرعة.
• مش مفيد لما يرتبط بالضرائب.

الإيجابيات بالنسبة لـ LIFO:

• ليه ميزة ضريبية.
• بيساعد في منع فساد المخزون.

السلبيات بالنسبة لـ LIFO:

• محتاج إدارة سجلات معقدة.
• ممكن يكون صعب الحفاظ عليه.

إعادة ترتيب معادلة النقطة “Reorder Point Formula”

بيعرفك أقل كمية في المخزون اللي وصلت ليه، وبيعرفك معاد الطلب عشان تجدد المخزون. بيتحسب بضرب “متوسط الوحدات المباعة في اليوم” في “متوسط الوقت المطلوب لعمل الطلب” زائد “المخزون الإضافي اللي بنحتفظ به”.

الإيجابيات:

• بيساعد في تجديد المخزون اللي يناسب حاجة السوق.
• بيحمي من التقلبات اللي بتحصل في السوق.

السلبيات:

• ممكن يعمل زحام للكميات في حالة وصول أصناف كتير لنفس المستوى.
• مفيش ترتيب معين عشان العناصر بتيجي بشكل عشوائي.

متابعة الدفعة “Batch Tracking”

الـ Batch Tracking بيتابع البضائع على طول سلسلة التوزيع باستخدام أرقام الـ Batch، اللي بيعرفنا كل مرحلة في رحلة البضاعة جت منين وراحت فين، وكام الحاجات اللي اتشحنت، وامتى تنتهي صلاحيتها.

الإيجابيات:

• الإسترجاع سريع وبسيط.
• بيخفض أخطاء الحسابات.
• علاقات أفضل مع الموردين.

السلبيات:

• بيحتاج اهتمام إضافي.

جرد الشحنة “Consignment Inventory”

اتفاق كويس لكل طرف بين تاجر الجملة وتاجر التجزئة، يعني تاجر الجملة بيدي البضاعة لتاجر التجزئة (الموكل)، من غير ما ياخد فلوس قبل ما الموكل يبيع البضاعة.

الإيجابيات لتاجر الجملة:

• تكلفة نقل البضاعة أقل.
• فرصة اختبار الأسواق والمنتجات الجديدة.
• التسويق المباشر لتاجر التجزئة.

الإيجابيات لتاجر بالتجزئة:

• المخاطر أقل وتدفق النقدية أكبر.
• فرصة إرجاع البضاعة اللي مش بتتباع من غير تكاليف.
• وجود تشكيلة كبيرة من المنتجات من غير تعطيل رأس المال.

السلبيات لتاجر الجملة:

• تكاليف الشحن لكميات كبيرة من المخزون الجديد.
• إمكانية الخسارة في حالة عدم بيع المنتجات.

السلبيات لتاجر بالتجزئة:

• العديد من نظم المخزون مش بتتعامل بشكل كويس مع المخزون الموكل.
• صعوبة إدارة الحركة المستمرة للمخزون الموكل على جدول بيانات.

إدارة المخزون الدائم “Perpetual Inventory Management”

تقنية بتحدّث البيانات بشكل مستمر وأول ما يحصل أي تغيير في المخزون زي عمليات الشراء والبيع والإضافات والخصومات، بتستخدم أنظمة إلكترونية عشان تتابع المخزون زي برامج وتطبيقات إدارة المخزون.

الإيجابيات:

• بتسمح بإدارة أكتر من موقع بسهولة.
• سهولة الوصول للنظام.
• توفير معلومات محدثة عن المخزون.

السلبيات:

• تكلفة إعداد النظام ممكن تكون كبيرة.
• إحتياج الموظفين لتدريبات إضافية لاستخدام النظام.

أداة Dropshipping

دي طريقة بيُستخدم فيها طرف تالت عشان تدير المنتجات بدالك وتشحنها مباشرة للعميل. يعني لما يجيلك طلبية، بتبعت الطلب للمورد والمورد بيتولى التعامل مع الطلب في نفس الوقت للعميل.

الإيجابيات:

• بيقلل تكاليف المخزون وتكاليف الطلبات.
• بيزود التدفق النقدي للمشروع.
• فرصة لاختبار منتجات جديدة بأقل مخاطر.

السلبيات:

• بتقلل من سيطرتك على المشروع.
• وجود منافسة عالية.
• بتنتج عنها تجزئة الطلبات والشحنات.

أداة Lean Manufacturing

دي طريقة هدفها تحسين الكفاءة وزيادة قيمة المنتج من خلال التخلص من التالف والأنشطة اللي مش بتضيف قيمة.

الإيجابيات:

• بيقلل من كمية المواد الخام والمنتجات النهائية المخزنة.
• بيقلل من الوقت اللازم للوصول للمنتج النهائي.

السلبيات:

• محتاج مشاركة كل الموظفين في الطريقة.
• بيحتاج كمان لتعديل شامل لأنظمة الإنتاج في الشركة.

أدوات Six Sigma و Lean Six Sigma

“Six Sigma ” هدفها تحسين أداء الشركات بزيادة الأرباح وتقليل النمو الزائد للمخزون. أما “Lean Six Sigma” بتزود مزايا “Six Sigma” بإزالة التالف والمفقود بطريقة علمية وتقليل الفروق.

الإيجابيات:

• بتبعد التالف.
• بتزود قيمة وجودة المنتجات.

السلبيات:

• بتزود التكاليف الإدارية والتشغيلية.
• من الصعب تنفيذها بدقة.

توقعات الطلب “Demand Forecasting”

إزاي تعرف العملاء اللي هيشتروا وايه الكمية والتوقيت المناسب ليهم، كل ده بيتعمل عن طريق دراسة المبيعات القديمة.

الإيجابيات:

• بتدي نظرة مفيدة عن الأمور.
• بتبدأ من نقطة الصفر.
• بتزود الربحية العامة.

السلبيات:

• مش كل الأوضاع بتقدر تتوقعها.
• ممكن تاخد وقت كبير.

الشحن بالجملة “Bulk Shipments”

دي تقنية بتُستخدم عشان تحط المخزون في “palletizing” وتشحنه كله في نفس الوقت، وده بيوفر تكاليف الشحن ومناسب للطلبيات اللي بيطلبها العملاء بكميات كبيرة.

الإيجابيات:

• بيخفض تكاليف الشحن.
• بيقدر يدي أكبر ربح.
• مناسب للبضاعه اللي مدة صلاحيتها طويلة.

السلبيات:

• بيزود تكاليف حفظ المخزون.
• فيه مخاطرة كبيرة في الاستثمار.

عملية إدارة المخزون

هنوضح ليك أهم الخطوات اللي محتاج تكون عارفها لإدارة المخزون.

1) التنبؤ بالطلب

التنبؤ بالطلب هو الخطوة الأولى المهمة لإدارة المخزون بطريقة صحيحة، لو عندك بيانات عن المبيعات اللي قبل كده، تقدر تستخدمها عشان تتوقع المبيعات المستقبلية وترتب المخزون بناءًا على التوقعات دي، ولو انت بتبدأ مشروع جديد ومعندكش بيانات، ممكن تركز على البحث السوقي وتحاول تحقق الكمية الأحسن للمخزون، عشان متوكنش تكاليف الحفظ عالية أو إن المخزون يخلص.

2) راجع ميزانيتك

قبل ما تبدأ إدارة المخزون، لازم تتأكد إن كل المصاريف اللي محسوبة في الحساب بتاعك متناسبة مع الميزانية اللي عندك. مراجعة الميزانية هو إنك تحدد هتقدر تدفع كام في الطلبية وكمان تراجع أي تغييرات في الأسعار.

3) تخطيط المخزن بتاعك

بعد الميزانية، لازم تخطط لمكان المخزون بتاعك، التحكم في المكان اللي بيتم فيه حفظ المخزون هو خطوة مهمة في العملية دي، لازم تهتم بظروف التخزين عشان أنواع المواد المختلفة بتحتاج لأنواع مختلفة من التخزين، إدارة المستودع بتسمحلك كمان بتصنيف المخزون، يعني الأصناف بتتحط بناءًا على تكرار بيعها عشان تقدر تستغل المساحة بطريقة كويسة.

4) اعمل قايمة ترتيب للأوليات

من الأفضل إنك تعمل قايمة مبدئية بكل الأصناف اللي بتحتاج تطلبها، القايمة دي لازم تتعمل على أساس الكمية السابقة من الطلبيات اللي وصلتلك، بعد ما تعمل القايمة، لازم تتأكد من مخزونك الحالي وكمان المخزون الزيادة اللي ممكن تستخدمه في تحديث القايمة وتحديد الطلبية النهائية.

5) اختار تقنية معينة

لازم تقّيم كل تقنيات إدارة المخزون وتحدد أي واحدة فيهم هي الأنسب لحالتك، الموضوع هو اختيار الطريقة اللي هتكلفك أقل وفي نفس الوقت تنفذ احتياجاتك، ممكن تشوف مميزات وعيوب كل تقنية والاختيار ليك.

6) شوف الأداة المناسبة لتنفيذ طريقة التقنية اللي اختارتها

لما تختار الطريقة اللي تناسبك، لازم تختار الأداة اللي هتساعدك في التنفيذ، ممكن يكون صعب اختيار الأداة المناسبة عشان موجود كتير في السوق، وعشان تسّهل الحكاية، لازم تفكر في بعض الحاجات وتختار الأداة اللي تناسبك.

• حدد الفلوس اللي تقدر تدفعها واختار من اللي موجودة في الجزء اللي اختارته.
• اعرف احتياجاتك واختار الأداة اللي تناسبك أكتر.
• حدد طريقة التتبع اللي تناسبك في المخزن.
• حدد المدمجات اللازمة لعملية المخزون الخاصة بيك.

فيه خيارات كتيرة في السوق لأدوات إدارة المخزن، ممكن تجرب استخدام برنامج خاص أو استخدام شيت إكسل.

ليه إدارة المخزون مهمة؟

دلوقتي ومع تحسّن النظم، إدارة المخزون بقت معقدة أكتر، حجم الأعمال بيكون أضخم بكتير من أي وقت قبل كده، كل ما ننتج أكتر، نبيع أكتر، وبالتالي الطلب بيزيد. إدارة المخزون بتساعدك تقّيم أعمالك بشكل دوري، وده بيحتاج جهد كبير، بس بيساعد على تجنب المشاكل المحتملة زي قلة المخزون أو قلة العرض، وبكدا، بتكون حل لتحديات الوقت دلوقتي.

تحدي 1: زيادة دورات المخزون

المطلوب: توصل المعلومات كلها.

الحل: الإحتفاظ ببيانات المخزون شاملة وبالتفصيل.

تحدي 2: زيادة عدد وحدات الأسهم (SKUs)

المطلوب: القدرة على التعامل مع زيادة حجم المخزون والعملاء والموردين.

الحل: حل إدارة المخزون اللي بيخزن عدد غير محدود من المنتجات.

تحدي 3: زيادة المبيعات الإلكترونية ونموذج التسوق متعدد القنوات

المطلوب: إدارة المبيعات بشكل فعال من عدة قنوات.

الحل: حل إدارة المخزون اللي بيتبع المبيعات من أي قناة.

خلاصة الكلام

إدارة المخزون مهمة أوي لأي حجم من الأعمال، وبتقلل الخسائر وبتوفر عليك التكاليف التخزينية وبتمنع الشركة من قلة المخزون، الحلول الموجودة بتسمحلك بإدارة مواقع كتير فعالة وبتوفر دقة في الحفظ التسجيلي. بشكل عام، حلول إدارة المخزون بتوفر عليك الوقت والفلوس من خلال متابعة كل حاجة بطريقة نظامية وسريعة، وبكدا بتحسّن رضا العملاء عن طريق إزالة الأخطاء وتوفير تجربة أحسن.

مهم: الرسم البياني الانسيابي”Flowchart” – الأسئلة الشائعة والأنواع والأدوات

كمان وجود علاقات عملاء كويسة ده معناه نجاح الأعمال، وبكدا، مفيش أي شك إن حلول إدارة المخزون بتأثر بشكل إيجابي على الأداء العام، وعشان كدا، ممكن تختار الأداة المناسبة لشركتك وتبدأ في تحسين المخزون.