ايه هي منهجية كايزن “Kaizen Methodology”

منهجية كايزن هي طريقة بتُستخدم عشان تطور الشغل ومكان الشغل والناس اللي بيشتغلوا فيه. الفكرة الأساسية إن الناس يتعاونوا ويتواصلوا مع بعض عشان يقللوا المشاكل والمخاطر ويزيدوا إنتاجيتهم ويجيبوا نفس إيجابية في المكان اللي بيشتغلوا فيه ويبتكروا.

الكلمة دي جابتها اليابانيين وبتتكون من كلمتين: “كاي” اللي بيعني التغيير و”زين” اللي بيعني حسن وأفضل. يعني ترجمتها بتكون “تغيير حسن” أو “تحسين الأمور”. ورغم إن المبادئ والفلسفة اللي وراها بترجع لليابان بعد الحرب العالمية التانية، إلا إن المصطلح نفسه انتشر بعد ما كتبه Masaaki Imai في كتابه “كايزن: المفتاح للنجاح التنافسي الياباني” اللي نشر في 1986. الكتاب ده عرف بالمفهوم في الغرب وخارج آسيا.

المبادئ اللي جابت النجاح في اليابان كانت بتعتمد على حاجتين: التحسين التدريجي واحترام الناس. المبادئ دي استخدمت في شركة تويوتا كمان. الفكرة دي انتشرت في العالم الصناعي للناس اللي عايزة تسير على خطوات الشركات الناجحة، وبعد كدة سموها “الطريقة التويوتية” في سنة 2001.

استراتيجية كايزن

الاستراتيجية بتاعتنا بتعتمد على أن التغييرات والتعديلات الصغيرة بتأثر جدا على النتائج الإيجابية الكبيرة. المفتاح لتطبيق الاستراتيجية دي والنجاح فيها هو “تنفيذ الاستراتيجية بشكل منتظم” و “العمل مع بعض”. الفكرة هي دليل على كيفية تطبيق التغييرات في الشركات والمؤسسات. فكرة الكايزن بتقول إن كل حاجة ممكن تتحسن لو تتم العمل عليها. النهج الإيجابي ده بيقول إنه بينجح إذا تم قبوله بطريقة “تنظيمية”.

يعني لو كنت بتدير شركة وخمسة من موظفيك بيطبقوا مبادئ الكايزن في عملهم، المنهج هيبقى مش ناجح زي ما هو مفترض. كل الناس من رئيس الشركة للمدير التنفيذي وحتى المتدربين الجدد، لازم يكونوا عارفين المنهج ده. لازم يطبقوا مبادئه والمنهج نفسه بأنواع مختلفة من النهج. وبالإضافة إلى تطبيقه، لازم يكونوا بيشتغلوا بدون أي عذر. عشان نوصل لـ “بيئة تغيير إيجابية” في الشغل، كل موظف (من الرئيس التنفيذي لكل موظف) لازم يكون مركز على تحسين العمل.

مهما كانت المشاكل كتير ومهما كانت صغيرة أو كبيرة، كل مشكلة هي فرصة لقصة نجاح. وبالتالي، مهما كان حجم التغيير اللي بتوفره، التغيير دايما هيبقى أفضل.

ثقافة التحسين

المنهجية بتاعة كايزن بتقوم على فكرة التحسين المستمر، وده بيخلي الشغل مكان قوي ومتطور. لو مش بنطور نفسنا كعاملين مش هنقدر نطور الشغل اللي بنعمله. وده بيبقى تطور اقتصادي أو ثقافي أو حتى بدني. مين بيتوقع إن الشغل ينمو ويتطور لو إحنا مش بنحب نحسن نفسنا كعاملين؟

فالناس اللي بيستخدموا منهجية كايزن في شغلهم مش بس بيشتغلوا علشان الشركة، بل بيشتغلوا علشان نفسهم. لازم يطوروا مهاراتهم واتجاهاتهم وطرق تعاملهم في الحياة والشغل عشان ينموا كأفراد، وبعدين بيبقوا قادرين يساعدوا في تطوير المؤسسة اللي بيشتغلوا فيها.

المنهجية بتاعة كايزن بتقدم مجموعة من التوصيات والمبادئ اللي لازم تتبع. بالاعتماد على المبادئ دي، بتقدر تطبق المنهجية في شغلك بسهولة أكبر. ومن ضمن المبادئ دي، في عشرة مبادئ بتقوم عليها فلسفة كايزن.

مبادئ كايزن

يمكن اعتبار المبادئ دي على أنها “العقلية” اللي لازم أن تتبعها وقت العمل:

ايه هي منهجية كايزن "Kaizen Methodology"

فكر خارج الصندوق

الأفكار التقليدية بتتسمى “تقليدية” علشان فيها رتابة وتقييدات، ومش هتفيدك ولا أي حد في شغلك من الزملاء والمشرفين والرؤساء. الأفكار التقليدية بتمنع التغيير. فلو حابب تطبق منهجية كايزن والتغيير اللي بيجيلها، لازم تفكر خارج الصندوق.

تحديد المشاكل والعمل على حلها

حاول تلاقي العقبة اللي بتواجهك وتمنعك من الوصول للهدف اللي حددته. حدد بالظبط المشكلة اللي بتسبب في فشلك وحاول تحلها. قيِّم الوضع ودور عن طريقة لحل المشكلة، واتفرج على الحل وحاول تطور الوضع.

تجنب الكمالية

متحاولش تسعى للكمال في كل حاجة بتعملها، لأن الكمال مش موجود. إنت اللي بتقرر إن حاجة معينة هي الكمال أو لأ، وهتلاقي إن مفيش حاجة بتكون مثالية بالظبط. اللي لازم تركز عليه هو تكيف نفسك مع التغييرات ومتقعدش تفكر بالكمالية. التمسك بالكمالية هيضيع وقتك ووقت الناس التانية كمان. حاول تعمل الشغل بأفضل شكل ممكن وبأسرع وقت ممكن، والمهم إنك تخلص الشغل وتمشي قدام.

إختار الإبداع على المال

التغييرات اللي عايز تحققها لنفسك ولشغلك ميكونش شامل “إنك تصرف فلوس”. طريقة الـ Kaizen محتاجة إلى الإبداع بدل ما تستخدم فلوس عشان تحقق التغييرات. الإبداع هو الحل لتحسيناتك. بس لو عندك مشكلة مادية بتحتاج فلوس، فالحل الوحيد هو إنك تصرف فلوس، لكن بالإبداع ممكن تحل كل مشاكلك.

اطلب المساعدة والحكمة وآراء الآخرين

طريقة الكايزن مش بس عنك، دي بتتعامل مع الناس كلها “على أنهم زمايل”. دور عن رأي وفكر الناس اللي حواليك ممكن يفيدك جدًا في شغلك وحل المشاكل اللي بتواجهها. ولازم تفكر في إن العلم والمعرفة اللي بيجمعها أكتر من شخص بيكون أفضل من معرفة واحد بس. فمتترددش في إنك تنشئ بيئة تعاون بين الناس اللي معاك.

واجه التحديات

متهربش من المشاكل والتحديات اللي بتواجهك، علشان مش هتقدر تتطور وتكتسب خبرة وحكمة أكتر إلا لما تواجه الصعاب. علشان كدا لازم تتحدى نفسك وتتفوق على المشاكل.

اسأل “ليه” خمس مرات للوصول إلى جذر المشكلة

الممارسة دي واحدة من الممارسات اللي تبعتها تويوتا، وهي إنها تسأل “ليه” عدة مرات وتجاوب على كل سؤال بجواب يحتوي على مكونات الإجابة. مثلا:

السؤال الأول: ليه تأخر توصيل منتجنا؟
الجواب: علشان السيرفرات تعطلت.
السؤال الثاني: ليه اتعطلت السيرفرات؟
الجواب: علشان الأجهزة بدأت تقعد زمن ومحتاجة تحديث.
السؤال الثالث: ليه الأجهزة تعتبر قديمة؟
الجواب: علشان مُش مُستبدلة بأحدث إصدارات.
السؤال الرابع: ليه مُستبدلوهاش بأحدث إصدارات؟
الجواب: علشان الميزانية مكنتش كافية عشان تحسن الأجهزة.
السؤال الخامس: ليه الميزانية مكنتش كافية؟
الجواب: علشان الإيرادات كانت منخفضة في الشهر ده.

زي ما تشوف، لو عملنا سلسلة من الأسئلة “ليه” بنقدر نوصل لمشاكل مهمة وحلول ليها.

تصحيح الأخطاء على طول

لو شفت حاجة فيها غلط، متستناش حد يصلحها. صلح أي غلط تشوفه على طول. كده بتمكّن كل حدث ومنه كمان نفسك أنه يتكيف مع التغيير.

تشجيع بيئة عمل إيجابية

خلّي زملائك أو موظفينك (لو أنت صاحب شغل) يتكلموا، يعبروا عن مخاوفهم، ويدعموا بعضهم البعض. اعرف وحتى اقبل إسهام كل شخص عايز يشارك في عملية حل المشاكل واتخاذ القرارات. فتح مكان يدعم المساهمة من الجميع.

التحسين دايمًا

مبدأ فلسفة كايزن الأساسي وأهم حاجة فيه هي التحسين بدون نهاية. كايزن بيشجع التحسين دايمًا وبلا نهاية.

الأنواع المختلفة لمنهجية كايزن

على الرغم إن الفلسفة دي مبنية على مفهوم واحد بس، إلا إنها بتقدم إطار كبير. الإطار ده بيتكون من أربعة أنواع مختلفة من إستراتيجيات كايزن، بيستخدم فيها أدوات وأساليب تغيير مختلفة.

1) Kaizen Teian

نوع التحسين ده هو تحسين الفرد اللي بيساعد في تغيير “الكل”. القادة والمشرفين والموظفين كلهم، لازم يحددوا كل فرصة للتغيير والتحسين.

الاعتراف بالحاجة للتحسين دايمًا وبشكل مستمر ده بيقدر يحولك ومكان عملك. عشان تنجح في فلسفة كايزن دي، لازم تدور على المصاريف. “كايزن تيان” بيركز على المصاريف اللي لازم تشيلها من حياتك وشغلك. الأنواع دي من المصاريف هي:

عيوب
أجزاء غير ضرورية وزيادة عن اللزوم
إنتاج زائد
عاملين غير قادرين على أداء عملهم
تكاليف النقل أو الإنتقال
حركة زائدة (للمعدات أو الموظفين)
مواهب لم يتم استغلالها = ده أسوأ مصاريف اللي ممكن تلاقيها.

2) أحداث كايزن

التغيير ده، مش زي التغيير الشامل، هو بيتعامل مع تغيير وتحسين معين بس. وعلشان كده، العملية دي بتاخد وقت أقل من التغيير الشامل، بس بتكون أكتر اتقان ومجهود. والـ”كايزن إيفينت” يمكن يستمر لعدة أيام وأحيانًا حتى لأسابيع، ولازم التخطيط ليه بدقة من قبل الناس المسئولة عن التنظيم.

ومن المهم تذكر إنه، حتى لو كنت بتركز على تحسين محدد، ده ممكن يساعد في تغيير الصورة الكبيرة. وعشان كده، كل حدث فردي بتركز عليه أنت وفريقك لازم يتوافق مع الأهداف الكبيرة والأوسع للمنظمة.

3) Kaikaku

طريقة التحوير الكايكاكو شوية مختلفة عن طريقة الكايزن الشاملة. الكايزن بيخلّيك تركز على التحسين، بس الكايكاكو بيطلب تغييرات من الأعلى للأسفل.

النقطة اللي بتتشابه بين الكايزن والكايكاكو، هي تطبيق المبادئ. المبادئ اللي ذُكرت لطريقة الكايزن، ممكن تطبيقها على طريقة الكايكاكو للتغيير.

يمكن اقتراح إنك لو عايز تغيير فجأة لنفسك ولشغلك، استخدم المبادئ وابدأ بالكايكاكو. بعد كده، استخدم طريقة الكايزن عشان تحسّن الشغل بشكل مستمر.

4) Kakushin

التغيير ده ممكن ميتعاملش بالضرورة مع مشاكل أو تحديات. طريقة التغيير كاكوشين بتغير اللي بيتعمل بطريقة جديدة. يعني بتعتمد على طريقة جديدة في الشغل.

ممكن ناخد مثال بسيط، زي النقل من كتابة الرسائل على ورق إلى كتابة الرسائل على الإيميل على الكمبيوتر. بدون سياق، التغيير ده ممكن يبقى مفيد أو غير مفيد. بس مهم انه يكون التغيير ده موجود. وطريقة التغيير كاكوشين بتستخدم العمل الجماعي والتحليل كأدوات للتغيير. ده بيناسب فريق من الناس اللي عاوزها تغير اللي بيشتغلوا بالفعل. وبالطبع، ده بيكون تحدي ومجهود كبير، بس بيبقى مجزي في النهاية.

مفاهيم تانية لمنهجية كايزن

دورة كايزن

دورة التحسين المستمر كايزن بتتكون من خطوات متعددة بتتابع بعضها عشان توصل لبيئة شغل مبنية على التحسين المستمر.

في دائرة الـ Kaizen، برضو في دائرة تانية معروفة إسمها دوائر شيوهارت أو ديمنج. الدائرة بتتكون من أربع خطوات: الخطوة الأولى بتكون التخطيط، وبعد كدا الخطوة التانية بتكون التنفيذ، وبعدين الخطوة التالتة بتكون الفحص، وأخيراً الخطوة الرابعة بتكون التطبيق. الدائرة دي ممكن تتختصر باسم PDCA.

إطار عمل Kaizen 5S

الجزء ده من المنهجية بيستخدم عشان يعملوا بيئة شغل مريحة ومنظمة. الهدف الرئيسي إنّك تخلّي مكان الشغل مرتب ومريح للشغل فيه. الـ 5 كلمات اليابانية المختلفة “S words”:

Seiri – فرز: ترتيب مكان الشغل وتخلّي عن اللي ملهوش لازمة.
Seiton – ترتيب: ترتيب الأشياء في مكان الشغل بشكل سهل الوصول ليها.

إنشاء نظام مرتّب وعملي يفيدك وزملائك في الشغل.

Seiso – نظافة: الحرص على نظافة وترتيب مكان الشغل.
Seiketsu – تقييس: وضع نظام منظّم وشامل لترتيب الشغل.
Shitsuke – الالتزام: الالتزام بالنظام والتدابير المتفق عليها.

لماذا تعتبر منهجية كايزن مهمة

الناس بتقول إنّ الحاجة الوحيدة اللي بتمنعك من الوصول للنجاح هي عقليتك. الناس الناجحة بتكون عندها “عقلية نمو” اللي بتسمح لهم يطوروا مهاراتهم وفكرهم. وده اللي بيخلّي المنهجية بتاعة الـ Kaizen أكتر أهمية.

لما تطبّق القواعد والمبادئ اللي لازمة في حياتك اليومية وشغلك، تقدر تخلّي وتطوّر:

الرؤية المشتركة بينك وبين شغلك وزملائك في الشغل.
مهاراتك وسلوكياتك واتجاهاتك الشخصية.
التعاون بين رؤسائك وموظفينك.
- العقلية اللي بتسمحلك تنمّي مهاراتك وتطوّر.
نظام مرتّب وعملي للتفكير والفهم.

مزايا طريقة كايزن

بتخلّي الشغل في مكان أكتر أمان وتعاون وحماس.
بتربط الموظفين أكتر بشغلهم وبيعطيهم شعور بالالتزام أكبر.
بتحسّن أي حاجة في الشغل، وخصوصًا القرارات وحل المشكلات.
بتنمّي روح الفريق وتعزّز التعاون.
بتخفّض المشاكل اللي ممكن تحصل في الشغل.
بتزيد الإنتاجية والإبداع وبتساعد في تحقيق النجاح.
بتقلّل الأخطاء اللي بتحصل منك ومن زملائك في الشغل والشركة.
بتساعد كل موظف يركّز بس على شغله.
بتربط العلاقة بين الزبون والشركة أكتر.
بتزيد معنويات الناس في الشغل.
بتدي لكل موظف هدف وغرض لشغله.
بتسمح للموظفين يشاركوا في اتخاذ القرارات ويعبروا عن اهتماماتهم.
بتتأكد إنّ النظام اللي بتتبعه في الشغل مفتوح للتحسينات.
بتهدف للنجاح على المدى القصير والطويل، يعني بتكون فعّالة في اليوميات وكمان في الأهداف الكبيرة.
وأخيرًا، بمجرد ما تطبّق المبادئ اللي فيها، بتكون منهجية الـ Kaizen مصدر مفتوح للتحسين المستمر.

إزاي تطبق طريقة كايزن لتحسين شغلك

طريقة الـ Kaizen مرنة وبتقدر تطبق على أي نوع شركة أو مجال أو ثقافة. المرونة دي بتبان واضحة لما تتطبق على شركات مختلفة بأهداف وطرق عمل ونظم مختلفة. عشان تبدأ تحسّن شغلك باستخدام الطريقة دي، لازم تتبع الخطوات اللي بتنصح بها:

دراسة الطريقة: أسوأ طريقة لتنفيذ الفلسفة دي هي تطبيقها من غير فهمها تمامًا. خد وقتك وأفهم الطريقة بالتفصيل، واعرف بالبط إيه اللي بيقدر تجيبه الطريقة دي لشركتك.
عقد ندوة: كل العاملين في الشركة – من العمال إلى المديرين – لازم يتعلموا الطريقة بنفس المستوى. لو مكانشي في توازن في المعرفة والتطبيق، الطريقة مش هتنجح.
عمل جلسة عصف ذهني: عمل جلسة عصف ذهني عشان تحدد المشاكل اللي بتواجه شركتك. أفضل طريقة للتحسين هي حل المشاكل والتعامل معها. كلم كل الناس في الشركة واطلب رأيهم عشان تحدد المشاكل بشكل أسهل.
ابدأ بأكثر التحديات وضوحًا: مهما كانت المشاكل اللي بتواجه شركتك سهلة أو صعبة، ابدأ بأكثر المشاكل وضوحًا. عشان هيكون من الأسهل تقديم خيارات الحلول.
تحديد مجالات المشاكل: حدد المجالات اللي فيها إنتاج المشاكل أكتر، وحاول تصميم نظام يساعدك في خفض المستوى ده من المشاكل.
اتخاذ الإجراءات اللازمة لحلها: العمل على حل المشكلات مش بيحصل لوحدة، علشان كدا لازم كفرد وعضو فريق العمل انك تتخذ إجراءات وتتصرف وفقًا للطريقة والخطة اللي حطيتها.
كرر التطبيق وتحسينه دايما: ممكن يكون الاقتراح الأهم لتحسين عملك وقت تطبيق طريقة الكايزن هو البقاء على نفس النهج. لو قمت بتطبيق نظام الكايزن، لازم الالتزام به. وكرر الطريقة في كل مرة تحتاج فيها إلى حل مشكلة.

أمثلة واقعية لمنهجية كايزن

طريقة كايزن هي واحدة من الفلسفات اللي بيستخدمها الأفراد والشركات الكبيرة زي الهيئات الكبيرة. تحت، هتلاقي بعض الشركات اللي بتستخدم طريقة كايزن في عملياتهم اليومية وخططهم على المدى البعيد:

Toyota

زي ما قولنا قبل كدا، تويوتا مش بس واحدة من الشركات اللي بتستخدم الطريقة دي، بس هي واحدة من الرعاة الأول اللي ابتكرت الطريقة دي وخلتها أكثر شهرة في العالم كله. وتويوتا بتستخدم الطريقة دي في عدة مستويات مختلفة في الإنتاج والتصنيع، من العمليات الصغيرة للعمليات الكبيرة.

Ford

تويوتا مش لوحدها اللي بتستخدم طريقة الكايزن في صناعة السيارات، فورد قررت في بداية الألفية الجديدة إنها هتنفذ الطريقة دي، وبتركز على التحسين المستمر في عمليات التصنيع والبيئة اللي بتشتغل فيها الموظفين.

Nestlé

صناعة الأكل هي واحدة من أكبر الصناعات اللي بتركز على تطبيق وتنفيذ فلسفة الكايزن. نستله هي واحدة من أكبر الشركات في العالم وبتقدم منتجات في مجالات كتير. الإنتاج الرشيق اللي بيحاول نستله تطبيقه بشكل مستمر هو تقليل المشاكل.

بما إن منتجاتها بتأثر على صحة الناس اللي بتستخدمها، بيحرصوا على تقليل كمية المشاكل. المشاكل والنفايات دي بتشمل كل من الأغذية والبلاستيك. وعدت نستله إنها هتكون عبواتها 100% قابلة للتدوير والإستخدام مرة تانية بحلول 2025، ودفعت في حدود 2 مليار دولار لتحقيق الوعد ده. كمان بيتبرعوا بكميات كبيرة من الطعام اللي بيتنتجوه في مصانعهم لمأوى الحيوانات الأليفة والناس المحتاجة.