الفواتير الأولية: ايه هي؟ وإزاي تستخدمها لتطوير شغلك؟

الفاتورة الأولية في الشغل مهمة جدًا، وهي عبارة عن ورقة مؤقتة بتبعتها للعملاء اللي عايزين يشتروا منتجاتك أو خدماتك قبل ما البيع يتم، بتقدر تستخدم الفواتير الأولية عشان تقول للعميل تكلفة المنتج قبل ما يتم تحديد كل التفاصيل وتاخدوا أي قرارات، والفاتورة الأولية بتختلف عن الفاتورة النهائية عشان بتتبعت قبل البيع، وبتستخدم عشان تحدد الشروط وتتفقوا على التفاصيل قبل ما يتم الاتفاق النهائي.

الفاتورة الأولية هي فرصة لتعزيز احترافية شغلك، فخليها ملفتة وواضحة عشان تكسب قلوب العملاء.

ماريا روبنسون

إقرأ المزيد: تحليل SWOT لـ وول مارت

ايه هي الـ Proforma Invoices؟

الفاتورة الأولية هي ورقة بيتم إرسالها من البائع للمشتري، وبيكون فيها كل التفاصيل اللي ممكن تتعاقد عليها زي السعر والكمية، بيتم استخدام الفاتورة الأولية عشان تعرف الشخص اللي بيشتري سعر المنتجات أو الخدمات، وعشان يعرف يتفاوض معاك قبل ما يتم البيع النهائي.

فاتورة بيع قبل تقديم المنتج أو الخدمة للعميل:

تقدر تقول إن الفاتورة الأولية زي إيصال مسبق واللي بياخده العميل، بتتكون في العادة من تاريخ إصدارها ووصف للعميل اللي عايز يشتريه والفلوس اللي هيدفعها. بتكون الفاتورة دي وعد من البائع إنه هيقدم المنتج أو الخدمة للعميل، وبتكون اتفاقية غير نهائية بين البائع والعميل.

مصدر للمعلومات:

ورقة بتتقدم بشكل مجاملة وعشان تعرف طلبات العملاء، بس مهم تبقى واضح إنها مصدر لمعلومات بس. مش بيكون فيها أي أهداف لشركتك أو للعميل، وإتأكد إن العاملين المسؤولين عن إعداد الفاتورة دي يعرفوا إنها بس مصدر للمعلومات. الفاتورة الأولية دي ورقة منتشرة جدًا في الأعمال التجارية، ولو حبيت تشرح الهدف من الورقة دي للعميل، ممكن تتواصل معاهم، وتوضح إن الفاتورة دي مجرد تقدير للتكلفة ومصدر للمعلومات بس.

الفاتورة الأولية مش بتكون ملزمة قانونيًا:

الورقة دي مش لازم تتسجل في حسابات الشركة ولا في حسابات العميل، بس هي معاهدة تجارية ملزمة. معناها لو الصفقة مش متأكد إنها هتكمل، ممكن تغير الفاتورة، بعد ما توقعوا عليها، لازم العميل يأكد إنه هيكمل الشراء بعد الاتفاق ده، بكدا ممكن تكملوا الصفقة.

ليه لازم تستخدم الفاتورة الأولية؟

انت لازم تستخدم الفاتورة الأولية لأكتر من سبب واللي هنوضحهم بالتفصيل.

البعد عن المواقف اللي مش متوقعة:

الهدف الأساسي من أي فاتورة أولية هو تقليل المفاجآت وتحديد التوقعات، بتقديم ورقة بتضم تفاصيل عن المبلغ والمعاد والتفاصيل التانية للصفقة، بتتأكد إنه مفيش أي مشاكل غير متوقعة. البائع (شركتك) والشاري (العميل) هيكونوا عارفين ايه اللي هيحصل بالنسبة للتفاصيل والمواعيد والتكاليف المرتبطة بالصفقة.

تنظيم علاقتك مع العملاء:

في الفاتورة الأولية، بيتم تحديد كل خطوات البيع وتحديد التفاصيل، وده بيساعد العميل إنه يكون عنده خطة للشراء. الورقة دي مش وصلة استلام للعميل ولا تحصيل لأي مبلغ، بس بتكون مهمة أوي للعميل عشان يعرف بالظبط ايه اللي هيحصل في الصفقة.

والفاتورة الأولية دي بتستخدم كمان للبضاعة اللي بتمر على عملاء في دول مختلفة، بيتم ذكر الكمية والتفاصيل زي الوزن والحجم في الورقة دي، بكده بيكون أسهل للشحنة تمر بسهولة في الجمارك.

متابعة البضائع المستوردة:

زي ما قولنا في الجمارك، الاتفاقيات الأولية بيتم استخدامها في الواردات كمان، السلع والمنتجات اللي بتتورد وكمان المعاملات التجارية بيستخدموا الوثائق دي. فيه كمان فوائد كتير لما تستخدم الورقة دي في شغلك. واحد من أهم الفوائد إنها في الأساس مش اتفاقية ملزمة بشكل قانوني، الميزة منها إنك انت لو بائع مش ملزم قانونيًا ولا العميل كمان ملزم عشان ينهي الاتفاق.

هي بس تعتبر ورقة تجريبية للاتفاق الرئيسي، دا بيساعدك تراجع وتفكر في تفاصيل الصفقة، فالفاتورة الأولية بتوفر ليك التدقيق اللي محتاجه عشان تقلل وتمنع أي أخطاء محتملة.

إمتى لازم أستخدم الفاتورة الأولية؟

الورقة دي مش بتضمن العميل هيشتري إيه، بس بتقول إيه اللي هيقدر يشتريه، وأغلب الشركات الكبيرة والصغيرة والمتوسطة بتستخدم الفاتورة الأولية. الشركات دي بتتنوع بين مجالات كتير، زي المطاعم وشركات النشر، بس علاقتهم مع عملائهم ومناطق تواجدهم مختلفة، بس الاتفاقيات اللي بيعملوها مع عملائهم بتبقى واحدة.

الفاتورة الأولية بيتم استخدامها كمان في صفقات الإدارة بالتوكيل بين الموردين والبياعين والتجار، الصفقات دي بتقول إن المشتري مش هيدفع تمن السلع لحد ما يبيعها أو يحقق منها ربح، بعد ما البيع يتم، المورد الأصلي للمنتجات بيخلص الصفقة وبياخد فلوسه.

مثال في الزراعة:

لو عندك مشروع زراعي، ومحتاج تستورد منتجات أو بذور عشان تزرعهم وتبيعهم عشان تحقق ربح. الفاتورة الأولية بتبقى دليل ممكن تستخدمه عشان تعمل تصريح الاستيراد، بتوضح بالتفصيل اللي انت عايز تستورده وكمية الطلب، وده بيزود احتمالية الموافقة على التصريح من الحكومة.

بما إن الفاتورة الأولية مش بتتسجل في الحسابات، فمفيش حاجة بتدخل في الشئون المالية قبل ما الصفقة تتم، ده بيساعدك تتنبأ بالتقديرات الربع سنوية من غير ما تحتاج تتفاهم مع قسم المحاسبة في الشركة.

مهم أوي إن الشفافية تبقى عنصر أساسي في أي صفقة تجارية، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، الفاتورة الأولية بتحاول تحقق الشفافية دي من خلال توفير المعلومات والتفاصيل اللي العميل هيحتاجها، وده بيحل أي احتمال لسوء التفاهم بين الأطراف. والأهم، إن الفواتير الأولية دي بتساعد في بناء الثقة بين المشتري والبائع، ودي حاجة مهمة في أي صفقة تجارية.

الفرق بين الفاتورة التجارية والفاتورة الأولية

هنتكلم عن الفروق اللي محتاج تعرفها عن الفواتير التجارية والأولية من حيث:

المعنى

الفرق بينهم ممكن يبان إنه معقد، بس هو بسيط جدًا. الفاتورة الأولية بتُستخدم عشان تعمل صفقة محتملة، والفاتورة التجارية بتتعمل وقت ما الصفقة تتم، يعني الطرفين اتفقوا ودلوقتي المشتري لازم يدفع الرسوم عن المنتج أو الخدمة.

النوع

الفاتورة الأولية بتبقى نوع من العروض، يعني البائع ملزم يوفر حاجة معينة بسعر معروف في معاد معين، والسعر ده ممكن يتقبل أو يترفض من الشاري، عشان الفاتورة الأولية مش بتكون قانونية ومفيدة ماليًا، وبتقدر تعدل في تفاصيلها.

أما الفاتورة التجارية بتبقى زي أي نوع من الفواتير، يعني بيكون فيها إيصال إن الشاري لازم يدفع فلوس عشان الصفقة تتم بعد ما البضاعة أو الخدمة تتسلم. تفرق بس عن الفاتورة الأولية إنها فيها معلومات السعر النهائي والمحدد للصفقة، والشاري ملزم يدفع.

وقت الإصدار

الفاتورة الأولية بتصدر قبل ما الشاري يعمل أي طلبات وقبل ما الصفقة تتم، وبتُستخدم بس عشان تساعد في عملية البيع. أما الفاتورة التجارية بتصدر بعد ما الشاري يعمل الطلب، والصفقة تتم، واللي بينقص بس هو دفع المبلغ من الشاري. تفرق عن الفاتورة الأولية إنها مش بتساعد في إنشاء الصفقة، بس هي تأكيد على إن الصفقة تمت بالفعل.

الهدف

الفاتورة الأولية بتسمح للمشتري ياخد وقته في التفكير في الصفقة ويقرر هيشتري ولا لأ، بمجرد إرسال ورقة تعرفية عن المنتج أو الخدمة المحتملة، بيتجنب المخاطر اللي ممكن تحصل من الأخطاء والأخطار المحتملة في الصفقة.

الفاتورة التجارية بيكون فيها المبلغ اللي لازم تدفعه علشان تشتري المنتجات والخدمات، مش بس ورقة تعرفية عن الصفقة المحتملة، ده بالعكس طلب واستدعاء من البائع للدفع المطلوب عشان الشراء.

التغييرات في الصفقة

أكبر فرق بين النوعين هو فرصة تغيير تفاصيل الصفقة. الفاتورة الأولية مؤقتة وممكن تتغير قبل ما تنهي الصفقة، والفاتورة التجارية هي الحالة النهائية للاتفاق، الشروط، التواريخ، التفاصيل. وكمان سعر الشراء ممكن يتغير في الفاتورة الأولية، بس الفاتورة التجارية هي الدليل على تأكيد الشراء، كل التفاصيل هيكون متفق عليها والحاجة الوحيدة اللي باقية للمشتري هي إنه ينهي العملية.

أخطاء الفاتورة الأولية

ودي مجموعة من الاخطاء اللي ممكن تكون موجودة في الفواتير الأولية.

وصف المنتج أو الخدمة مش موجودة:

عملائك هما اللي عايزين يفهموا ويعرفوا إيه اللي هيشتروه منك، هنا، التواصل هو المفتاح. حط نفسك مكان المشتري واسأل نفسك: “لو كنت أنا اللي بشتري المنتج ده، هحتاج أعرف إيه؟” من خلال الإجابة على السؤال ده، هتعرف التفاصيل والمعلومات اللي هتحطها في وصف الفاتورة الأولية.

التاريخ مش موجود:

لو بتبعت فاتورة أولية، لازم يكون فيها تاريخ، بس ممكن تغيره بالتفاوض والكلام مع العميل. بس بالنسبة للفاتورة التجارية، لازم تحدد تاريخ معين، والمشتري هيكون ملزم يدفع المبلغ خلال معاد التاريخ ده، لو كانت التفاصيل المرتبطة بالدفع غامضة أو التواريخ مش محددة، هتكون مصدر للمشاكل. دي من أهم الحاجات اللي لازم تتجنبها في أي صفقة أو اتفاق أو معاملة.

تأخر إرسال الفاتورة:

ممكن تقول إن العميل يبعتلي طلب الفاتورة وخلاص، بس الحقيقة إن ده بيخليك حط نفسك في موقف أسوأ. العملاء بتوعك، ممكن يكونوا عاملين صفقات مع بائعين تانيين، وممكن يكونوا مشغولين بمنتجات تانية ومبيعات تانية ومشاريع تانية، وممكن ينسوا إنهم محتاجين يستلموا الفاتورة، فانت كبائع مسئول عن إرسال الفاتورة.

وكمان، مش عيب تبعت الفاتورة على طول، حتى لو كانت مطلوبة لمطالبة بالدفع على الصفقة. لما تبعت الفاتورة أسرع، كل ما هتقدر تاخد المبلغ المستحق ليك أسرع، فلازم تفتكر ده.

الأخطاء في التفاصيل وقت الإرسال:

الأخطاء دايمًا بتحصل وهتفضل تحصل، بغض النظر عن الجدية والاحترافية في الشغل، بس اللي بيميز الاحترافية الحقيقية هو الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على تصحيح الأخطاء. قراءة وتحرير ومراجعة كل التفاصيل، حتى الصغيرة، مهم أوي خصوصًا للصفقات الكبيرة اللي فيها مصاريف كبيرة، وكمان الأخطاء في تفاصيل العميل ممكن تدمر الصفقق.

عشان كده لازم دايمًا تتحقق من كل حاجة وتراجع كل التفاصيل لحد لحظة إرسال الاتفاقية هو ده اللي بيخفض المخاطر للحد الأدنى.

وضع رسوم غير متوقعة أو تغيير التكلفة:

أي حاجة فيها فلوس مش مكان للمفاجآت، يعني لو بتعمل تجارة أو صفقة أو اتفاقية مالية لازم تكون واضح وصريح في الفلوس والمصاريف، أكيد الفاتورة الأولية بتحط السعر المتوقع، بس مفيش مشكلة لو تم تعديل سعر المنتج أو الخدمة أو تعديل مصاريف الشحن.

لكن لما يكون الكلام ده مرتبط بالفاتورة التجارية، مش ممكن تضيف أي رسوم إضافية على الفاتورة، كل تكلفة أو رسم لازم يكون بالظبط نفس الرقم المتفق عليه مع العميل. أي تغيير في الصفقة مش متفق عليه، ممكن تخلي العميل مش يتعامل معاك تاني.

لما العميل يشوف الفاتورة الأولية الدقيقة والمفصلة، بيعرف إنه بيتعامل مع حد محترف بيهتم بتقديم أفضل خدمة وتجربة ليه.

إزاي تعمل فاتورة أولية خاصة بيك؟

عمل فاتورة أولية بياخد وقت ولازم تديها اهتمام، فلو هتتبع الخطوات الأساسية اللي هنتكلم عنها تحت، هتوفر الوقت اللي كنت هتستخدمه في إنك تدور عن الفواتير وإزاي تعملها.

الإتفاق على السعر

الصفقة كلها بتعتمد على استلام الدفع من البائع، فالخطوة الأولى اللي لازم تعملها هي إنك تحدد السعر اللي هتبيع بيه الحاجة. العميل ممكن يلاقي السعر مرتفع، بس مش تقلق، عندك وقت كتير تناقش فيه مع العميل وتفكر في خيارات جديدة. بتقدر كمان تبعت أكتر من فاتورة أولية، بتغير فيها السعر والتكاليف الإضافية، بس النتيجة الأهم إنك والعميل توصلوا لاتفاق على السعر (والرسوم الإضافية).

نوع الفاتورة

زي ما قولنا قبل كدا، الفواتير ليها أنواع مختلفة، عشان كدا، اتصل بالعميل وحدد نوع الفاتورة اللي بتبعتها، سواء كانت أولية أو تجارية.

سجل الأصناف

ممكن مش تبيع حاجة واحدة بس، وتكون الصفقة قايمة على أصناف كتير، عشان كدا لازم تفتكر إنك تسجل كل الأصناف اللي بتبيعها بشكل منفصل، ويكون عندك شفافية لسعر كل واحدة والتكاليف المرتبطة بيها.

حدد العملة

لو بتعمل صفقات مع ناس من بره، لازم تتفق معاهم على النوعية النقدية اللى هتستخدمها في التعاملات، حاول تتجنب أي عمليات تحويل بين العملات عشان لما تخلص الصفقة، ممكن تلاقي أي عملة بتساوي أكتر أو بتساوي أقل في القيمة.

التوقيع مع التاريخ

في حالة إصدار فواتير لأغراض تجارية أو قانونية، مهم أوي إنك تحط التاريخ اللي تم فيه توقيع الاتفاقية. ولو عايز تنهي الصفقة وتكمل عملية الشراء، المسئول عن الصفقة لازم يوقع على المستند كمان. في الفاتورة الخاصة بيك، لازم تتأكد من وجود المعلومات دي:

1. عنوان الفاتورة: لازم يكون فيه عنوان واضح لتحديد نوع الفاتورة.
2. رقم الفاتورة: كل فاتورة ليها رقم مميز، عشان تقدر تعرف تفاصيل الفاتورة بعد كدا، لازم رقم الفاتورة يكون موجود.
3. تاريخ الفاتورة: لازم تضيف تاريخ إصدار الفاتورة وتاريخ انتهاء الصفقة.
4. الضريبة وتكاليف الشحن وسعر كل صنف: لازم تكتب نسبة الضريبة، إجمالي السعر قبل الضريبة والخصومات، تفاصيل تكلفة الشحن، والسعر الدقيق لكل صنف.
5. تفاصيل البائع والمشتري: لازم تكتب معلومات الاتصال لكل طرف.
6. تفاصيل الطرد: لازم تكتب عدد المنتجات، حجم ووزن الطرد، وتفاصيل المحتوى الداخلي للشحن.
7. تفاصيل الشحن: مش تنسى طريقة الشحن، تاريخ الشحن (لو كان ممكن)، والعنوان الكامل لكل طرف.
8. المبلغ الإجمالي: مش كفاية وجود الأسعار والتكاليف والضرائب، لازم تحدد المبلغ الإجمالي اللي المشتري هيدفعه في حالة إنهاء الصفقة.

في النهاية

الفاتورة الأولية أداة مهمة جدًا في تطوير أعمالنا. بتساعدنا علي توضيح التفاصيل وتحديد الخطوات اللازمة للبيع، وبتساهم في بناء علاقة جيدة مع العملاء. وباستخدامك ليها بالشكل الصحيح، هتقدر توفر الوقت والجهد وتحسن التنظيم والتخطيط بتاعك. كمان الفاتورة الأولية بتدي فهم أفضل لمتطلبات العميل وبتقدر تقدم ليه خدمة مخصصة وملائمة.

مهم: الدليل الوظيفي عشان تكون مدير مشروع ناجح

فلو عايز تطور شغلك، لازم تستغل قوة الفاتورة الأولية وتستخدمها بشكل فعّال. حاول توضح التفاصيل وتحدد الخطوات اللازمة، وخليها وسيلة للتواصل الفعال مع العملاء. أكيد، هتلاقي إن استخدام الفاتورة الأولية هي طريقة مؤثرة عشان تحقق نمو وتطور مستدام في شغلك.