الرسم البياني الانسيابي”Flowchart” – الأسئلة الشائعة والأنواع والأدوات
الـ “Flowchart” هو رسم بياني بيوضح سير العمل في الشركة أو العملية الأساسية، حاليًا بقى أداة أساسية للشركات عشان يوثقوا ويدرسوا ويخططوا ويحسّنوا التواصل بينهم باستخدام رسومات سهلة ومنظمة. ممكن تستخدم الرسم البياني الانسيابي”Flowchart” عشان توضح تطور أي موضوع باستخدام مربعات والسهام ومثلثات (أو أي شكل تاني بتحبه)، وده ممكن يكون أداة فنية عشان تشاركها مع زمايلك أو مشرفينك.
“الرسم البياني الانسيابي بيساعدك على الابتكار وتصميم العمليات الجديدة، لإنه بيوفرلك الوعي والرؤية لفهم تدفق العمل وتحسينه.
مايكل هامر وجيمشميت
إقرأ المزيد: إزاي تعمل هيكل تنظيمي لشركتك أو مشروعك؟ أسئلة لازم تسألها لنفسك قبل ما تبدأ
ايه هي فوائد انشاء رسم بياني انسيابي “Flowchart”؟
هنتكلم عن طرق الاستفادة من عمل رسم بياني انسيابي واللي هنلخصهم في 7 فوايد.
1) التمثيل البصري المنهجي
أكبر فايدة لاستخدام الـ”Flowchart” هي قدرته على إظهار تحسينات، تطورات، أو أي تسلسل بيحصل في شركتك بشكل بصري، كمان مش هتكون بتتعامل مع أوراق كتير أو عروض تقديمية طويلة، ممكن تضيف عدد كبير من الرسومات التفصيلية في ملف واحد بس، وممكن تعرض سير العمل في الشركة أو التطورات أو حتى الفشل، بطريقة سهلة للكتابة والقراءة لكل العاملين والمديرين، وكمان كل الملفات اللي انت عملتها هتبقى قابلة للمشاركة مع العملاء والجمهور العام عشان تزود المبيعات.
2) الاتصال بقى سهل
مين اللي يحب يضيع وقته في اجتماع مش ضروري واللي بيقدر يتم إرساله في ايميل؟ مفيش حد، باستخدام الـ”Flowchart”، فرق العمل بيقدروا يتواصلوا بسهولة، وكمان الطريقة البصرية دي بتقدم لكل موظف فرصة لتوفير الوقت.
3) تحليل كل عملية
الـ”Flowchart” بيقدر يبين “العملية بتاعتنا “، “ازاي نقدر نطورها”، وأهم حاجة “ايه الخطوات اللي محتاجين نعملها عشان نحقق التطوير ده”.
بتحليل بيانات شركتك، هتشوف كل الخيارات المتاحة لكل العمليات في الشركة بطريقة واضحة وكل الناس هتفهمها، ده بيساعد الخبراء بشكل كبير في فهم وتنفيذ قرارات وخيارات الشركة بطريقة بصرية.
4) التنسيق بين الجميع
الـ”Flowchart” أداة مهمة لمديرين المشاريع في أي مجال بتشتغل فيه الشركة أو المؤسسة، القدرة على جدولة الأحداث وتوزيع المهام بدون قلق بيقلل خطر الفشل، بيساعد المديرين في توفير الوقت والموارد بإزالة العناصر الغير ضرورية من العملية، وبيساعد العاملين المستقلين أو العاملين اللي بيشتغلوا بانتظام في تحديد “اللي لازم يعملوه” أو “الخطوات المطلوب اتخاذها”.
5) كفاءة العمل
الفوائد اللي في التواصل والتنسيق، بتظهر بالتأكيد لما تشوف كفاءة العاملين، الدوائر بتعرض كل الخطوات اللي لازم الموظف يعملها، وبيشيل كل التفاصيل اللي ملهاش لازمة، وفي عملية إزالة العناصر اللي مش ضرورية، بتقلل وجود الأخطاء. الـ”Flowchart” هو التمثيل البصري للمتطلبات اللي لازم تتحقق عشان تنجح في أي عملية.
6) المشاكل والحلول
ومع إننا ذكرنا إحتمالية وجود أخطاء، الـ”Flowchart” دايما مفيد لحل أي مشكلة موجودة، لو المشكلة بتظهر بشكل بصري للموظفين، بيبقى أسهل يلاقوا ليها حل.
7) التوثيق الرسمي
محدش بيشتغل بحماس لما يشوف نماذج مملة ومعقدة ومن غير ألوان على الورق، بس مع الـ”Flowchart”، بتقدر تشوف أجزاء مهمة في شركتك على أي جهاز تكنولوجي، وحتى لو عايز تطبعها، بيبقى سهل أوي.
ازاي بيستخدم الرسم البياني الانسيابي “Flowchart” في المجالات المختلفة؟
تقدر تستخدم الـ”Flowchart” في كتير من المجالات منها مثلا:
- قطاع التعليم.
- المبيعات والتسويق.
- قطاع المالية.
الرسم البياني الانسيابي في قطاع التعليم
في مجال التعليم، تقدر تستخدم “Flowchart” عشان:
- تخطط للمنهج الدراسي.
- تحدد مجال العمل والمتطلبات الأكاديمية للصف.
- تساعد الطلاب على انهاء متطلباتهم الأكاديمية.
- تعمل عروض تقديمية.
- تنظم مشروعات جماعية.
- تنظم وتعد وترتب الواجبات المدرسية.
- تنظم الأمثلة الابداعية للكتابة.
- توضح تطور الشخصيات في الأدب أو السينما.
- تعلم خوارزميات علمية.
- توضح العمليات البيولوجية والكيميائية والفيزيائية.
المبيعات والتسويق
في مجال المبيعات والتسويق، تقدر تستخدمه عشان:
- تخطيط استطلاع رأي (الأسئلة والعملية والنتائج).
- إنشاء خطة مبيعاتك.
- بحث استراتيجيات التسويق.
- تحديد نقاط الضعف المحتملة.
- معالجة البيانات.
- تحليل رضا العملاء.
- تحديد نقاط إهدار الموارد.
- تحديد نقاط الإنفاق غير الضرورية.
- عرض تدفق المبيعات (الزيادة أو الانخفاض).
الرسم البياني الانسيابي في قطاع المالية
بالنسبة لقطاع المالية، تقدر تستخدمه عشان:
- تحط القواعد والنظام في الشركة.
- عرض روتين الموظف (أو الموظفين) اليومي.
- فهم الخطوات اللي يتبعها الزائر على موقع الشركة.
- معرفة المسار اللي يتبعه العميل داخل المتجر.
- الحصول على المستندات اللازمة في كل عملية تجارية للشركة.
- إجراء مراجعة داخل إدارة معينة أو للشركة كلها.
- تحقيق نجاح في عملية إدارة البيانات.
ايه هي الرموز الأساسية للرسم البياني الانسيابي “Flowchart”؟
في كذا رمز للرسم البياني الانسيابي ومنها:
الشكل البيضاوي
الشكل البيضاوي بيُستخدم لإظهار بداية أو نهاية عملية معينة، وهو بيعرف في بعض الأحيان باسم “المنفذ”، بس مش تنسى استخدام الشكل ده في اي بداية ونهاية في العملية.
المستطيل
بيمثل أي خطوة خاصة بتخطيط سير العمل فيها أو أي عملية إنشائية، ممكن استخدام شكل المستطيل في كل خطوة من خطوات العملية، سواء كانت مهام بسيطة أو أعمال بسيطة.
السهم
بيُستخدم السهم لتوجيه الشخص اللي بيتبع المستند، الأسهم هي بمثابة “مرشد سياحي” لمخططاتك ورسوماتك، هي بتخلي كل حاجة شكلها كويس وتركز على بعض النقاط المهمة.
الماسة
الشكل الماسي أو شكل المعين، بيشير إن في قرار مطلوب عشان الواحد يقدر يكمل للمستند، القرار ده ممكن يكون سؤال بسيط يتجاوب بنعم أو لأ، أو ممكن يكون سؤال معقد أكتر ومحتاج لفترة وقت وتفكير قبل ما الواحد يقدر يحدد رأيه.
ايه هي أنواع الرسم البياني الانسيابي “Flowchart”؟
فيه حوالي 6 انواع من الرسم البياني الانسيابي واللي هنتعرف عليهم بالتفصيل في الفصل ده.
الرسم البياني الانسيابي للوثيقة”Document Flowcharts”
النوع ده من الرسوم البيانية بيظهر تدفق الورق داخل وخارج الأقسام المختلفة في الشركة، الغرض من نظام تدفق الوثائق ده هو إظهار عمليات التحكم والعمل الخاصة بكل قسم في المنظمة، دي بتبقى أداة مهمة أوي للمحللين في الشركة، عشان بتساعدهم يفهموا ويسجلوا أنواع مختلفة من عمليات العمل اللي بتحصل في الشركة.
الرسم البياني الانسيابي للبيانات”Data Flowcharts”
بيوضح البيانات داخل نظام معلومات في الشركة بصورة بصرية، الأنواع دي من الرسم البياني بتتصمم مخصوص عشان تظهر انتقال البيانات عن طريق القنوات اللي جوا النظام المعلوماتي، القنوات بتوضح عمليات انتقال البيانات وحفظها والكيانات الخارجية المتعلقة ببيانات الشركة.
الـData Flowcharts بتساعد في عمل صورة عامة للنظام بدون ما يحتاج تفاصيل زيادة في البيانات والمعلومات، وبتتعرف كمان بإسم Data Flow Diagrams (DFD).
الرسم البياني الانسيابي للأنظمة”System Flowcharts”
النوع ده من الرسم البياني بيبين انتقال البيانات عن طريق مكونات النظام، وكمان بيبين التحكم في البيانات، الأعمال دي بتشمل إدخال البيانات، وتضمين البرامج، ووسائل الإعلام، والمعالجات، والشبكات داخل النظام، الأنواع دي من الرسم البياني بتبسط الحكاية بإنها بتحدد الأجهزة اللي هيتم استخدامها.
مثلا، عربية جديدة، لو عملنا Chart لنظام العربية، ممكن يبين آلية التحكم في السرعة بتضمين دائرة الوقود للمحرك، وممكن نوضح ازاي نعمل حساسات السرعة وازاي يستجيب نظام المحرك لما تزيد سرعة العربية، كل الأعمال دي ممكن تفصيلها في الـChart عشان آلية التحكم في السرعة تشتغل بشكل صحيح.
الرسم البياني الانسيابي للعمليات”Process Flowcharts”
الChart اللي بنسميها “Process flowcharts” أو اللي بنسميها “process flow diagrams (PFD)”، بتُستخدم عشان توضح العمليات الرئيسية في الهندسة الكيميائية والعمليات، بيوضحوا العلاقات المهمة بين المكونات الرئيسية جوا الشركة بطريقة بصرية، بيستخدموا الرسم البياني عشان يركزوا على الأحداث والعمليات الرئيسية والمهمة، مش هتلاقي فيها تفاصيل مش مهمة وبسيطة.
الرسم البياني الانسيابي للبرامج”Program Flowcharts”
الـ Chart دي بتتصمم عشان توفر رموز بصرية بتمثل التعليمات المشفرة، بتوضح الضوابط الداخلية داخل النظام، بيستخدموا 4 رموز رئيسية عشان يعملوا Chart برمجة، الرموز دي هي ( البداية، والعملية، والقرار، والنهاية ). بتساعد خصوصًا المطورين اللي بيبرمجوا البرامج والمبرمجين عشان يعرفوا يحددوا ويصلحوا ويحدثوا الأخطاء، والأخطاء اللي في الشفرة اللي هما كتبوها.
نموذج عملية الأعمال والترميز”Business Process Model and Notation”
الطريقة اللي بنسميها BPMN، بتُستخدم عشان توضح التسلسل والتقدم في العمليات الإدارية في الشركة، بتفصل النشاطات الإدارية والشؤون المالية للشركة، بتساعد الموظفين وأصحاب الشركات عشان يعرفوا الخطوات الدقيقة اللي الشركة بتاخدها، وبتساعد المحللين ومديرين المشاريع والمحاسبين والمستشارين الإداريين.
ازاي تعمل رسم بياني انسيابي؟
عشان تعمل “Flowchart” ناجح لازم تعرض الخطوات بطريقة منظمة ومش معقدة. وهنا هتلاقي خطوات بسيطة عشان تقدر تعمل الـ”Flowchart”بسهولة:
حدد الهدف الخاص بيك:
قبل ما ترسم أي شكل أو حتى خط، لازم تحدد الهدف اللي انت عايز توصل ليه بالظبط، إيه اللي انت عايز تحققه بالظبط من خلال المستند ده؟ لما ترد على السؤال ده، هتقدر تكمل للخطوة اللي جايه.
اعمل ابحاثك:
الـ”Flowchart” لازم يكون مفُصّل وشامل، بس في نفس الوقت مش معقد لدرجة إن أي شخص يقدر يفهمه ويقراه بسهولة، ممكن تكون خبير في نوع الـ”Flowchart” اللي انت بتعمله، بس افتكر إن مش كل الناس عندهم فهم كويس للموضوع.
حدد النطاق:
ممكن يكون عندك بيانات ومعلومات أكتر من اللي انت محتاجها، فبتقدر تشيل وتغير بعض العناصر عشان مش تدخل أي حاجة غير ضرورية، حدد إيه اللي الناس محتاجين يعرفوه، مش إيه اللي عايزين يعرفوه في الـ”Flowchart”، بعدين ممكن تحدد حجم الـ”Flowchart”.
حدد ترتيب الأحداث والقرارات الخاصة بيك:
الـ”Flowchart” لازم يكون فيه ترتيب زمني، مهما كان الموضوع ونوع العناصر اللي فيه، عشان كدا مهم أوي إنك تحدد جدول زمني، وعشان تعمل كده، ممكن تتكلم مع المشاركين وتعالج البيانات وتراجع الحسابات السابقة.
تنظيم كل حاجة:
لما تكون عندك كل العناصر اللي لازم تستخدمها، ده الوقت إنك تنظمهم وتحطهم في ترتيب مناسب، ده بيشمل تفاصيل العملية، القرارات، البيانات والمعلومات، الخيارات المتعددة، المدخلات والمخرجات.
بناء المخططات:
ممكن ترسم وتصنع الأشكال اللي لازم تستخدمها، تقدر تعمل كده بالأيد وترسم كل حاجة واحدة ورا التانية، بس في الفقرة اللي بعدها هتلاقي طرق أسهل لعمل الرسومات الخاصة بالـ”Flowchart” على برامج رقمية.
اتحقق من صحة كل جزء من المعلومات:
خلي الناس تتأكد من البيانات والمعلومات اللي حطيتها، اتأكد إنك مش عملت أي أخطاء كبيرة أو صغيرة، ومش نسيت أي حدث كبير أو قرار مهم.
لو كانت الصورة بتساوي ألف كلمة، فالرسم البياني الانسيابي بيعادل ملايين الأفكار. لإنه أداة قوية للتواصل والتبسيط والتفكير المنطقي.
دان رومان
الفرق بين أدوات الإنترنت وأدوات Excel؟
موجود كتير من مصادر الـ”Flowchart” المختلفة على الإنترنت، وممكن تلاقي خدمات مجانية ومدفوعة. هيتم تقديم بعض البرامج المختلفة في الجزء ده مع استخداماتها ونظام التشغيل والسعر، بعد كده، هيبقى أسهل عمل مقارنة بين الأدوات الإلكترونية دي وبرنامج إكسل.
برنامج Edraw:
هو برنامج من شركة Wondershare، بتقدر تعمل الـ”Flowchart”وأي رسوم بيانية لتدفق البيانات وBPMN اللي قولنا عليه قبل كده، ممكن تستخدم البرنامج على أنظمة ويندوز وماك ولينكس. بس أكبر عيوب البرنامج إن سعره بيتراوح بين 29 و 145 دولار، كمان فيه اشتراك شهري مدفوع، وأكبر عيب في البرنامج ده هو عدم تكامل البرنامج مع برامج التصميم اللي المستخدمين متعودين عليها.
تطبيق Draw.io:
هو تطبيق أونلاين تقدر تستخدمه من متصفح الإنترنت بيديلك مصادر للمخططات الإنسيابية، والرسوم التخطيطية للعمليات، ورسومات الشبكات، بيُستخدم في أقسام كتير، زي المصممين، والمطورين، والمحللين. وزي أي موقع بينتهي بـ “.io”، التطبيق ده مجاني، بيشتغل على أي جهاز رقمي وأي متصفح، وطريقة “سحب وإفلات” العناصر بسيطة وسهلة.
تطبيق Gliffy:
هو تطبيق على الإنترنت بيعمل الرسوم التخطيطية والمخططات بطريقة “سحب وإفلات”، المميزات والوظائف اللي بتقدمها بالفعل بتمثل نطاق مش موجود كتير في أدوات الإنترنت المدمجة بالمتصفح. واجهة المستخدم فيه بسيطة وبتراعي تجربة المستخدم، وكمان ممكن استيراد العناصر بسهولة وبترتب بينها بطريقة سهلة.
بس عيبه هو تقليل الاختيارات المتاحة من ناحية الألوان والأشكال، كمان بيعاني من بعض المشاكل التقنية لو استخدم في متصفح جوجل كروم، والتطبيق ده بيشتغل باشتراك شهري بـ 5 دولار.
برنامج Excel:
ممكن تفكر وتسأل ايه هو أفضل برنامج لإنشاء الرسم البياني الإنسيابي. الجواب مفيش غير برنامج Excel، في الأول وقبل أي حاجة تانية، البرنامج سهل الإستخدام ومحدش هيحتاج يتعلمه، كل الشركات الكبيرة والصغيرة بتستخدم الإكسيل والموظفين بتعرفه كويس، وكمان بعض البرامج اللي لازم تنزلها مش متوافقة مع أجهزة الماك.
بس الإكسيل بيشتغل على كل المنصات وبيناسب أي جهاز، مش محتاج تتعلم أدوات معقدة لبرامج أو تتعامل مع تصميم الأدوات اللي بتشتغل بالسحب والإفلات، كل اللي لازم تعمله هو تدخل بياناتك والمعلومات والإكسيل هيكمل الباقي لوحدة، تقدر تنشئ المخططات الخاصة بيك بضغطة واحدة، ولو عايز تغير أي بيانات أو معلومات أو ألوان في الوثيقة، مش محتاج تعمل كل حاجة من تاني، تقدر بس تغير اللي عايز تغيره والإكسيل هيحدث تلقائي.
مميزات استخدام الرسم البياني الانسيابي
- المخططات الإنسيابية هي أدوات سهلة الإستخدام بغض النظر عن حجم الشركة أو نوعها، هي واحدة من أهم الأدوات اللي بتساعد في تحديد وتفصيل أي موضوع بطريقة بصرية، مش بس بتوفر للموظفين وأصحاب المشاريع الوضوح البصري اللي يحتاجوه، كمان بتظهر ليهم بعض النواحي المهمة عن الموضوع اللي ممكن يكونوا فاتهم.
- كل شركة بتحتاج وثائق مناسبة لكل مشروع ولكل قسم، الوثائق دي مهمة أوي ولازم يتم مراجعتها لو حصل أي مشكلة في الشركة، المخططات والرسوم البيانية بتمثل قرارات الشركة والأحداث والخيارات والعلاقات.
- المخططات الإنسيابية بتُستخدم لتجهيز المعلومات بطريقة تسّهل عملية فهمها، بالطريقة دي مش بيحصل خلط في المعلومات ولا بتظهر رسومات بيانية معقدة ولا بيحصل أي أخطاء، لو العلاقات والتواصل بين كل واحد في الشركة واضح، أكيد المخاطر الناتجة عن أي أخطاء محتملة هتقل.
تحت هتلاقي بعض النقاط اللي هتخلي العمليات دي أسهل وأسرع بالنسبة ليك:
- قرر مين هو الجمهور اللي بتحاول تصمم ليهم الرسم البياني، كل رسم بياني بيتعمل وكل عرض تعرضه فيه، ليه جمهور محدد.
- متركزش كتير على التفاصيل الصغيرة، الرسم البياني بيتعمل عشان تنقل معلومات أو قرار معين لحد، محدش هيحب يقرأ تفاصيل مش مهمة في وثيقة أعمال، كفاية إنك تضيف المعلومات المهمة بس.
- حرر الرسم البياني بتاعك، لو الرسم البياني بيحتاج تحديث، متترددش في تعديل التفاصيل الصغيرة أو الكبيرة، الأهم هو عمل تدفق للرسم البياني واضح وسهل القراءة.
- قسم المعلومات لصفحات مختلفة ورسم بياني متفرق بدل من إنك تحاول تضغط كل حاجة في نفس المكان.
- متنساش معنى الرموز، الرموز ممكن تبان على إنها عنصر تصميمي في الرسم البياني، بس دورها مهم أوي، كل شكل بيمثل حاجة وبيوفر للي بيشوف الرسم معلومات مهمة.
الخلاصة
ممكن نقول إن الرسم البياني الانسيابي هو أداة قوية وعملية بتساهم في تبسيط وتوضيح العمليات والإجراءات بطريقة سهلة الفهم، وده من خلال استخدام الأشكال والرموز والسهام، ممكن للرسم البياني الانسيابي إنه يعرض تسلسل الخطوات والتوجيهات بشكل واضح ومنطقي.
مهم: الدليل الوظيفي عشان تكون مدير مشروع ناجح
بغض النظر عن المجال اللي بتشتغل فيه، سواء كانت الأعمال التجارية أو البرمجة أو إدارة المشاريع، فإن الرسم البياني الانسيابي هيكون أداة قيمة لتحليل العمليات وتطويرها، وهيساعدك في تحديد المشاكل وتحسين الكفاءة وتوجيه الفرق العاملة نحو تحقيق الأهداف المشتركة، كمان هيوفر كتير من الوقت والجهد في فهم العمليات المعقدة واتخاذ القرارات الصحيحة.