إزاي نستخدم Excel لإدارة المشاريع؟

كل واحد بيشتغل على مشاريع، ومش لازم يكون عندك مشروع عشان تشتغل على واحد، فمثلاً لو كنت مدير مطعم، المشروع الخاص بيك هو إدارة المطعم كله وتخليه يحقق أرباح، ولو كنت متدرب في شركة مالية كبيرة، المشروع الخاص بيك هو الشغل كموظف في الشركة، كل “المشاريع” دي ليها أغراض تانية وأصغر في ذاتها، المدير في المطعم لازم يرضي الزباين ويتعامل مع موظفين المطعم، والمتدرب لازم يوفّي بمتطلبات شغله ويخلي المشرفين بتوعه مبسوطين، كلنا بدون استثناء بنشتغل على مشاريع.

إقرأ المزيد: هل ممكن الاكسل يستخدم بايثون؟

مسؤولية مدير المشروع

معنى كلمة “إدارة المشاريع” بيتغير كتير لو كنت بتشتغل مدير مشروع، ممكن تنظم مشاريعك وأنت مش مدير مشروع، بس لو انت المسئول عن مشروع والناس اللي تحت إيديك بيشتغلوا فيه، بيبقى الموضوع مهم جدًا، يعني إنت محتاج نظام إدارة مشاريع.

أبسط حاجة ممكن تعملها هي ورقة بيضة وتكتب عليها كل الناس اللي تحت إيديك والشغل اللي بتكلفهم بيه، بس هل الموضوع ده مستحب في عصرنا الرقمي في القرن الواحد والعشرين؟ طبعًا لأ، دايمًا ممكن تحط جدول أسبوعي جنب مكتبك في الشغل أو في مكان دراستك في البيت، بس هتحتاج أداة إدارة مشاريع رقمية، ده ممكن يكون بقي على تليفونك، أو على الكمبيوتر، أو على التابلت، أو حتى على الساعة الذكية، وأسهل وأكتر برنامج مُستخدم وسهل الاستخدام لإدارة مشاريعك هو برنامج إكسيل.

استخدام برنامج Excel لإدارة المشاريع

تتبع البيانات، وعمل الرسم البياني والفقرات المرافقة للبيانات دي، وجمع النتايج وتنظيم المتغيرات المختلفة دي كلها حاجات الإكسيل بيعملها بكفاءة، شكل جداول الإكسيل مثالي لإدارة المشاريع الخاصة بيك، مهما كان مجال شغلك، بتطبيقات الإكسيل هتسهل عليك مراقبة المشروع الخاص بيك يوميًا، وكمان ممكن ترمي بلانر الأسبوعي اللي بتحافظ عليه بجانب مكتبك، لأنك لو استخدمت الإكسيل علشان تتبع كل المهام اللي أنت وفريقك مكلفين بيها، ممكن تطبعها في أي وقت وتحتفظ بيها في مكان الشغل.

لو كنت مدير وعاوز تبني نظام إداري متسق، فلازم تكون مسؤول عن الموظفين اللي تحت إدارتك، وعن الشغل اللي بيعملوه والشغل اللي بتقدمه للعميل أو الزبون، ولو فقدت السيطرة على الوقت، أو فات موعد تسليم العمل، أو معملتش تنظيم صح لشغلك، مش هتكون قادر على انك تكون مدير ناجح للمشروع، الإكسيل بينقذك من كل المواقف اللي ممكن تضرك.

الإكسيل بيتبع الوقت عندك، وبينظم الموظفين بحيث تقدر تشوف مدى تقدمهم في شغلهم، ولما تحط المعلومات اللازمة بيحفظ البيانات عندك علشان مش تحتاج تحملها في كل مكان، ولو معاك التليفون هتقدر توصل لنظام الإدارة الخاص بيك من أي مكان. في الجزء الأول من كلامنا، هتلاقي شرح مفصّل عن ليه الإكسيل كويس جدًا في إدارة المشاريع.

ايه احسن حاجة بيعملها Excel لإدارة المشاريع؟

زي كل برنامج ومنتج وأي حاجة في الحياة، مفيش حاجة بتكون كاملة، ده بينطبق على برنامج إكسيل كمان، فهو بيعاني من بعض المشاكل زي أدوات التعاون ومشاكل الاتصال، بس الحق يتقال هو فيه مزايا أكتر من العيوب، وخلال كلامنا هتلاقي بعض من المزايا دي بالنسبة لإدارة المشاريع.

ورقة عمل ملهاش نهاية

صيغة جداول إكسيل بتسّهل عملية إدارة المشاريع جدا، مع إكسيل بتقدر تستخدم أكتر من مليون صف في ورقة جدول واحدة، ولو قارناه بأحد المنافسين الرئيسيين جوجل شيتس، هتلاقي إنه بيضم 400,000 خلية في ورقة جدول واحدة، بالنظرية بيقدر إكسيل يكون فيه أكتر من 17 مليار خلية في ورقة جدول واحدة، الكمية الضخمة من البيانات اللي بتقدر تدخلها في ورقة جدول وملف واحد بتكون رهيبة، وبكدا مشاريعك الشاملة مش هتضيع منها أي تفاصيل لما تدّخل بياناتهم في ورقة جدول إكسيل.

تنسيق مشروط

التنسيق المشروط في إكسيل بيسمحلك تغير شكل وحجم وتنسيق الخط والتظليل وكتير من تفاصيل الخلايا في ورقة الجدول، فلو عندك عدد كبير من الموظفين والمهام المختلفة المضمونة في ورقة الجدول، بعض التفاصيل ممكن تعدي بدون ما تلاحظها، وبتقدر تستخدم التنسيق المشروط في إكسيل عشان تشوف كل التفاصيل الصغيرة في مشاريعك بشكل واضح.

تخزين بياناتك

برنامج إكسيل مش بس بيعمل وظيفته في إدارة وتنظيم البيانات، ده كمان بيخزن البيانات بطريقة فعالة، وبتقدر توصل للملف من أي مكان، من جهازك الشخصي أو جهاز العمل، أو حتى من التليفون أو الساعة الذكية، كل ده بيسّهل الوصول للبيانات والعمل عليها في أي وقت ومن أي مكان.

الوظائف والصيغ

إكسل فيه أكتر من 450 حركة ممكن تستخدمها في البرنامج، بتخليك تعمل حاجات مختلفة زي الحسابات البسيطة وتنظيم البيانات، فعلاً دي أفضل ميزة في إكسيل، وبتقدر توفر عليك الجهد والوقت في إدارة المشروعات اللي بتشتغل عليها.

مخططات ورسوم بيانية قابلة للتخصيص

إمكانية عرض النظام الإداري الخاص بالمشروع اللي انت بتشتغل عليه بطريقة بصرية هي زاحدة من أهم المزايا في إكسيل، مش بس بيديك خيارات كتير في اختيار الرسوم البيانية المختلفة، كمان بيديك إمكانية تخصيصها بالشكل اللي انت عايزه، ممكن تغير ألوان الخطوط والرسوم البيانية، وكمان ممكن تعدل الأشكال والأحجام، وغيرها، كمان البرنامج بيوفر تبويب “الرسوم البيانية الموصى بيها”، ده لو انت مش عارف تختار أي نوع من الرسوم البيانية تستخدمه في إظهار بيانات المشروع، إكسيل بيعرضلك اقتراحات للرسوم البيانية اللي تناسب بياناتك.

الجداول المحورية

واحد من وظايف إكسيل المدمجة هو استخدام الجداول والرسوم البيانية الدورانية، ودي أداة تفاعلية بتلخص البيانات الكبيرة اللي عندك، وبكدا مش لازم تجهد نفسك في معالجة البيانات الخام بنفسك، بتقدر توصل للبيانات اللي انت عايزها بسهولة من خلال الجداول الدورانية اللي انت عملتها واللي بتفرز وتصنف البيانات ليك، الوظيفة دي بتخلي إدارة المشاريع اللي عندك عملية سهلة ومنظمة، ومش لازم تتعب نفسك في فرز البيانات المعقدة والفوضوية. بتقدر تاخد تلخيص وتحليل ليهم وتكمل من هناك.

برنامج جداول البيانات الأكثر شيوعًا

في المدرسة، وفي محاضرات الجامعة، وفي الشغل، بين كل فترة والتانية، أكيد استخدمت برنامج إكسيل، البرنامج ده بدأ في سنة 1985، وبيعتبر هو البرنامج الرئيسي لجداول البيانات من وقتها ولحد دلوقتي، في أكتر من 1.2 بليون شخص بيستخدموا حزمة أوفيس 365 على أجهزتهم الإلكترونية، ومع إنه مش كل عملاء مايكروسوفت أوفيس بيستخدموا برنامج إكسل، بس متوقع إنه يكون فيه حوالي 800 مليون مستخدم لإكسيل في كل أنحاء العالم.

والبرنامج اللي بيجي في المرتبة التانية ورا إكسيل هو جوجل شيتس، ومتوقع إن عدد مستخدميه يكون ما بين 160 لـ 180 مليون مستخدم في كل أنحاء العالم، يعني إن إكسيل بيملك تقريبًا خمس مرات عدد مستخدمي البرنامج اللي بيجي بعده.

مفيش منحنى تعليمي

لأن الأغلبية العظمى من اللي بيحتاجوا لإدارة المشاريع، استخدام برنامج إكسيل في وقت معين، فمفيش داعي لعملية تعلم طويلة، وحتى لو مش عارف تشغل إكسيل، هتقدر تتعلم الوظايف الأساسية بسهولة في ساعات قليلة، إكسيل بسيط في استخدامه، لكنه بيضم تفاصيل كتير مقارنة بمنافسيه، وده اللي بيخلي إكسيل يتفوق على المنافسين في إدارة المشاريع.

أنشطة Excel لمجالات مختلفة من إدارة المشروع

ممكن تحتاج تعمل حاجات كتير في إكسيل عشان تقدر تدير مشروعك بطريقة منظمة، في الجزء ده هنتكلم عن بعض النقط المهمة في إدارة المشاريع.

استراتيجية شاملة

في إدارة المشاريع، “الإدارة” هي التخطيط، وبدون خطة مفصّلة وشاملة مش هتقدر تدير نظام إدارة المشاريع، لو أنت مسؤول عن مشروع، سواء كان صغير أو كبير، هتكون مسؤول من البداية للنهاية، الاستراتيجية التجارية للمشروع، والموظفين المكلفين بالعمل، والمقاولين التانيين المحتملين، والتواصل بين شركتك وعميلك، كل خطوة في الطريق هتكون عليك مسؤوليتها، وهتكون انت اللي بتجاوب على أسئلة كل الأطراف، علشان كدا لازم تعمل خطة، تخطط وتلتزم بيها في استخدام إكسيل كمان.

تحليل البيانات

البيانات وأسماء الموظفين والتواريخ والمواعيد مش هيديك تقدم كبير في عملية إدارة مشروعك، لازم تحلل البيانات دي وتلاقي طريقة تحولها لمخطط في إكسيل، ممكن تختار تعمل ده يدوي باستخدام وظايف وصيغ إكسيل المدمجة مع VBA، أو ممكن تستخدم قوالب تم إنشاؤها قبل كده من خلال جهات خارجية عشان تسّهل المهمة بالنسبة ليك.

تتبع الميزانية

لما تتكلم مع العملاء بتوعك، بتتفق معاهم على سعر الخدمة اللي بتقدمها، ولما تتكلم مع موظفينك، بتتفق معاهم على الأجر أو المقابل المادي للشغل اللي بيعملوه، ولأنك بتدير مشروع، لازم تتابع الميزانية في كل خطوة، عشان مش تفشل، الإدارة بتعرفك بتقدر تصرف كام من الميزانية وكام بيتبقى ليك كمان تصرفه، الإدارة بتساعدك كمان تحافظ على مشروعك، وشركتك وأعمالك في طريقها الصحيح، وازاي تبسط المشرفين لما تصرف أقل من الميزانية.

تتبع الموعد النهائي

مش بس لازم تراقب ميزانيتك، ولكن لازم تراقب كمان المواعيد بتاعتك، المشاريع اللي بتتأخر عن مواعيدها مبتبقاش ناجحة، الإدارة بتعرفك تشوف الصورة الكبيرة، الخطة كلها، وتقدر تتابع شغل الموظفين. الرسوم البيانية بتاعة الاستمرارية في إكسيل كمان بتساعدك تتواصل مع العميل، تكلمه بشكل مستمر عن المسار اللي انت عليه في المشروع ده، ده بيساعدك تبني الثقة مع العملاء، وكل ده تقدر تعمله بسبب نظام الإدارة اللي انت عملته في إكسيل.

مراقبة وضمان الجودة

مش بس لازم تسلم المشروع في المعاد المحدد، لكن كمان لازم يبقى شغلك كويس، لما تكون مدير المشروع، شغلك إنك تتأكد من جودة المشروع، علشان مهما كان عدد الناس اللي بيشتغلوا على المشروع، هتبقى انت اللي بتقدمه للعميل، فالمشروع هيكون شغلك، وبالتالي الجودة هي مسؤوليتك، ولازم تطمن رؤسائك في الشركة، والعميل اللي هتسلمه المشروع، وكمان الموظفين اللي بيشتغلوا فيه.

إدارة التصنيع

لو انت في مجال الصناعة، كل منتج تصنعه هيحتاج لإدارة مشروع مناسبة لحد ما يتم تصنيعه بشكل كويس، لو انت بتصمم منتجات، ممكن تحط البيانات بينك وبين المصممين اللي معاك، وكمان الميزانية اللي بتشتغل عليها، بإستخدام الـ Excel ممكن تلاقي أي أخطاء في الجدول الزمني للمشروع اللي بتعمله! وميزة تانية للمصنعين هي إن Excel بيوفرلك أدوات قابلة للتخصيص بشكل كبير، بتقدر تعرض للكل العملية الإنتاجية اللي بتتبعها شركتك من البداية وحتى النهاية.

في أخر كلامي لازم تفهم

ان الجزء المهم اللي لازم تعرفه دلوقتي هو إن إدارة المشاريع مش اختياري لأي شركة، لكن هي ضرورة للشركات، وخصوصًا الناشئة، الشركات بتفشل بشكل أسرع لو مش كانت بتدير إدارة مشاريعها بطريقة صحيحة وفعالة.

مهم: 20 سؤال في Excel للمحللين الماليين لأي Interview

مشروع صغير مش معناه إنك مش محتاج تعمل نظام إدارة مشاريع ليه، كل مشروع مهم جدًا لشركتك وده اللي بيبقي سبب وجودها، لو مفيش إدارة مشاريع، بتبقي أسهل ليك تخسر فلوس، وتخسر عملاء موثوق فيهم، وكمان تخسر موظفين، إدارة المشاريع مش بس أداة للمدير المسؤول عن المشروع، لكن هي نظام مهم لازم دمجه في كل شركة.

وعشان نجاوبك علي كل الاسئلة اللي بتدور في دماغك عن مزايا الاكسيل اللي مش ممكن نحصرها في مكان واحد، ممكن تتواصل معانا.