إزاي تستخدم Excel في المحاسبة

في مجال المحاسبة، برنامج Excel بيبقى أفضل صاحب لأي محاسب لو استخدمه بكل مميزاته، إكسل برنامج مهم جدا للمحاسبة، فهو هيفيدك في إدارة حساباتك بدون تعب، يعني هتقدر تعمل تقارير مالية، وتوزيع للفلوس، وحساب الضرايب، وغيرها من الحسابات اللي بتهمك، ولو كنت شغال في شركة كبيرة، ممكن تستخدم إكسل عشان تحليل البيانات المالية بشكل دقيق، وكمان تقدر تحول البيانات الرقمية لرسوم بيانية سهلة ومفهومة، بإختصار إكسل هيكون الرفيق المخلص ليك في المحاسبة، وهيسهل عليك شغلك جدا.

إقرأ المزيد: إزاي نستخدم Excel في إدارة المشاريع؟

قبل ظهور برنامج إكسل

كل الخبراء الماليين والمحترفين بيستخدموا برنامج Excel من زمان ولحد دلوقتي، ولسه اكسل بيكبر، خلينا نرجع بالزمن لورا قبل ظهور إكسل، إدارات المحاسبة والمحللين كانوا بيقعدوا ساعات طويلة في حساب كل حساب والبيانات المالية، وكان ده بيكون إما بالحساب اليدوي (بالقلم والورق وألة حاسبة) أو باستخدام أول كومبيوتر في السوق، بس دلوقتي بقي الموضوع أسهل بكتير، ممكن تحسب العمليات الصعبة، وتعمل معالجة لكميات كبيرة من البيانات، وتعمل جداول بيانات في دقايق بسيطة باستخدام Excel.

بعد ظهور برنامج إكسل

غير مجال المحاسبة، كل مكتب تقريبا بيستخدم Excel سواء في مجال التسويق، الموارد البشرية، الإدارة العامة، النهارده كل الكمبيوترات في أي مكتب فيهم إكسل مفتوح على الشاشة، حتى لو مش اشتغلت عليه أصلا، ممكن تكون استخدمت Excel في وقت من الأوقات في حياتك، بس لو كنت شغال في الإدارة المالية وحسابات أي شركة، فانت أكيد استخدمته ولسه بتستخدم إكسل كل يوم.

ليه Excel مهم للمحاسبة؟

في أي وظيفة محاسبة، الأدوات اللي هتستخدمها أكتر هي الرسوم البيانية والجداول والـ spreadsheets، وأكتر من نص الشركات في أمريكا وكندا بيستخدموا Excel في مجالاتهم المحاسبية، وتحديدًا في التخطيط المالي والميزانيات، 55% من الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة في أمريكا بيستخدموا إكسل، النسبة دي كمان ممكن توصل لـ 57% في كندا، يعني بتلاقي من أول الشركات الجديدة بإيرادات سنوية أقل من 25 مليون دولار لـ الشركات الكبيرة العملاقة في مجالاتهم بإيرادات سنوية بتعدي 5 مليارات دولار، واكسل هو أول أداة في التخطيط المالي والميزانيات.

دلوقتي بعد ما قريت الكلام ده، ممكن ييجي علي بالك سؤال مهم، وهو ليه الأغلبية في أمريكا وغيرها بتفضل إستخدام اكسل في المحاسبة؟
يلا بينا نشوف ايه اللي يقدر يوفره اكسل عشان الشركات تستخدمه في شغلها:

تنسيق بسيط، بس مفصل

برنامج Excel بيسهلك إدارة كميات كبيرة من البيانات المرتبطة بالتقارير المالية، بيوفرلك واجهة سهلة الاستخدام وأدوات سهلة وبسيطة تتعلمها بسرعة ومش تنساها بسهولة، علي الرغم من كده، البرنامج متقدم أوي وفيه أنواع رسوم بيانية كتير وجداول مختلفة.

تنظيم البيانات

تقدر تقدم بياناتك بأي شكل انت عاوزه، بالمخططات والرسوم البيانية والجداول، وتقدر تدخل بياناتك وتسيب Excel يعمل المعالجة ليها، وتقدر تربط وتقارن البيانات المرتبطة بالمعلومات المالية اللي انت حاططها في جداولك، وكمان تقدر تتابع عملية تغير البيانات المالية للشركة خلال السنوات الجاية، وتشوف الاختلاف في البيانات على مجموعة بيانات مختلفة في شركتك أو مقارنتها ببيانات الشركات التانية.

تحليل كمي

المحللين الماليين بيستخدموا إكسل عشان الوظايف اللي بتساعد في إدارة المخاطر المالية ومتابعة الاستثمارات، بشكل عام تقدر تعمل أي حركة مالية ليها علاقة بالعواقب المالية في Excel.

السيطرة على السوق

زي ما قولنا ان أكتر من نص المكاتب والشركات اللي في أمريكا وكندا بيستخدموا برنامج Excel، الإكسل لسه في المقدمة، عشان ببساطة هو في كل مكان، معظم التحليلات المالية بتتعمل من خلال الخبراء والموظفين في قسم المحاسبة والمالية في شركات مختلفة بيشتغلوا بالإكسل، والمحاسبين والمستشارين والمديرين بيجيبوا البيانات من نظام الشركة عشان يعملوا جداول حسابية ورسوم بيانية باستخدام برنامج Excel.

مفيش فرق كبير في التعلُّم

لو أنت بتبدأ كمتدرب في إدارة محاسبية أو في شركة، وقبل متبدأ في الشغل، هتكون على الأقل عارف شوية عن برنامج إكسل، النهاردة في عالم بيتطور كل يوم، Excel وبرامج مايكروسوفت أوفيس التانية موجودين في المدارس والجامعات، ولو مش اشتغلت على البرنامج ده قبل كدا في حياتك (وده استثناء) ممكن أقولك انك تقدر تفهمه في دقايق، عشان بسيط أوي وأسهل في التعلم والاستخدام بالمقارنة مع غيره من برامج جداول البيانات والبرمجيات.

أرخص وواسع المجال

إكسل برنامج مش مُكلّف وشامل، مقارنة بالبرامج اللي بتعمل جداول بيانات تانية في السوق، ومش مهم لو كنت بتستخدم جهاز Windows أو Mac، السعر هو نفسه عشان تجيب البرنامج ده مع مجموعة Microsoft 365، ومقارنة بالبرامج التانية، فبيكلفك أقل بكتير، بس البرنامج ده بالذات رخيص وشامل.

VBA ووحدات الماكرو “macros”

Excel فيه لغة برمجة اسمها VBA (Visual Basic for Applications)، اللي بتقدم نوع من الإجراءات التلقائية، الـ”ماكرو” المناسب هيعمل حساباته ونتايجه بنفسه بس بضغطة زرار واحدة، وباستخدام الماكرو، ممكن تعمل عمليات إدخال البيانات، وتنشئ البيانات بطريقة تلقائية.

ايه هي الدالات و المعادلات الأكتر استخدام للحسابات؟

إكسل فيه تقريبا 400 دالة، معظمهم بيستخدمهم المحاسبين واللي في الحسابات، وبيعملوا الرسومات البيانية، وبيعالجوا بياناتهم المالية من خلال الدوال دي وهي:

دالة التحليل “what-if”

بتساعدك في تقدير و توقع النتايج المالية لأي تغيير ممكن يحصل، بتقدر تعدل وتغير البيانات اللي داخلة فيها وتجرب نتايج جديدة، بتستخدمها زي ميزة “التجربة والخطأ” في برنامج إكسل، بتُستخدم بشكل أساسي في متابعة التدفق النقدي، والرواتب، والإيرادات وأكيد الخساير، الأداة دي بتسمحلك تشوف ايه النتيجة لو غيرت عامل في المعادلة اللي داخلة، ولو عايز تستخدم الميزة دي في Excel، بس اضغط على قايمة البيانات اللي فوق في شريط الأدوات.

المخططات والجداول المحورية “Pivot charts and tables”

دي أداة بتساعدك تلخص البيانات الكبيرة اللي دخلتها في إكسل، الشركات الكبيرة بتكون عندها كمية كبيرة من البيانات، وبتاخد وقت كبير عشان تفرزها وتصنفها وتستخدمها عشان تعمل نماذج، وكمان البيانات الجديدة هتبقى بتيجي دايما، ولما تعمل المخططات والجداول المحورية، هتقدر بسهولة تجمع النتايج وتلخص كميات كبيرة من البيانات المالية المعقدة، بس الميزة دي مش متوفرة في إصدارات إكسل على أجهزة ماك.

أوراق التنبؤ “Forecast sheets”

بتستخدم البيانات القديمة عشان تتنبأ بالبيانات في المستقبل، البيانات المالية اللي بتدخلها هيتم معالجتها ومقارنتها بالبيانات المالية القديمة عشان تعمل شكل مرئي للبيانات اللي جاية، الأداة دي بتعرفك إزاي الشركة هتتأثر في المستقبل بالبيانات الجديدة، وده بيتحقق من خلال معالجة التقارير اللي قبل كده ومقارنتها بالبيانات اللي جواها.

دوال IF و SUM و LOOKUP

• دالة IF بتساعدك تجاوب على أسئلتك المحاسبية والمالية اللي بتيجي في بالك بسهولة، مهما كانت الاسئلة دي عبارة عن ايه بالظبط.
• قبل ما إكسل يظهر كان المحاسبين والخبراء الماليين بيستخدموا الألة الحاسبة بتاعتهم، وبيحسبوا كل حاجة واحدة ورا التانية، وكانت بتاخد منهم وقت طويل عشان يجمعوا ويحلوا كل حاجة، بعد كده كان لازم يكتبوها على ورق أو يستخدموا أجهزة حاسبة بطيئة أوي عشان يتعاملوا مع بياناتهم، بس بسبب دالة SUM في إكسل، بضغطة واحدة بيحسب كل حاجة في الثانية الواحدة وبيوفر عليك وقت ومجهود تقدر تستخدمهم في مهام تانية.
• بتستخدم أداة “Find” في برامجك المختلفة؟ أيوا؟ طب جرب تفكر في دالة بتلاقي بيانات ليها علاقة بالبيانات اللي حددتها، دي اللي بتعملها ليك دالة LOOKUP في إكسل، الدالة دي بتقدر تلاقي مطابقات دقيقة أو جزئية حتى في مجموعة كبيرة ومعقدة من البيانات المعالجة، والـLOOKUP دي ليها نوعين، HLOOKUP للأفقي و VLOOKUP للرأسي.

مهم: إزاي تحسب الـ Z-Score في إكسل؟

خلاصة القول

إكسل ده زي ما يقولنا في البداية هو الرفيق المخلص للمحاسبين، بيساعدهم يحللوا وينظموا الحسابات بشكل سهل، وبيساعدهم يشوفوا الأرقام بشكل واضح أكتر، ممكن يستخدموا Excel عشان يحسبوا فلوسهم، ويصمموا جداول إيرادات ومصروفات، ويعملوا تقارير مالية، بشكل عام Excel بيسّهل على المحاسبين حياتهم وبيساعدهم يديروا حساباتهم بطريقة أفضل وأدق.