إزاي تخطط لمشاريع أفضل باستخدام مخطط بيرت؟

الـ PERT دايجرام هو واحد من أهم الأدوات في التنظيم والإدارة اللي أي حد ممكن يستخدمها بكل سهولة. مش مهم أنت بتشتغل فين، ومش مهم حجم الشركة أو الشغل اللي بتعمله، الـ PERT دايجرام دايمًا هتكون مفيدة وسهلة في استخدامها لتلبية كل احتياجاتك، هنعرف مع بعض كل حاجة تخص مخطط بيرت وازاي تقدر تستفيد منه في شغلك، إزاي تخطط لمشاريع أفضل باستخدام مخطط بيرت.

مخطط بيرت هو سر تحقيق النجاح، فهو يمنحني القوة لتخطيط مشروعي بشكل شامل ومنظم.

إقرأ المزيد: ازاي تكون محلل مالي وتشتغل استشاري للمشاريع الصغيرة؟

ايه هو مخطط بيرت؟

يلا نتعرف على أساسيات الـ PERT دايجرام. الـ PERT دايجرام بتدور حوالين تحليل ومراجعة وإظهار المهام اللي لازم تخلص عشان تكمل مشروع. دي أداة إدارة المشاريع بيستخدمها المديرين بشكل كبير ومن خلالها بيتم التركيز على الوقت اللي لازم تتم فيه كل مهمة والمقارنة بين المهام المختلفة.

تاريخ مخطط بيرت

الطريقة دي تم تطويرها لأول مرة في سنة 1958 بواسطة البحرية الأمريكية. السبب وراء إنشاء التقنية دي اتوجد بسبب تطوير الصواريخ البالستية UGM-27 Polaris اللي كان بيتم إطلاقها من الغواصات. فاستخدموه في المهام اللي محتاجه تخطيط وتنظيم واختبارات قوية عشان تتم إطلاق الصواريخ دي، كانت بتتطلب تقنيات جديدة في إدارة المشاريع لأول مرة. وكدا طوروا تقنية الـ Program Evaluation and Review Technique (PERT).

وبالرغم من إن الـ Gantt charts تم تطويرها قبل الـ PERT دايجرام بحوالي 40 سنة، الاتنين بدأوا ينتشروا تقريبًا في نفس الوقت في أواخر الخمسينيات. وكان الـ Gantt charts نوعًا ما نسخة بسيطة من الـ PERT. وممكن تلاقي الفرق بينهم من خلال كلامنا الجاي عنهم.

يستحسن كمان ذكر طريقة إدارة مشاريع تانية تم تطويرها في نفس السنة اللي طور فيها الـ PERT دايجرام، يعني سنة 1957. الـ critical path method (CPM) هي تقنية تحليلية اتوجدت لجدولة المهام بشكل سليم في المشروع. وعلى الرغم من إن الـ PERT والـ CPM كانوا بيشتغلوا بشكل مستقل وتم تطويرهم منفصلين عن بعض، إلا إنهم بيستخدموا مع بعض في إدارة المشاريع.

وبعد معرفتك بالـ PERT دايجرام وإزاي تم إنشاؤه، ممكن تسأل نفسك ليه بنستخدمه؟ هنشوف تفاصيل أكتر عن استخدامات الـ PERT دايجرام في المشاريع وعند المديرين.

ليه لازم تستخدم مخططات بيرت؟

الإجابة عن السؤال ده سهلة. علشان استخدام مخطط PERT مفيد ومساعد وفعال في تنفيذ المشاريع بنجاح. ممكن تلاقي الأسباب اللي تخلي استخدام مخططات PERT في العمليات أسهل تحت ومنها:

إدارة الوقت (والمشروع)

بتُستخدم مخططات PERT لحساب الحد الأدنى من الوقت الي هتحتاجه لإنهاء مشروعك. بتحلل التقنية دي كل المهام ومدتها. وباستخدام المخططات اللي بيقدمها، بيساهم في تحليل الروابط بين المهام دي. في النهاية بيدي نتيجة تقديرية للوقت اللي محتاجه لإنجاز مشروعك.

الإدارة المرئية والتنظيم

كل الأرقام والتفاصيل دي بتبان صعبة لإن مفيش كتير من التمثيل البصري للمعلومات. المخططات الخاصة بـ PERT بتيجي علشان تعمل كده. بتحول كل الأرقام المعقدة دي لمخططات بسيطة وسهلة الفهم، وبكده بترتب وتنظم إدارة المشروع بشكل كويس.

مبقاش فيه مشروع “معقد جدًا” بعد كدا

متابعة الموظفين، وتفاصيل ومدخلات أعضاء الفريق في المشروع، والتواصل بين كل المشاركين ممكن تكون مشكلة كبيرة. بس مهما كانت وظيفته في المشروع، سواء كنت مدير المشروع أو عضو في الفريق، هتكون شغال بطريقة أفضل وأسرع لو عندك “معلومات مباشرة”.

محدش بيحب يتعامل مع تفاصيل معقدة لمشروع صعب من بدري. المخططات الخاصة بـ PERT بتاخد التفاصيل وبتعمل تصوير بصري بسيط وسهل للمشروع. بتوصل المعلومات المطلوبة بشكل مباشر لكل أعضاء المشروع، فبيكون مفيش مشروع “معقد جدًا” لأي حد من الناس اللي شغالة فيه.

تحسين الاتصال بين الفرق

في الحقيقة، الـ PERT دي مش بس مجرد أداة إدارية وتنظيمية بس، دي كمان بتشتغل على مستوى الفرق والأقسام كمان. في بعض المشاريع بيشترك فيها فرق مختلفة من أقسام مختلفة، وده بيعمل مشاكل في التواصل والتفاعل بين أعضاء الفريق. الـ PERT دي بتساعد في تحديد المسئوليات بين الأقسام والأعضاء في المشروع، وكمان بتنظم المدة اللي بتحتاجها كل مهمة في الأقسام. الـ PERT chart مش بس هتنظم مهام الأقسام، لكن هتدير مدة المهام دي برضو.

إمكانيات المشاريع الممكنة

في أوقات كتير ممكن تحتاج تخطط وتنظم وتدير المشروعات من الأول قبل ما تبدأ فيهم. دا معناه إنك تعمل مخططات PERT علشان “مشروعات ممكنة” وتشوف احتمالات تنفيذهم. بتفصل هياكل المشروعات وتحدد استخدام الوقت لكل جزء فيهم، علشان تقدر تشوف هل المشروع يستاهل يتطور ويتنفذ ولا لأ.

وبما إنك شايف إن الموضوع مش صعب اوي، فهمت ليه معظم مديري المشروعات بيستخدموا المخططات دي. دي واحدة من أهم الأدوات اللي بتساعد في تنظيم وإدارة المشروعات بشكل صحيح. كل مدير مشروع لازم يستخدم تقنية الـ PERT دي، مش عشان هي شائعة بين الزملاء، وده بس عشان هي واحدة من أفضل الوسائل للوصول للنجاح.

فهم مصطلحات مخطط بيرت

زي كل مفهوم، مخططات PERT ليها مصطلحات خاصة بيها. مش لازم تعرف كل تفاصيل المصطلحات دي في القاموس. بس لو معرفتش أسماء المصطلحات ومعانيهم، مش هتقدر تعمل مخطط PERT صح. على الأقل لازم تكون عارف المصطلحات الرئيسية وتعريفاتهم اللي موجودة تحت دي:

منعطف

الـ Milestones بتُستخدم عشان تدل على بداية ونهاية فعالية أو مهمة مضمونة في المشروع. المصطلح ده بيتعرف كمان بـ PERT event. بداية فعالية معينة بتتسمى “start milestone” أو “predecessor event”. ونهاية مهمة ممكن تتسمى “finish milestone” أو “successor event”. الـ Milestones الإتنين دول ممكن استخدامهم عشان يشير لأكتر من فعالية أو مهمة. وعشانها بتكون مجرد دليل مش بتستخدم أي وقت أو موارد.

مهمة

المهمة بتاخد وقت وموارد، زي العمالة البشرية، والخامات الخام أو المصنعة، والمساحة الفيزيائية والآلات المعقدة. المهمة بتمثل انفاق الوقت والطاقة والموارد عشان مشروع محدد. المهمة دي ممكن تتسمى بـ PERT activity. مش بيقدر يتم بدء المهمة وتنفيذها من غير milestone بداية محددة. وشكل المهمة في الجدول بتاع الـ PERT بيكون شكل سهم في المشروع، ده معناه إن المهمة دي لازم تتنفذ. وشكل المهمة في الجدول بيكون شكل مستطيل.

الجدول بتاع المهام بيقدر يقّدر الوقت اللي بيبدأ فيه العمل والوقت اللي هتتنهي فيه المهمة، وبيظهر كمان تواريخ البداية والانتهاء للمهمات وفيه كمان معلومات عن صاحب المهمة.

المسار الحرج

المسار الحرج بيعرض المسار اللي المشروع هيمشي فيه. ده هو المسار اللي هيوصل المشروع من الحدث الأول في الـ PERT للحدث الأخير عشان يتم الانتهاء من العمل بالكامل. المسار الحرج ده بيضم مدة كل المهام اللي في المشروع اللي ممكن يتم جمعهم عشان يعرض الوقت الكلي. وكمان بيعرض أطول مسار للمشروع من البداية للنهاية.

بعض المشاريع بتكون فيها مسارات حرجة كتيرة، دي بتحسب مدة كل المهام الفردية. وبكدا المسارات الحرجة دي بتقّدر كمان مدة الوقت الكلية للمشروع بالكامل.

التراخي

لو أي مهمة تتأخر، بيتأخر مسار العمل الحرج كمان. بس لو المهمة بتتأخر ومش بتسبب تأخير في المدة الزمنية للمشروع ككل، بيكون اسمها “Slack”. ممكن تفكر فيها على إنها تأخير فردي لمهمة فردية. الـ Slack مش بيأثر (في الوقت) على أي مهام تانية موجودة فيه أو على المشروع نفسه.

المصطلح ده بيتسمى كمان “float”.

النشاط الحرج (المسار)

لو مفيش Slack في المهام في المسار الحرج للمشروع، فالنشاط ده بيتسمى “نشاط المسار الحرج”.

المهلة

الوقت اللي محتاجه هو مدة الزمن اللي بتعرفك إزاي تخلص مهمة أو نشاط معين. الـ “Lead Time” بيوضحلك المدة اللي المفروض تحتاجها عشان تخلص المهمة بدون تأخير أو أي تأثير على المهام اللي بعدها.

الوقت الضائع

الـ “Lag Time” هو أقل مدة زمنية بين مهمتين. بيوضحلك إزاي ممكن تنفذ مهمة بعد مهمة تانية.

الوقت المتفائل

الـ “Optimistic Time” هو أقل وقت ممكن لإنجاز مهمة أو نشاط أو المسار الحرج. الوقت ده بيستثني الأحداث الغير متوقعة أو الكوارث اللي ممكن تأثر على الوقت المتوقع.

الوقت المتشائم

هو أطول وقت ممكن لإنجاز مهمة أو نشاط أو مسار. زي الوقت المتفائل، بس مش بيشمل أي حدث غير متوقع أو سلبي. يعني تفكر فيه على إنه “أسوأ سيناريو ممكن”.

العقد

الـ Nodes هي رموز بتمثل الأحداث والمعالم بصورة بصرية بس. في مخطط بيرت، ممكن تكون الـ Nodes على شكل مستطيل أو دائرة حسب تفضيلات مدير المشروع.

ثلاثية الأبعاد

هي علامات لتمثيل مدة المهام. ممكن تكون على شكل سهم صلب أو متقطع وده حسب نوع النشاط أو المهمة.

إيجابيات وسلبيات مخطط بيرت

فيه مميزات كتير في تقنية الـ PERT، بس كمان مهم تعرف عيوبها عشان تقدر تقرر إذا كنت عايز تستخدمها في مشاريعك أو لأ.

مزايا مخططات بيرت

• تقنية الـ PERT بتوضحلك كام هتصرف في المهام الفردية وفي المشروع كله، وبتقدملك هيكل مفصّل لتسلسل المشروع.
• بتحسن مهاراتك الإدارية.
• بتسهل عمليات إدارة المشروع.
• بتنشئ (أو بتبني على) التواصل بينك وبين موظفيك وزملائك ومشرفيك.
• مش بس بتساعدك في إدارة الوقت بتاعك والمشروع بس، بتساعدك كمان في إدارة الموارد اللي معاك.
• الإدارة المناسبة للمشروع دي بتقلل أرقام النفايات بشكل عام.
• بتحلل الوقت والميزانية والقيود في المشروع وفي كل نشاط.
• بتسهل عملية المساهمة بين الأقسام المختلفة في نفس المشروع.
• بيقدر يتم حساب الإمكانيات المحتملة للمشاريع زي التحليل “ماذا لو”.
• تقنية الـ PERT مش بس بتحسن مهاراتك في اتخاذ القرارات كمدير مشروع، كمان بتسمح للمشروع يتم عرضه بطريقة أبسط ومباشرة.
• أخيرًا، خرائط الـ PERT بتزود الثقة بين الشركة والعملاء وبتزود الاحتمالية العالية لرضا العملاء.

عيوب مخططات بيرت

• بالرغم من إن الكتير من الحسابات بتتعمل لكل مهمة وللمدة الكلية للمشروع، بس كلها بتعتمد على تخمينات وتوقعات، يعني حد مش خبير في التقنية دي ممكن يوصل لنتائج غلط.
• فايدة دايجرام بيرت إنها بتوفر الوقت، بس في الحقيقة بيأخد وقت وجهد كبير جدًا عشان تجمع كل المعلومات وتعمل الدايجرام. يعني بيحتاج وقت عشان توفر وقت. دي حاجة مهمة في العملية كلها.
• زي الحسابات، لو حد مش عارف مفهوم دايجرام بيرت وحاول يطبقه على البيانات اللي هو موجود فيها، دي ممكن تكون ليها عواقب خطيرة. فلو حد حسب النتائج بشكل غلط وعمل دايجرام بيرت على أساسه، هيتم عرض الدايجرام ده على المسؤولين اللي بيشتغلوا في المشروع، وهما هيقرروا إنهم يبدأوا المشروع ولا لأ.
• لو الدايجرام كان غلط، يبقى المشروع هيتم رفضه. المفهوم كله بيعتمد على إن “مهمة لازم تخلص عشان تبدأ مهمة جديدة”. زي ما أنت عارف، مش كل الحاجات بتحصل كدا في الحياة الواقعية. في كتير من المهام بيتم عملها في نفس الوقت بنفس العاملين أو عاملين مختلفين.

إزاي يتم استخدام مخططات بيرت في إدارة المشاريع؟

البيرت داياجرام بيستخدم في العادة قبل المشروع عشان يتم تحديد الوقت والجهد والشغل اللي محتاج للمشروع بشكل واضح. الخطوات الأولى دي بتعتبر الجزء الأول من المشروع، أو في بعض الحالات ممكن تعتبر “قبل الإنتاج”.

إدارة المشروعات بتتعامل مع إمكانية وجود مخاطر لازم نراعيها. حساب مدة المشروع، ومعرفة ازاي وامتى هتكتمل كل مهمة. وكمان إدارة المشروعات مش بس بتتعامل مع الوقت، ولكنها كمان بتتعامل مع الموظفين والمشرفين والتواصل المستقل والمسؤوليات الشخصية أو التجارية التانية بشكل عام.

التخطيط الجيد هو القوة السحرية اللي بتحوّل الأفكار لواقع.

جون ماكسويل

أداة تانية بتستخدمها إدارة المشروعات هي شارت جانت. واللي ممكن تستخدمها مع البيرت داياجرام كمان؛ بس وظيفتهم فعلًا بتختلف عن بعض. خلينا نشوف القدرات المختلفة لكل واحدة منهم.

مخططات بيرت مقابل مخططات جانت

المخططات دي بتساعد المستخدم يعرض المشروع بصورة بصرية (المستخدم اللي هو مدير المشروع)، فمثلا بيحدد المهام والأنشطة اللي مطلوبة للمشروع وبيجمع المعلومات ويعرضها بطريقته الخاصة. وده الفرق اللي بينهم: في إزاي تعرض بيانات المشروع بالكامل.

مخططات Gantt

مخططات جانت بتعتبر كمان مخططات بار. بتعرض الجدول الزمني لكل المهام والأنشطة والمشروع كله بطريقة خطية. وفي المخطط المحور العمودي بيعرض المهام اللي في المشروع، والأفقي بيعبر عن الوقت. وبكدا بيعرض مخطط جانت الجدول الزمني بشكل متتابع. وفي نفس الوقت اللي المدير المشروع بيدير فيه الوقت بشكل فعال، بيقدر كمان ينظم ويعدل المهام، وكمان يحدد المسؤولين عن كل مهمة ويضيف التفاصيل.

بالمقارنة مع مخططات بيرت، مخططات جانت بتُستخدم أكتر بعد ما المشروع يبدأ. بيتم استخدامها للتعديل والمراقبة عشان يتحقق مستوى من الشفافية للموظفين والمشرفين. وبيشمل المخطط كل المهام والتفاصيل والجدول الزمني المخطط للمشروع كله.

وسواء كنت مدير عام لشركة، أو مدير مشروع لمشروع واحد، أو حتي فرد في الفريق، هتحتاج مخطط جانت عشان تتابع مشروعك. ده بالإضافة لتتبع تقدم المشروعات الفردية، وبتقدر تشوف الصورة الكبيرة بطريقة واضحة.

إزاي تعمل مخطط بيرت في اكسل؟

عمل جدول بيرت من الألف للياء ممكن تكون صعبة وتاخد وقت، في الجزء ده هنشرحلك خطوة بخطوة إزاي تعمل جدول بيرت بسيط في برنامج الإكسل اللي هو الأنسب للشغل ده. “دليل المبتدئين” لجداول بيرت بيشرح إزاي تعمل الـ”نودز” اللي في الجدول بإستخدام مربعات النصوص أو الأشكال الأساسية في الإكسل.

الخطوة 1: تحديد جميع المعالم والمهام الخاصة بالمشروع

مثلا لو انت شغال على التصميم البصري لعمارة. لازم حد يرسم العمارة، يوضح كل حاجة مهمة فيها عشان تبدأ تشتغل صح، وبعدين ينقل ده كله للملفات الرقمية، فممكن تكون مراحل المشروع كدا:

• تاريخ بداية المشروع.
• إنهاء الرسم الأساسي.
• إجراء التعديلات وإضافة الملاحظات على الرسم الأساسي.
• إنشاء المسودة الأولى للرسم.
• إضافة التفاصيل.
• الملاحظات النهائية.
• إنجاز الرسم النهائي.

والمهام الممكنة ممكن تكون زي كده:

• تعيين فناني رسم أو تكليفهم بالمشروع.
• تزويدهم بمخطط المشروع.
• تسليم الرسومات الأولية من الفنانين.
• إدي الملاحظات المطلوبة.
• تعديل التصميم أو التكيف مع الملاحظات.
• تسليم الرسم النهائي.
• دفع المبلغ المستحق للفنانين.

الخطوة 2: اكتشف العلاقة بين المهام

في المثال دا بعض المهام ممكن تكون مستقلة، وبعضها ممكن يعتمد على بعضه. مثلاً لازم يكون في تسليم للرسومات النهائية قبل ما تتعمل الدفعات للفنانين اللي اشتغلوا على المشروع. بس لازم يتم الموافقة على الدفعات دي من خلال قسم المحاسبة. المهام دي محتاجه متابعة وملاحظة عشان ممكن تأثر على سير المشروع وتسبب تأخير في المواعيد المحددة.

الخطوة 3: قم بإنشاء الأشكال اللازمة

دلوقتي ده وقت عمل الدوائر والمستطيلات في Excel، اللي ممكن يكون شوية معقد في البداية، علشان كدا هو ممكن يفيد لو حطيت المهمات اللي هي بداية المشروع ونهايته فلو عرفت منين هتبدأ وهتخلص، هتقدر تحدد المهام والمعالم اللي بينهم بسهولة وأسرع.

الخطوة 4: احسب الوقت

بعد ما تكتب المهام اللي عايز تعملها، لازم تحدد تقدير مدة كل مهمة.

الخطوة 5: دور عن المسار الحرج لمشروعك

الـCritical Path هو المسار اللي هياخد أكتر وقت لإنهاء المشروع. هي خطة مبالغ فيها شوية، وممكن يبان زي خطوة زيادة، بس زي ما بيقولوا “إعداد جيد يؤدي إلى نتائج جيدة”، فمفيش ضرر في حساب أطول وقت ممكن ياخده علشان تخلّص المشروع.

في النهاية

مخطط بيرت بيقدم إمكانيات متعددة للتخطيط للمشاريع. فبيقدر يحلل المهام والأهداف المطلوبة للمشروع، وبيرشح الخطوات اللي لازم تتبعها عشان تحقق النجاح. بيرت بيدرس المتغيرات المختلفة المتوقعة في المشروع وبيقدر يوصي بخطوات تفادي المشاكل المحتملة. استخدام مخطط بيرت في تخطيط المشاريع بيبقى وسيلة ممتازة ومتطورة جدًا. فهو بيساعدك تحلل المشروع وتتوصل للخطوات اللازمة عشان تنجح فيه بأفضل طريقة.

مهم: ايه هي منهجية كايزن “Kaizen Methodology”

وأهم حاجة كمان إن استخدام بيرت مش صعب أو معقد، يعني مش لازم يكون عندك خبرة كبيرة في التخطيط عشان تستخدمه. كفاية بس إنك تفهم أساسياته وتتدرب عليه، وساعتها هتقدر تستخدمه بكل سهولة.