إزاي أستخدم Excel باعتباره CRM؟
من فترة كبيرة الناس بتحفظ بيانات العملاء على بطاقات العمل الورقية، وده مش آمن وفي خطر تضيع الورقة، بس في الوقت الحالي بقينا بنستخدم البرامج الرقمية عشان نحفظ البيانات بطريقة أمنة ومنظمة، الـ CRM هو عملية تخزين بيانات العملاء بشكل منظم، وبيكون أحسن لو استخدمنا برنامج منظم ومناسب، السؤال هو: ” إزاي أستخدم Excel باعتباره CRM ” أكيد ممكن استخدامه كـ CRM، عشان الاكسل بيعمل تخزين للمعلومات بطريقة منظمة جدًا، وده هيساعد عشان نحفظ بيانات العملاء بشكل سهل ومنظم.
إقرأ المزيد: إزاي نستخدم Excel لإدارة المشاريع؟
فوائد استخدام Excel باعتباره CRM
الـ Excel فيه فوائد كتير جدًا، دايمًا بيقدملك حاجة تسّهل شغلك، لكن الـ CRM فيه كتير من الأسباب اللي تخليك تستخدم الاكسل كأداة CRM، خصوصًا لما تستخدمه بالطريقة الصح وبالمميزات اللي تناسبك، دلوقتي هنشوف بعض الفوائد اللي ممكن تاخدها لو استخدمت الـ Excel كـ CRM.
- سهولة الاستخدام: الـ Excel أداة سهلة الاستخدام وواجهته بسيطة، فبيكون مناسب جدًا لو بتبدأ وبياناتك مش كبيرة جدًا في البداية، تستخدم الأوامر الأساسية وتخلص كل حاجة بضغطات بسيطة زي أي عملية تانية، الـ CRM بيقدر يتعمل بسهولة جوه الاكسل.
- التكلفة المناسبة: غير أنه شائع ومعروف، الاكسل سعره كويس جدًا مقارنة بالأدوات التانية، فده ميزة كبيرة، مش بيكلف كتير وبتقدر تركز على إدارة علاقاتك مع العملاء بدل ما تقلق من تكلفته.
- الميزات العملية: لما تحتاج تنظم بعض البيانات، الـ Excel بيقدملك الهيكل المناسب والميزات اللي تساعد في التنظيم زي الجداول والرسوم البيانية، تفتكر ليه بنحتاج مساحة رقمية للـ CRM في الأساس، عشان نخلي المعلومات منظمة قدر الإمكان، الميزات اللي في الـ Excel بتقدملك اللي بتحتاجه، والجداول والرسوم البيانية اللي موجودة في الـ Excel بتقدر تستخدمها عشان تجمع بعض المعلومات وتنظمها.
- التنظيم: الحكاية إن استخدام Excel كـ CRM بينظملك كل البيانات الخاصة بالعملاء في جدول واحد، فمش هتضيع في أوراق كتيرة وأماكن متفرقة، بالطريقة دي هتقدر تلاقي المعلومات اللي تحتاجها بسهولة ومش هتضيع وقت في إنك تدور عليها في مكان تاني.
ايه اللي لازم تضمينه عند بناء جدول بيانات Excel CRM
لما تبدأ تعمل برنامج إدارة العلاقات مع العملاء على اكسل، لازم تقسم الجدول الخاص بيك لقسمين رئيسين، الأول هو بيانات العملاء والتاني هو حالة تطور العلاقة معهم، الجزء الأول هيكون فيه تفاصيل العملاء والجزء التاني هيكون فيه كل المعلومات اللي بتعبر عن العلاقة اللي بينك وبين العميل، زي مثلا إيه هي نتائج المبيعات اللي حصلت أو إيه هي الخطوة اللي تحتاج تعملها عشان تقدر تزود المبيعات مع العميل، ممكن تعمل الأقسام الرئيسية دي من خلال فتح علامتي تبويب في ورقة العمل.
بيانات العملاء ممكن تتقسم لـ 3 فئات: المعلومات العامة، ومعلومات العنوان، والمعلومات الرقمية.
- في القسم الخاص بالمعلومات العامة، بتدخل المعلومات الأساسية زي اسم الشركة، ونوع الشركة، واسم الشخص المسؤول عن الاتصال.
- أما في قسم معلومات العنوان، بتدخل العنوان، والبلد، والمدينة، والولاية، والرمز البريدي، والمنطقة، ورقم الهاتف، ورقم الفاكس.
- والمعلومات الرقمية بتتضمن البريد الإلكتروني الرئيسي، والبريد الإلكتروني البديل، والموقع الإلكتروني، وملاحظات.
- بالإضافة لإدخال تفاصيل الاتصال بيهم، ممكن تختار حالة تطور العلاقة مع العميل من قايمة منسدلة، لو كانوا عملاء بالفعل أو لا، وده بيسّهل عليك مراقبة العملاء المحتملين وأخد الإجراءات وفقًا لكدا.
- ممكن تختار الوضع من القسم المخصص لتطور العلاقة، وده بيعبر عن كيفية تطور العلاقة مع العميل المحدد، بعد اختيار الحالة هيتم عرض أيقونة العلم الإشارة في العمود التالي.
في بناء جدول البيانات الخاص بنظام CRM في Excel، ممكن تستخدم نفس المنهج، ممكن تحدد المعلومات الضرورية وتقللها عشان تضم بس الاسم، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وممكن كمان تضيف معلومات أكتر، زي صفحة لينكد إن، حسابات وسائل التواصل الاجتماعي وأي نوع تاني من المعلومات اللي تعتبر مهمة بالنسبة لنشاطك التجاري واحتياجاتك.
المهم هو إضافة المعلومات الأساسية للعملاء، وكل الإجراءات الخاصة بشغلك معاهم.
امتى تنتقل من جدول بيانات إلى برنامج CRM؟
لو انت مشروعك صغير، إكسيل بيفيدك في البداية، لما تخزن معلومات عن بعض العملاء مش هيكون فيه مشكلة كبيرة في إكسيل، خصوصًا لو انت بتحاول توفّر في الميزانية، إكسيل هيبقى الحل الأنسب، بس إكسل مش هيقدر يحل محل برنامج إدارة علاقات العملاء، ولما تبدأ تكبر إحتياجاتك هيبقى إكسل مشك كفاية، فبلاش تفضل مع إكسيل، لازم تعرف تتخلى عنه وتبدأ تستخدم برنامج إدارة علاقات العملاء، تعالي نشوف المقارنة بين إكسيل وبرنامج إدارة علاقات العملاء.
حدود Excel
حاجات في إكسل ممكن تسببلك مشاكل زي إنك:
- تضيع وقت كبير لما تحاول تدخل البيانات يدوي.
- صعوبة الوصول لنفس الملف من أكتر من شخص في نفس الوقت.
- ممكن تفقد البيانات كمان.
لو عندك عملاء كتير وبيانات، إكسيل ممكن يبقى غير كفء كـCRM، وده لأنه لو البيانات بتزيد جدًا، ممكن تحتاج تنقل لبرنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) عشان ميبقاش عندك أكتر من اللي انت قادر تتعامل معاه، وفي الوقت اللي بيزيد فيه عدد العملاء والبيانات، ممكن يحصل إن الناس اللي كانوا بيتعاملوا مع إكسيل يمشوا، وبتبقي مضطر تنظم كميات كبيرة جدًا من المعلومات بشكل فوضوي، وكل ما زادت المعلومات، كل ما ظهرت قيود كتير.
مزايا برنامج CRM
برنامج CRM بيقدم خاصية الأتوميشن عشان توفرلك الوقت والجهد اللى هتشتغله فى إدخال البيانات، ده يبقى أكتر كفاءة وسهولة، والأتوميشن كمان بيخفض مخاطر الأخطاء وبيديك فرصة عشان تتأكد من البيانات اللى بتدّخلها، ومش محتاج تقلق إن البيانات بتاعتك هتضيع، لأن كل حاجة بتتخزن على السحابة عكس إكسيل، الكل بيقدر يوصل للنظام ويشتغل عليه سوا، وكمان بيوفرلك تقارير متقدمة فى النهاية، وده بيخلى التعامل مع عدد كبير من الزباين والبيانات اللى مرتبطة بيهم مش تحدي صعب.
لو عندك مئات العملاء وعايز تنظم معلوماتهم بكفاءة، فانت محتاج برنامج CRM، أول ما تبدأ تقدر تستخدم إكسل وتوفر فلوسك، بس لو الأمور بتتعقد، فكر إنك تنقل لبرنامج CRM.
أخيرا
في استخدام Excel كـ CRM، بيتم استخدام التطبيق على شكل جداول لتنظيم وتخزين معلومات العملاء ومراقبة الاتصالات معاهم، ومن خلال إنشاء جداول في Excel، بنقدر نرصد المبيعات، وننظم الاتصالات بين العملاء والفريق المسؤول عن العلاقات العامة والتسويق والمبيعات في الشركة، وبنقدر نعمل مخططات ورسوم بيانية بناء على البيانات اللي بتجيلنا، واللي بتساعدنا في تحليل وتحسين أداء العملاء والتواصل معاهم بطريقة فعالة وسهلة.
مهم: إزاي أتابع المخزون من خلال برنامج اكسل
يعني ببساطة ممكن نستخدم برنامج Excel عشان نسجل بيانات العملاء ونحلل بياناتهم ونتواصل معاهم بطريقة سهلة وبسيطة، وده بيكون مفيد أكتر للشركات الصغيرة والمتوسطة عشان يحسنوا من تجربة العملاء وينموا أعمالهم.