إزاي أتابع المخزون عن طريق Excel

الشركات الكبيرة والأعمال الضخمة بيصرفوا أوقات مبالغ ضخمة لإدارة مخزونهم، بيستخدموا أدوات وبرامج كتير لمتابعة وتحسين إدارة مخزونهم، بس النهاردة هنعرف سر لأول مره، تقدر تنظم مخزونك ببساطة بتحميل برنامج Excel بتكلفة أرخص بكتير، هنجاوب علي إزاي أتابع المخزون عن طريق Excel ، لإن برنامج Excel بيوفر كل اللي محتاجه عشان ترتب مخزونك بالشكل الصحيح، تقدر تضيف بيانات وعناصر المخزون على جدول البيانات، وتسمح للحسابات والصيغ التلقائية في اكسيل إنهم يشتغلوا الشغل الصعب عنك، وتقدر تعمل رسوم بيانية ومخططات مصورة لمخزونك.

في البداية

تتبع مخزونك ممكن يكون صعب وعملية مملة، وممكن يكون عندك حق لو ما استخدمتش Excel لإدارة مخزونك، طبعًا مش برنامج مثالي بدون عيوب ومحدوديات، بس هو أداة فعالة جدًا تقدر تستخدمها في كل مهمة تحتاجها، خصوصًا في إدارة مخزونك، النهارده كل الناس بتعيش وبتشتغل في سوق تنافسي، والتنافس ده بيوصل لبرامج إدارة البيانات، بس Excel بيوفر أسهل طريقة عشان تعمل جدول بيانات فيه المعلومات عن الحاجات اللي موجودة في مخزنك.

عصر حساب الحاجات بالقلم وورقة قرب يخلص، خصوصًا لو شغلك في المجال المالي، مش مهم لو كنت شركة صغيرة جديدة أو عندك آلاف الحاجات في المخزن، جداول Excel هيعمل الشغل عنك، وهينظم الحاجات ويرتبها ويعرضها زي ما تحب، Excel فيه أكتر من 450 وظيفة ومعادلات بتعمل شغلها بشكل تلقائي، وده بيخليها أكتر فعالية وتفاعلية، طبعًا ممكن تواجه بعض المشاكل بين فترة والتانيه، بس دي خيار كويس جدًا وتكلفته منخفضة، خصوصًا للشركات الصغيرة أو المشاريع الجديدة.

ودلوقتي، هنتكلم عن بعض الوظائف والمعادلات في Excel اللي ممكن تساعدك على تيسير عملية إدارة المخزون.

دوال Excel المفيدة لإدارة المخزون

دالة الجمع “SUM”

دالة SUM واحدة من أكتر الصيغ اللى بنستخدمها فى برنامج اكسيل، يعنى مش هنتعجب لو الصيغة دى بتبقى واحدة من أهم الحاجات لإدارة المخزون. الدالة دى بتقدر تجمع وتحسب المعلومات الموجودة فى خلايا مختلفة مع بعضها، والمكان اللى ممكن تستخدم فيه الصيغة دى هو لحساب إجمالى الإيرادات. يعنى فرضنا انت دّخلت عدد الوحدات اللى اتباعت فى خلية واحدة، وفى الخلية اللى جنبها دّخلت سعر الوحدة، بإستخدام الدالة دى والصيغة اللى موجودة تحت، هتقدر تسيب البرنامج يحسبلك إجمالى الإيرادات بشكل تلقائى.

صيغة دالة SUM هى:

=SUM(كمية الوحدة * سعر الوحدة)

ممكن ناس تقول “أنا ممكن أعمل الحسابات دي يدوي”، تمام ده صح، بس تخيل إنك لازم تعمل حسابات كتير على بضاعة كتير في المخزن بتاعك، دا هيبقى متعب ومرهق، وهيخليك تعاني في التنظيم والإدارة، كمان الـ SUM function بتاع Excel بتسّهل عليك العملية دي بشكل كبير، وبتقلل الخطأ اللي ممكن يحصل لو اتعملت يدوي.

دالة الترتيب “RANK “

مش هتقدر ترتب إيرادات المنتجات بتاعتك الا بعد ما تحسبها، بعد كده هتقدر ترتبها على حسب الأكتر مبيعا أو الأقل مبيعا، وتقدر تستخدم دالة RANK في برنامج اكسيل، الصيغ دي بتخلي العملية كلها سهلة وسريعة، وبتوفر عليك وقت كبير وجهد، تخيل انك ترتب كل المنتجات او ايراداتهم واحد ورا التاني، دي عملية بتضيع وقت كتير، ولكن بفضل وجود معادلات زي RANK في اكسيل، العملية بتبقى أسهل واسرع.

دالة البحث “LOOKUP”

لو عندك آلاف الأصناف في مخزنك، عشان تبحث عن حاجة معينة بيكون مش سهل بالنسبالك وكمان بتاخد وقت، بتتمنى تكون فيه أداة تساعدك تلاقي حاجة بتاريخ محدد، أو اسم معين، أو معلومات عامة، والحاجة دي موجودة في برنامج اكسيل في دالة LOOKUP.

الدالة دي بتيجي بخيارين، الأول HLOOKUP اللي بيسمحلك تلاقي أي حاجة أفقيًا، والتاني VLOOKUP اللي بيسمحلك تلاقي حاجة عموديًا. الدالة دي بتديك نتائج مطابقة تمامًا أو جزئية من بياناتك اللي ممكن تكون معقدة شوية.

دالة الترتيب “SORT”

الدالة دي بتسمحلك بترتيب الحاجات اللي عندك بشكل سهل، وبتديك خيارات كتير لترتيب الحاجات بطريقة تناسبك، زي حجم الخط ولونه، بتقدر ترتب الحاجات بناءً على عدد المبيعات، أو عدد الوحدات المتبقية، وحتى الإيرادات، المهم جدًا بقي هو تخصيص الخلايا وإدخال المعلومات الدقيقة عشان تحقق ترتيب دقيق ومظبوط للأصناف.

دالة العد “COUNT “

دالة COUNT بتديك عدد الخلايا اللي فيها أي نوع من الأرقام، مثلا لو عندك 100 صنف في جدول بياناتك ومخزنك، ومنهم 60 صنف خلصت ومسحت بيانات الكمية بتاعتها، بدل ما تحسب الحاجات اللي خلصت وتدور عليهم يدوي، تقدر تستخدم دالة COUNT، بمجرد إدخال المعادلة دي، هتعرف إن في 40 خلية فيهم بيانات الكمية، وبكدا هتعرف إن 60 من الصنف ده خلص.

دالة MAX و MIN

لو عندك آلاف الأصناف في مخزنك وعايز تعرف أعلى وأقل منتجات حققت أرباح، ممكن تستخدم معادلة MAX وMIN اللي موجودة في برنامج إكسيل، بمجرد إدخال معادلة MAX، هتعرف أعلى قيمة بيانات فين، ولو كتبت معادلة MIN، هتعرف بسهولة أصغر قيمة في الخلية، الدالة دي مش بس بتسّهل إدارة المخزون بتاعك بس، كمان بتساعدك على عمل تحليلات وتقارير بناء على بيانات مبيعات الشركة.

دالة INDIRECT

المعادلة دي في إكسيل بتُستخدم عشان تلخص نصوص أو بيانات في خلايا لمرجع واحد، المرجع ده بيشتغل على نفس الورقة أو حتى في ورقات عمل مختلفة داخل ملفات إكسيل مختلفة، المعادلة دي متصممة مخصوص لما تكون بتتعامل مع كميات كبيرة من البيانات، بتقدر تخلق مرجع واحد يلخص بيانات خلايا كتير اللي فيها بيانات المنتجات.

المخططات المحورية والجداول المحورية

إزاي أتابع المخزون عن طريق Excel — المخططات المحورية والجداول المحورية

الـ “Pivot tools” دي بتساعدك في إدارة المخزون اللي عندك في إكسيل بشكل مُفصّل ومُختصر في نفس الوقت، ولما تبدأ تدّخل بيانات المنتجات اللي في المخزون، هتتضاعف البيانات بسرعة وهتلاقي نفسك بتحتاج تفرز البيانات وتعمل تصنيفات وتعالجها بطريقة توفر ليك وقت ومجهود، بإضافة جداول pivot، هتقدر تاخد ملخصات سريعة للبيانات اللي معاك بطريقة مرتبة ومختصرة وهتظهرلك النتائج بشكل سهل وسريع.

حدود استخدام Excel لإدارة المخزون

اكسيل برنامج مشهور جدا ومُستخدم كتير في العالم كله، ودي حاجة مهمة لأنه من وقت انتاجه وهو دايمًا في المركز الأول بين برامج الجداول، بس أنه يكون الأفضل مش معناها انه مش يبقى فيه اي عيوب.

المخزون اللي عندك هو أساس نشاطك التجاري، هو قايمة كل الحاجات اللي بتمتلكها وعاوز تبيعها عشان تحقق ربح، عشان كدا إدارة المخزون بتبقى خطوة مهمة لازم تعملها، في الجزء ده هتلاقي بعض القيود والعيوب اللي موجودة في Excel لو كنت عاوز تستخدمه لإدارة مخزونك.

التعديل والتحديث

عارفين إن برنامج Excel هو الأكتر شهرة واستخدامًا في العالم كله، بس ده مش معناه إنه برنامج مثالي بدون أي عيوب.
إفتتاحية شغله مهمة جدًا في شغلك، بما إن البيانات اللي بتبقى محفوظة على Excel بتبقى offline، وده معناه إن لازم تشارك البيانات دي بين الموظفين عندك علشان يقدروا يضيفوا البيانات الخاصة بيهم للمخزون.
حتى لو استخدمت حاجات زي الـSORT وغيرها، بيتعب وبيتكرر البحث في المخزون، والتعديل فيه بيبقى عملية مملة ومتكررة.
مش هتقدر ترتب وتصنف المخزون بالترتيب الزمني أو حسب الأولويات، وبتقدر تعمل ترتيب ولكن لازم يكون حسب الأرقام بس، وده بيشيل العوامل الخارجية اللي بتأثر على المخزون.
مش هتقدر تحدّث البيانات في الوقت الصح، مثلا الأفراد اللي عندك مش هيعرفوا لو كان فيه تغير في الكميات المتاحة للمنتجات، أو لما يتم استلام شحنة جديدة من المنتجات، بيبقى لازم تحدّث البيانات دي يدوي.
واللي ممكن يضرك بردو إن مش بتقدر تعمل تعاون في الوقت الصح، فبتضطر تبعت الملف للأفراد وتستنى يحدّثوا البيانات، ومش هتقدر تحدّث البيانات بنفسك في الوقت الصح ده مش موجود في Excel.

التصنيف

إكسيل بيجيبلك جدول واحد بس فى كل ملف، الجدول ده مسطح جدًا وده بيخلي الأمور صعبة لو عايز تضيف أو تغير حاجة فى البيانات بتاعتك عشان تعرف تتميز عن الناس، الجدول ده بيضم ملايين الخلايا بتتكون من صفوف وأعمدة، والتصميم بتاعه مألوف وبسيط، لو عايز تصنف مخزونك بشكل مختلف.
فكر في كل الأنواع اللي ممكن تكون موجودة في جدول مخزونك: اسم المنتج، كود الشراء، تاريخ الشراء، تاريخ الاستلام، البائع، الكمية الفردية، عدد المبيعات، سعر الوحدة، سعر التكلفة، الإيرادات، الأرباح، تاريخ الشحن، تفاصيل الشحن، تفاصيل العميل، العناصر المباعة، العناصر المتبقية.

خليك فاكر لما تحاول تعدل كل الحاجات دي لوحدك، ده شغل صعب أوي وبياخد وقت وطاقة كتير، الحكاية دي مش محتملة خالص، لأنها هتبقى مش مريحة وشغلها كتير علي كل العناصر اللي عندك.

عملية تعلم المعادلات

كل الناس بتستخدم معادلات إكسيل بس صدقني أوقات بتكون شوية صعبة في التعلم والإستخدام.
إكسيل فيه وظائف ودالات كتير، أوقات تبقى صعبة انك تختار المعادلة اللي انت عايزها وصعب عشان تعرف تستخدمها صح.

عدم وجود مراقبة الجودة

لما تستخدم إكسيل، دايمًا هتكون مُعرض لخطأ في البيانات، علشان إكسيل مفيش عنده مراقبة جودة أو خاصية لفحص الجودة.
في الشيتات اللي بتستخدمها لإدارة المخزون، هتكون الأخطاء شائعة زي تحويل البيانات بطريقة غلط، أو الحسابات الغلط، أو تكرار نفس البيانات في أماكن مختلفة.

عدم وجود الإصدارات السابقة

إكسيل مفيش عنده تاريخ للتعديلات والتغييرات اللي حصلت في ملف إكسيل، فأي شخص يقدر يفتح الملف اللي فيه المخزون الخاص بشركتك ويعدل فيه، ولو حصل كده وتم استبدال الملف اللي قبل كده، مش هتعرف إلا لو كنت بتدور عليه.
بعد ما يتم التعديل على الملف اللي عندك في إكسيل، مش هتقدر تعرف فين ومين اللي عدل البيانات وضاف أو حذف حاجة في الملف ولا لأ.

الأدوات الأساسية للتحليل

رغم إن إكسيل فيه بعض الوظائف المرتبطة بالتحليل والتقارير، إلا إنها لسه بتُعتبر على المستوى الأساسي، إكسيل بيفضل مناسب جدًا لمعالجة البيانات الأساسية، بس لو حابب يكون عندك نظرة شاملة ومُفصّلة عن المخزون اللي عندك، ممكن يبقى ده مستحيل.

مهم: إزاي نستخدم Excel لإدارة المشاريع؟

أخيرا

إكسل أكتر برنامج جداول إلكترونية مفيد في السوق، وكمان بينفع لإدارة المخزون بتاعك. بيبقى مفيد أوي للشركات الصغيرة واللي لسه هتبدأ، بس في نفس الوقت بيبقى في حدود معينة.