ازاي اعمل قائمة عملاء محتملين فعالة Lead List؟
إدارة قايمة العملاء المحتملين هي واحدة من أهم العمليات اللي لازم تتبعها عشان تقدر توصل للعملاء بنجاح، بتنظم وبتابع العملاء، وبتساعد الشركة تجذب أكبر عدد من العملاء، طب ازاي اعمل قايمة عملاء محتملين فعالة، الـ Sales Lead ممكن يبقى أي حاجة، من رسالة صغيرة على أي منصة للتواصل الاجتماعي لحاجة تفصيلية في بريد إلكتروني طالب فيه العميل انه يشتري المنتج، لازم تاخد كل تواصل من العميل بجدية وكمان تتابع معاه بسرعة، عشان ممكن يكون فرصة ربح لشركتك، حتى لو كان الـ Lead بسيط جدًا، ممكن ينتهي بعملية شراء، بس لازم تحدد معايير للـ Leads اللي بتابعها واللي بتخليلها الأولوية، عشان تكون مفيدة لشغلك وللموظفين.
إقرأ المزيد: 20 سؤال في إكسل للمحللين الماليين لأي انترفيو
ليه إدارة الـ Lead مهمة جدًا لشغلك؟
ممكن تفكر ليه إدارة الـ Lead مهمة لشركتك؟ ببساطة لو مكنتش بتنظم وبتابع العملاء المحتملين، كدا انت بتبدأ خطوتك الأولى في الطريق الغلط وساعتها مش هتحقق أي نجاح، لكن بمجرد ما تنظم وتتابع الـ Lead، بتساعد نفسك تركز على هدفك في الشغل وده من خلال شوية حاجات لازم تاخد بالك منها:
مش تضيع أي مورد من مواردك
لو مكنتش بتدير كويس، هتضيع وقت، ومجهود، وفلوس، في ناس مش مهتمة بمنتجاتك أو خدماتك، ولما تتابع الـ Sales Leads بيخليك تتجنب المواقف دي وتركز على العملاء اللي فعلا عايزين يشتروا منتجاتك وخدماتك.
حالة الميزانية
متابعة الـ Lead بيساعدك مش بس على زيادة الدخل بتاعك، ده كمان بيساعدك تعرف إزاي توزع الموارد المالية بتاعتك، لما بتابع وتنظم الـ Sales Leads، بتبان الصورة الكاملة لحالة الشغل المالية، وده بيشمل دخلك، ومبيعاتك، وميزانية التسويق بتاعتك، وإجمالي المصاريف، وكل حاجة، لما بتحسبهم وتنظم كل صغيرة وكبيرة من المصروفات أو الإيرادات المالية، هتساعد نفسك تفهم شكل الشغل المالي بتاعك وأداء الشركة المالي، وكمان تتنبأ بمستقبل الشركة المالي بطريقة أفضل، وهتحدد أهداف المبيعات، وفي نفس الوقت، هتحدد حدود ميزانية الإنفاق.
تحسين مراحل البيع
التحكم في الـ Lead مش معناه إنك هتحاول تقنع الناس إنهم يشتروا منتجاتك بأي شكل من الأشكال، هو بيعرض ليك فين بالظبط العملاء بيتوقفوا عن الشراء، وفين بيتأكدوا إنهم عاوزين يشتروا الحاجة دي، مثلا لو كان الـ Lead بيبين إن العملاء اللي بتتواصل معاهم في وقت متأخر أقل إقبال انهم يشتروا المنتج، بتعدل مواعيد التواصل وخدمة العملاء، ساعتها هتقدر تزود المبيعات، وعدد العملاء، وطبعا ده معناه أرباح أكتر.
إزاي تنظم العروض الخاصة بيك في Excel؟
طريقة تتبع وتنظيم الـ Lead بتعتمد في الأساس على إحتياجات شركتك وأهدافها، قبل ما تجمع الـ Lead بتاعتك وتحطهم في Excel sheet، لازم تقرر إيه اللي شركتك محتاجاه وتعمله، لازم تقيّم كل الجوانب اللي ليها علاقة بالـ Lead الخاصة بالشركة وده بيشمل:
تخصيص الميزانية
تقدر تعمل حاجة بسيطة زي جدول بيانات، أو تستخدم نظام إدارة علاقات العملاء المتخصص، ورغم إن إدارة علاقات العملاء ممكن تساعدك، بس بتكلف أكتر من نظام إدارة المؤشرات، اسأل رؤسائك أو رئيس الميزانية قبل ما تخصص مبالغ كبيرة في تتبع وتنظيم المؤشرات بتاعتك، إختيار إستخدام نظام إدارة المؤشرات أو إدارة علاقات العملاء بيعتمد على الميزانية المتاحة واستعداد الشركة لتخصيص المبالغ المطلوبة.
الهدف
بتسأل نفسك، الشركة عايزة تكسب كام في السنة؟ وهي بتتعامل مع كام عميل في السنة؟ الأجوبة على الأسئلة دي هتساعدك تحدد نوعية نظام إدارة العملاء اللي يناسب شركتك، وبعد كدا تقدر تعمل خطة تتبع فيها العملاء اللي حققت ليك مكسب مالي.
الموظفين
وأنت بتحدد الهدف المالي للشركة، لازم تظبط كمان فريق العمل بتاعك، عشان يكون متوافق مع الهدف، متابعة العملاء المحتملين ومتابعة التواصل معاهم مش مهمة سهلة ولا مدتها قصيرة، لازم يكون عندك فريق من الموظفين اللي بيعملوا اتصالات دايمة مع العملاء المحتملين، وبيتواصلوا معاهم بالإيميل أو التليفون بشكل مستمر، وبيحللوا المعلومات وبيتابعوا العملاء الجدد، كمان عدد الموظفين اللي هتشغلهم في الفريق بيحدد ايه هو استعدادك عشان تحقق هدف الشركة، ولما توصل لهدف الشركة بيبقى هدفك انت كمان، وده هيخليك تشتغل بطريقة أحسن.
التحليل
عشان تطور شغلك، لازم تحلل الأخطاء اللى حصلت قبل كده، لو عندك نظام لإدارة العملاء أو متابعة للعملاء، دور علي الأخطاء اللى حصلت فيه، لما تحلل النظام وتعرف المشاكل، هتلاقي حلول ليها، يعني بمعنى تاني، لازم تلاقي المشكلة عشان تلاقي الحل.
السجلات
أهم حاجة فى متابعة وتنظيم عملاء شركتك على إكسيل هو عملية التسجيل، بس السؤال: إيه هى المعلومات اللى عاوز تسجلها؟ ده بيكون حاجة معقدة ومحيرة إزاى تحدد ايه المعلومات اللي تسجلها وتحفظها وايه المعلومات اللي تستبعدها، وده بيعتمد على نشاط شركتك وعلى نوعية المعلومات اللى ممكن تحتاجها عن العملاء ومحتاج تسجلها.
مثلا ممكن تفكر إن مقاس حذاء العميل المحتمل مش هيبقى مهم، صح؟ بس لو كنت مُصنِّع أحذية؟ مقاس حذاء العميل هيبقى أول معلومات هتسجلها وتحتفظ بيها فى سجلاتك، بس بغض النظر عن نشاط شركتك، فى بعض المعلومات وبيانات العملاء المحتملين اللي لازم تسجلها وتحتفظ بيها دايما، وده بيضم:
معلومات عامة:
- اسم الشركة.
- اسم الشخص اللي اتكلمنا معاه.
- نوع الشغل اللي بيعملوه.
- مستوى التواصل: وده بيوضح مرحلة الكلام اللي انت أو أي حد في فريقك وصل ليها مع العميل، بيتسجل إيه اللي حصل، وكمان ايه هو استعداد العميل انه يشتري المنتج أو الخدمة.
- حالة التواصل: ده بيوضح إزاي اتواصلت مع العميل، ممكن يكون من خلال إيميل، أو مكالمة تليفون، أو رسالة مباشرة، أو حتى رد على تعليق في واحدة من منصات السوشيال ميديا
معلومات العنوان:
- عنوان الشركة (أو عنوان العميل الشخصي).
- الدولة، المحافظة، المدينة.
- الرمز البريدي.
معلومات الاتصال:
- رقم التليفون.
- البريد الإلكتروني.
- بريد إلكتروني بديل.
- موقع الشركة على الإنترنت.
- رقم الفاكس.
- ملاحظات إضافية.
إزاي بتسجل بياناتك في جدول البيانات؟
بعد ما تحدد الحاجات اللي قولناها في الجزء اللي فات، تقدر تبدأ عملية متابعة العملاء المحتملين، مش بس كده، إدارة العملاء المحتملين بترتبط بأخد القرارات وتطبيقها في الشغل، وده ليه معنى تاني، وقرار مهم بالنسبالك هو الطريقة اللي هتختارها عشان تسجل بياناتك في جدول بيانات.
في العصر الرقمي دلوقتي، في تطبيقات كتير وأدوات إلكترونية وبرامج خارجية بتقدملك خاصية تسجيل وإدخال البيانات في جدول بيانات، بس البرامج اللي بتُستخدم أكتر وبتفيدك أكتر هي Excel و Google Sheets، إكسل هو الطريقة التقليدية أكتر، أما Google Sheets بيقدم طرق مختلفة عشان تسجل البيانات، خلينا نشوف دلوقتي الطرق المختلفة اللي ممكن تستخدمها عشان تسجل بياناتك على جدول بيانات باستخدام Excel أو Google Sheets.
طريقة إستخدام Excel في تسجيل البيانات
تسجيل بياناتك يدوي في إكسل:
- أسهل وأبسط طريقة تقدر تستخدمها هي الطريقة اليدوية في تسجيل البيانات، يعني تدخل كل البيانات يدوي واحدة ورا التانية من مصدر خارجي، ودي الحاجة البطيئة والأكتر استهلاك للوقت والطاقة عشان تسجل البيانات في جدول بيانات، الطريقة دي بتكون مناسبة بس لو كان عندك بيانات على ورق وعاوز تحولها لجدول بيانات، غير كدا حاول تتجنبها عشان بتكون متعبة أوي وبتحتاج وقت كتير في تسجيل كل البيانات في الجدول.
- إكسل فيه أكتر من 400 دالة تقدر تستخدمهم عشان يساعدوك في تسجيل البيانات بسرعة وبسهولة، Excel كويس في عمل أنظمة معالجة البيانات الأساسية، عشان كدا هيكون مفيد كمان لما تتابع وتنظم عملاء المبيعات المحتملين.
طريقة إستخدام Google Sheets في تسجيل البيانات
تسجيل بياناتك يدوي في جداول البيانات:
الطريقة اليدوية عشان تسجل البيانات في البرنامج تقريبا نفس الحاجة في اكسل، بس بعد ما تسجل البيانات، بيتم حفظها ورفعها في السحابة في جوجل شيت، يعني من غير ما تحتاج حفظ أو تحديث للصفحة، البيانات بتتحفظ على خوادم جوجل، فتبقى متاحة من أي جهاز تاني تقدر تسجل فيه الدخول لحساب جوجل الخاص بيك.
أدوات وإضافات الجهات الخارجية:
من بين أشهر البرامج المستخدمة برنامج اسمه Supermetrics، بيساعدك على استيراد بياناتك من منصات التواصل الاجتماعي المختلفة زي فيسبوك، تويتر، إنستجرام، وغيرها، كمان من منصات الإعلانات زي جوجل أدوردز وفيسبوك أدز، وأسهل حاجة فيه إنك بتثبته وتختار المنصة اللي عاوز تستورد بياناتها وتعمل استعلام، حتى لو مش فتحته، الـ Supermetrics بيحدد جدول زمني عشان يحدث البيانات المستوردة تلقائي.
استيراد البيانات من قاعدة بيانات موجودة:
نفس الطريقة اللي في اكسل، ولو استخدمت اضافة Supermetrics في جوجل شيتس، هتقدر تستورد البيانات من خادم SQL.
الاستيراد من مخازن بيانات منسقة مختلفة:
لو بتحتفظ ببياناتك في ملفات XML أو HTML أو RSS أو CSV، هتقدر تستورد البيانات المتخزنة فيهم لجوجل شيتس، يعني هتقدر تجيب بيانات من مقالات في المدونات، أو وصف المنتجات في متاجر الكترونية مختلفة و الـ URL بشكل عام.
اكتب الرمز المخصص الخاص بيك:
لو كنت بتعرف تتعامل مع الجانب التقني بشكل كويس، هتقدر تستخدم أداة Google Apps Script اللي بنستخدمها في كتابة برامج الكمبيوتر، وده عشان تقدر تكتب الكود المطلوب عشان تنفذ المهام المختلفة، وتسهيل العملية بالنسبالك، ده هيوضحلك طرق انك تعمل جداول بسيطة باستخدام بيانات مستوردة، بس لو عايز القايمة اللي انت عاملها تكون قايمة تفصيلية، لازم تعمل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) كمان.
ممكن نستخدم Excel باعتباره CRM؟
أكيد، بس لازم تعرف إيه هو CRM ودوره قبل ما تستخدم Excel كـ CRM، ببساطة الـ CRM مش مختلفة عن الأجندة أو المخطط اللي كانت بتُستخدم في التمانينيات، بس بما انها فكرة قايمة على البرمجة، فالوظايف والاستخدام أكتر فاعلية، كمان الـ CRM بتحاول تكون متاحة من أي جهاز رقمي، ومتصلة بفريق العمل الخاص بيك، وبتعمل تقارير تحليلية دقيقة ومُفصّلة، وعروض تخصيص واسعة عشان تضمن تنفيذ احتياجات الشركة، كمان بتوفر الأمان للبيانات الحساسة الخاصة بيك وبتكون أوتوماتك للعمليات أسهل.
ممكن نستخدم برنامج إكسل كنظام إدارة علاقات العملاء، بس فيه مزايا وعيوب:
- إكسل هو أشهر برنامج جداول بيانات في العالم، وبيستخدمه كل مكتب محاسبة وشركة لتسجيل ومتابعة تفاصيل عملائهم.
- ممكن تحمّل وتستخدم قوالب ملهاش نهاية عشان تحسّن نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بيك.
- في الأصل هو أداة لجداول البيانات، بس هو أرخص بكتير بالمقارنة مع منافسيه زي برامج إدارة العلاقات المعقدة.
- التطبيقات والأدوات التانية لإدارة علاقات العملاء معقدة، واتصمم معظمها للمهنيين في الأعمال، إكسل اتصمم للكل عشان نتعلمه ونتستخدمه بسهولة، حتى لو كنت عاوز تستخدمه كنظام CRM.
- الخاصية الوحيدة والأكتر أهمية اللي بيفتقدها برنامج إكسل هي قدرته على التعاون بين فريق العمل، لازم تحفظ وترسل ملفات .xls أو .xlsx عشان تحقق التعاون بين فريق العمل.
مهم: إزاي تحول العملات في Excel؟
في النهاية
تقدر تستخدم برنامج إكسل عشان تدير عمليات البيع والتسويق بتاعتك، وكمان تقدر تستخدم إكسل علشان تتعامل مع علاقاتك مع العملاء، أو تحفظ بيانات العملاء في جداول إكسل زي قاعدة بيانات.
الجزء الكويس في استخدام إكسل في عمليات المحاسبة والمالية هو إنك بتقدر تعمل اللي انت عاوزه بناءً على متطلبات واحتياجات شركتك، وإكسل بيساعدك على طول الطريق.