إزاي تعمل هيكل تنظيمي لشركتك أو مشروعك؟ أسئلة لازم تسألها لنفسك قبل ما تبدأ

لما نسمع كلمة الهيكل التنظيمي “Organizational Structure”، بيجي في بالنا شكل خيالي بيبان فيه المديرين فوق والعمالة تحت، بس في الحقيقة الهيكل التنظيمي للمؤسسة ممكن يشمل حاجات كتير غير من بيدير مين، لازم نحدد كل العلاقات بين الأفراد في المؤسسة، عشان نوضح الكلام ده أكتر، فيه نماذج تنظيمية للمؤسسات هنوضحها ليكوا عشان تبان الصورة بشكل أحسن، وهنجاوب علي إزاي تعمل هيكل تنظيمي لشركتك.

إقرأ المزيد: إزاي تحسب قيمة شركتك بطريقة بسيطة؟

النماذج التنظيمية “Organizational Charts” للمؤسسات

النماذج التنظيمية بتُستخدم بشكل رئيسي في الشركات عشان توضح هيكليتها الداخلية، بس ممكن نستخدمها كمان في أي هيكلة تنظيمية لمشروع أو حتى محل صغير، النماذج دي بتيجي بأشكال وأنواع مختلفة عشان تلبي احتياجات مختلفة، فيه 7 أنواع من النماذج التنظيمية:

1. الهيكلية الهرمية.
2. الأفقية.
3. المصفوفة.
4. الوظيفية.
5. الفريقية.
6. الشبكية.
7. الهجينة.

تعالي نشوف دلوقتي أكتر الأسئلة الشائعة عن النماذج الهيكلية للمؤسسات.

إزاي تعمل هيكل تنظيمي لمشروعك؟

النماذج التنظيمية للمؤسسات بتقدر تتشكل بأشكال مختلفة حسب الغرض من استخدامها، لازم تتشكل بالشكل الصح اللي يتناسب مع مميزات الشركة، عشان النموذج التنظيمي ده بيأثر على الأداء العام للشركة، ولما تقرر تشكيل النموذج التنظيمي الخاص بشركتك أو مشروعك، لازم تفكر في احتياجات الشركة، الهيكل الداخلي للشركة لازم يبقى واضح، والمراكز لازم تتعرف بشكل واضح، بعد كده بيبقى أسهل إنك تختار نوع الهيكلة التنظيمية اللي هتستخدمها.

–> لازم تفكر في العناصر الرئيسية اللي ممكن تكون موجودة في النموذج الهيكلي، وده عشان تقدر تختار الشكل الصح اللي يناسب الشركة.

• سلسلة القيادة: هي التسلسل الرسمي للسلطة اللي بتحدد مين هو المسؤول عن مين، كل موظف بيعمل تقارير لمدير واحد بدل من كل المديرين، وبكده بتقلل البيروقراطية الإدارية.
• السيطرة على العمل: بيحدد عدد الموظفين اللي كل مدير مسؤول عنهم داخل الشركة، وده بيختلف لكل نوع من الأعمال، حجم العمالة أو طريقة تقسيم الشركة لأقسام ممكن تأثر على عدد العاملين التابعين لكل مدير.
• المركزية: هو نوع تصميم العمل اللي بيعتمد على أخد كل القرارات من ناحية مديرين الطبقات الأعلى، والموظفين يتبعوهم في نظام لا مركزي، ممكن لكل مستويات الإدارة المساهمة في تحقيق الأهداف والأهداف المستقبلية.
• تخصص العمل: بيدي الموظفين وصف واضح لشغلهم، وبكده بيتأكدوا إنهم عارفين مهامهم المحددة بناءً على خبرتهم ومهاراتهم.
• التقسيم الإداري: بيعتمد على طريقة تجميع وتقسيم وظايف ومكاتب وفرق الشركة داخل النموذج الهيكلي، مش لازم يكون على مستوى كل الإدارات، ممكن تنظيمة على أساس خطوط الإنتاج أو احتياجات العملاء.
• التشكيل الرسمي: الإجراءات وجوانب الثقافة والقواعد والإرشادات اللي بتتماشى معها الشركة.

ايه هو شكل المخطط التنظيمي؟

شكل المخطط التنظيمي النموذجي بيكون على شكل هرم، والهيكل الهرمي من فوق لتحت، القيادات التنفيذية الرئيسية بتكون في القمة، والإدارة الوسطى تحتها، والعاملين الأساسيين في القاعدة، بس ده مش الشكل الوحيد اللي ممكن تستخدمه في مخطط شركتك، اللي مهم هو اختيار الشكل المناسب اللي ينفذ احتياجات وتوقعات المنظمة، لما تقرر نوع المخطط التنظيمي اللي يناسب احتياجاتكم أكتر، هتقدر تبدأ تجهز الهيكل ده.

–> فيه بعض النصايح عشان تقدر تعمل مخطط التنظيم الخاص بشركتك بطريقة مناسبة:

• حاول تظبط المخطط على صفحة واحدة، متكبرش حجمه كتير، عشان يكون واضح لأي حد هيشوفوا، وحاول تجمع كل الناس اللي بنفس اللقب في صندوق واحد عشان توفر المساحة.
• عشان المخطط يبان كويس، لازم تعمل المربعات بحجم متساوي وتنظم المساحات بالتساوي.
• استخدم الشريط الجانبي عشان تعرض المساعدين، ده بيبرز دور المساعد، ويساعد الناس يعرفوا ايه اللي هيوصلهم للمدير، ولما تدّخل المعلومات في المربع، حط اسم الوظيفة الأول، بعد كدا اسم الشخص، عشان اللي بيحدد التنظيم الإداري هي المناصب.
• تقدر تعمل مخطط هيكلي لشركتك بسهولة باستخدام الأدوات المناسبة، وفيه برامج وقوالب كويسة تخليك تعمل المخطط تلقائي من خلال ادخال بيانات الموظفين بس.

ايه هو أحسن برنامج لـMicrosoft Office للهيكل التنظيمي؟

ممكن تعمل رسم بياني لتنظيم الشركة باستخدام برامج مشهورة زي Microsoft Office، برامج مايكروسوفت أوفيس هي الأكتر استخدام لعمل رسوم بيانية لتنظيم الشركة، وفيها إمكانية تعديل الرسوم دي في أي وقت، ولو كنت بتستخدم برامج مايكروسوفت أوفيس، ممكن تستخدم أدوات رسم بياني خاصة لإنشاء رسوم بيانية لتنظيم الشركة، واللي بتتميز باستخدامات مختلفة.

• برنامج “SmartArt Graphics” واللي بيُستخدم كأداة لرسم البيانات لبرامج PowerPoint، Word أو Excel، يعني ممكن تستخدمه في Microsoft Office اللي شغال بيه.
• برنامج “Microsoft Visio“، هو برنامج بيع في الأصل، بس فيه قوالب جاهزة للرسم البياني لتنظيم الشركة على الإنترنت، القوالب دي كويسة للناس اللي مش عندها وقت كفاية عشان تصمم الرسم البياني وتنسيقه.

PowerPoint

الـ PowerPoint بشكل عام هو برنامج لعمل العروض التقديمية، بس هو كمان بيقدملك حلول كتير لما تحتاج تعمل رسوم بيانية، البرنامج ده عملي أوي وبيتيحلك تصميم رسم بياني لتنظيم الشركة بسهولة، كل اللي عليك تعمله هو استخدام أداة SmartArt وتصمم رسم بياني لتنظيم الشركة بناءً على البيانات اللي عندك.

لو عايز تعمل رسم بياني لتنظيم الشركة في PowerPoint اتبع الخطوات دي:

1. دوس على التبويب “Insert”.
2. واختار “SmartArt”.
3. بعدين اختار “Hierarchy Group” و “Chart Template”.
4. وبعدين ضيف الأشكال أو النصوص اللي عايزها.
5. SmartArt بيديك تعديلات زي الألوان أو الخلفية من خلال التبويب “Design”، ولو عايز تغير الشكل بعد كده، ممكن تعدل عليه وتعيد ترتيب الشكل زي ما انت عاوز.

Word

الـ Word والـ PowerPoint بيشتغلوا بنفس الطريقة لما تستخدمهم عشان تعمل الرسوم البيانية، ورغم إن الرسم البياني لتنظيم الشركة ممكن ميكونش الحاجة الأولى اللي تخطر على بالك لما تفكر في البرامج دي، إلا إن الـ Word كمان بيُستخدم في إنشاء رسم البياني لتنظيم الشركة، SmartArt مرة تانية هو الأداة الرئيسية هنا، ممكن تتبع نفس التعليمات اللي بتتبعها في الـ PowerPoint.

لو عايز تعمل رسم بياني لتنظيم الشركة في الـ Word:

1. دوس على “SmartArt” في التبويب “Insert”.
2. اختار الـ hierarchy group والـ template اللي تحبهم.
3. ولو عايز تعدل الألوان أو الخطوط أو الأحجام، استخدم التبويبات “SmartArt Tools Design” و “Format”.
4. وممكن تعمل رسم بياني لتنظيم الشركة كامل في ملف Word واحد بكل سهولة.

Visio

هي أداة سحابية بصرية لعمل الرسوم البيانية، واللي بتسمحلك برسم رسوم بيانية كتير، منها رسوم بيانية لتنظيم الشركة، مناسبة للرسوم البيانية الصغيرة والكبيرة لحد 1000 شكل، مع وظيفة السحب والإسقاط، المستخدمين ممكن يعدلوا العناصر في الرسمة بسهولة ويعملوا تعديلات خاصة.

عشان تستخدم الـ “Visio“، لازم تختار الـ template اللي تناسب الرسم البياني اللي عايز تعمله، بعدين تضيف الأشكال والنصوص وتسحب كل العناصر في الرسمة بالطريقة اللي تناسبك، الـ “Visio“بيقدر يتصل بالبيانات الموجودة في ملفات الإكسل الموجودة بالفعل أو مع الدلائل النشطة.

Excel

كل برامج مايكروسوفت اوفيس تقريبا فيها نفس الحاجات والمميزات عشان تعمل خرائط تنظيمية، بس إكسل بيكون أسهل وعملي أكتر، عشان في إكسل بتقدر تستخدم أداة SmartArt زي اللي في باوربوينت وورد، بتقدر تستخدم الأداة دي أو تستخدم قوالب جاهزة عشان توفر عليك الوقت والمجهود.

القوالب الجاهزة بتبقى مفيدة للناس اللي عايزة تعمل خريطة تنظيمية بأسرع وقت ممكن، إكسل بيشتغل بسلاسة مع القوالب الجاهزة دي، وده بيساعدك توفر على نفسك الوقت والجهد، فبدل ما تحط الأشكال والمستطيلات من الصفر، بس بتحط بياناتك والخريطة بتتعمل في دقايق بسيطة.

Excel أحسن برامج أوفيس لأسباب كتير

• Excel برنامج أرخص من أي برنامج تاني عشان تعمل مخطط تنظيمي.
• بيقلل الوقت اللي بتستخدمه في الشغل على المخطط عشان بيحتاج مهارات بسيطة في استخدام الكومبيوتر.
• سريع وعملي، وبيعرفه ناس كتير، ده اللي بيخليه مقرب للمستخدمين.
• بيشتغل على كل من ماك وويندوز.
• بيسمح للمستخدم بتحديث بياناته في أي وقت وبيوفر تخصيص الحجم والألوان.

ختاما

الهيكل التنظيمي للشركة لازم يكون واضح، عشان الناس تفهم دورها ومسئولياتها في الشركة، وتعرف مكانها في الترتيب الهرمي وعلاقتها بالناس اللي بتشتغل معاها، ولما تكون الأعراف واضحة، بيساعدوا الشركة تنظم مهامها بشكل أفضل وتشتغل بكفاءة أكبر، وكمان بيعرف كل واحد في الشركة إنه يتواصل مع مين لما يحتاج.

مهم: 3 حاجات لازم تعملها من أول يوم شغلك على الإنترنت

باختصار، عشان تعمل هيكل تنظيمي لشركتك أو مشروعك، لازم تحدد الأهداف والمهام اللي هتشتغل بيها، وتحدد الوظايف والأقسام اللي هتحتاجها، وتحدد العلاقات بينهم، وتتأكد إن الهيكل ده بيلبي احتياجات عملك.